Op 4 april 2024 organiseerde het Nationaal Archief in samenwerking met Od een verdiepend debat over documentmanagementsystemen. Hoe ziet de toekomst eruit?
In veel organisaties staat het documentmanagementsysteem (DMS) centraal bij het beheren van digitale informatie. Het is bedoeld om informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden zoals dat door de Archiefwet en Wet open overheid wordt voorgeschreven. Helaas kunnen de huidige DMS’en vaak niet voor alle soorten informatie volledig aan wet- en regelgeving voldoen. Doordat medewerkers het DMS niet goed toepassen, bijvoorbeeld, omdat de systemen gebruiksonvriendelijk zijn. Of doordat lang niet alle te beheren informatie in een DMS terechtkomt of de systemen vaak belangrijke functionaliteiten missen, noodzakelijk voor goed beheer. Daarmee schieten de huidige DMS’en hun doel voorbij. Wat is de oplossing? Moet er een beter DMS komen of iets heel anders? Welke mogelijkheden zijn er nu al? Wat biedt de toekomst? En hoe maken we de omslag naar een betere oplossing? In het debat werd daar uitvoerig bij stilgestaan.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 36. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Beeld: Shutterstock
