Tekst Eric Kokke
Beeld Shutterstock
Sinds 10 oktober 2010 heeft Bonaire de status van bijzondere gemeente van Nederland. Dat betekent dat het eiland een openbaar lichaam is dat direct onder de Nederlandse overheid valt. Wat betekent dat voor het informatiebeheer op Bonaire? We spraken met Geert Stroo, waarnemend hoofd afdelingshoofd Post en Archief bij het Openbaar Lichaam Bonaire, over de uitdagingen waar hij mee te maken heeft.
Ook op Bonaire is informatiebeheer volop in ontwikkeling. Geert Stroo: ‘Op dit moment is het nog Post & Archief, eigenlijk wel een beetje een ouderwetse term, maar het komt wel overeen met wat, tot heel kort geleden, nog het takenpakket was. Post was meer een veredelde secretarie, die we nu heel hard aan het doorontwikkelen zijn. We zijn nu plannen aan het maken om post en archief te splitsen, zodat Post als een Div of informatiebeheer kan doorgroeien. Archief gaat dan meer de erfgoedkant op. We zitten dus midden in die ontwikkeling.’
Join
Bij het Openbaar Lichaam Bonaire valt de afdeling Post & Archief onder de directie Bestuur & Ondersteuning (B&O). Daarnaast is er een werkgroep Digitalisering, waar medewerkers van Post en Archief deel van uitmaken. Deze werkgroep geeft mede vorm aan de digitalisering, die enkele jaren geleden is ingezet. Stroo: ‘De werkgroep Digitalisering heeft de implementatie van het zaaksysteem gedaan met nauwe betrokkenheid van Post. We hebben nu al een paar jaar de beschikking over Join. Daar zijn vooral de laatste 2 jaar goede stappen in gemaakt.’ Hij gaat verder: ‘Er staan nu heel veel zaken digitaal en er zijn veel e-formulieren in werking. Sinds ongeveer een jaar verloopt veel verplicht via Join, op een paar uitzonderingen na. Het zaaksysteem heeft geholpen om goede stappen te zetten richting digitalisering. Daar ligt nog wel een grote uitdaging met betrekking tot de inclusiviteit van de ambtenaren. Dus om ze allemaal te laten wennen aan het zaaksysteem en ze er mee te laten werken. Omdat er in korte tijd veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden, gaat dat weleens ten koste van iedereen op hetzelfde ritme mee te laten bewegen.’
Toekomstvisie
De afdeling Post & Archief bestaat nu nog uit 13 fte. Momenteel wordt er gekeken naar de komende 5 jaar en waar de organisatie dan wil staan. Daarbij hoort ook het vraagstuk over de profielen en benodigde competenties. Deze competenties moeten aansluiten bij de visie voor de komende jaren. Stroo: ‘De twee belangrijkste aspecten van onze visie, die we nu aan het uitwerken zijn, liggen op het gebied van verder doorvoeren van de digitaliseringsslag en het maken van een verdere professionaliseringsslag. We kijken nu met integreren met andere afdeling om kennis en bemensing te kunnen waarborgen. De afdeling ICT is bijvoorbeeld een optie. En het splitsen van Post en Archief vinden we belangrijk omdat daarmee het onderscheid digitaal en papier wat duidelijker wordt. Er komt nog behoorlijk veel analoge post binnen, maar dit is de laatste 3 jaar enorm afgenomen. Daarbij zitten we in de lastige situatie dat we ongeveer 23 gebouwen hebben op meer dan tien locaties waar post kan binnenkomen. Dat maakt het wel lastig om alles centraal te regelen. Ook een reden om de digitalisering snel door te zetten. We werken dus aan een centrale postregistratie, zodat alles op een plek zit. We moeten wel rekening houden met de wat lagere graad van toegang tot computers en internet dan in Nederland.’ ‘Onze prioriteit ligt op dit moment bij het goed opstellen van die toekomstvisie en het realiseren van de centrale postregistratie,’ vervolgt hij, ‘we zijn er al even mee bezig, maar het helpt ons enorm als we dit kunnen afronden.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 40: Alles is informatie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
