, 29 januari 2021

‘Impact van goed beheerde informatie is groot‘

image for ‘Impact van goed beheerde informatie is groot‘ image Nieuw in het vak

Het vakgebied informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. Waar de een al decennialang actief is, komt de ander net kijken. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen. Wat zijn hun ervaringen tot nu toe? In deze aflevering is het woord aan Rowan van Luit-Stam.

Hoe ben je in deze functie terechtgekomen?
‘Ik was al 3 jaar werkzaam als receptioniste bij de VRNHN en voerde zo nu en dan periodiek of op projectbasis diverse werkzaamheden uit voor andere afdelingen. Mijn interesse om door te groeien nam daardoor enorm toe. In 2019 kwam er een plek vrij op de afdeling DIV (sinds kort de afdeling Informatiebeheer). Ik heb deze kans met beide handen aangegrepen. Sinds begin 2020 bekleed ik de functie van recordmanager, waarvoor ik momenteel een hbo-opleiding volg. Ik zit hier echt op mijn plek! Maar op verjaardagen moet ik vaak uitleggen wat ik doe. Men ziet het vaak nog als oubollig of stoffige materie. Er zijn veel misvattingen over wat Informatiebeheer eigenlijk is, waarvoor het bedoeld is en wat het oplevert.’

Wat leer je op de werkvloer?
‘Ik ben iemand die altijd heeft gezegd: in de praktijk leer je het meest. Dat vind ik nog steeds. Ik heb de benodigde kennis en vaardigheden vooral opgedaan door aan te sluiten bij vergaderingen, door het zaaksysteem of DMS goed te doorgronden, veel in te lezen, heel veel vragen te stellen en cursussen of opleidingen te volgen. Gewoon beginnen, met een frisse blik fouten maken en die fouten niet alleen gebruiken om van te leren maar ook om bestaande werkwijzen te verbeteren. Op dit moment ben ik samen met mijn collega bezig onze teamschijf op te ruimen en te herindelen voor een soepele overgang naar SharePoint. Mijn focus ligt nu voornamelijk op mijn reguliere taken en het volgen van mijn opleiding. In 2021 ga ik me buigen over het vormgeven van de vervanging van papieren bescheiden en kijken naar andere informatie houdende (vak-) applicaties om de informatie daarin goed te kunnen ontsluiten.’

Waar verwonder je je over?
‘Voor deze functie heb ik er nooit bij stilgestaan hoe belangrijk de meest simpele processen zijn bij het verzamelen, bewaren en ontsluiten van informatie. Een klein stukje tekst in samenhang met andere informatie kan zo waardevol zijn. Ook het besef dat alles en iedereen door informatie met elkaar verbonden is en wij er allemaal afhankelijk van zijn, geeft aan hoe groot de impact van goed beheerde informatie is. Daar verwonder ik me vaak over. Dat maakt het opmerkelijk dat informatiebeheer als discipline nauwelijks op de kaart staat. Hier ligt wat mij betreft een schone taak weggelegd voor iedereen die dit vakgebied met nieuwe ogen betreedt. Zet informatiebeheer op de kaart, schrijf nieuwsberichtjes op intranet, laat zo veel mogelijk horen waar je mee bezig bent. Alleen als de medewerkers weten dat je bestaat en wat je doet, gaan ze je benaderen met allerlei informatievraagstukken. Dit is overigens iets waar ons team momenteel hard aan werkt.’

Heb je advies voor iemand die ook aan de slag wil?
‘Informatiebeheer is een vakgebied dat momenteel een grote transformatie doormaakt. Dit geeft gelegenheid voor verbetering en vernieuwing, maar kan ook veel externe weerstand opleveren. Mijn advies is: houd het gezamenlijk doel voor ogen, investeer in de relatie met andere afdelingen, blijf voortdurend op de hoogte van wat er binnen andere afdelingen speelt en probeer je – binnen de grenzen van het redelijke – dienstverlenend op te stellen. Zodra anderen doorhebben wat ze aan een team informatiebeheerders kunnen beide partijen en de organisatie als geheel de vruchten ervan plukken.’

Tekst Eric Kokke
Beeld Charlene van der Gracht