Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is op zoek naar een
Functionaris Informatiehuishouding (IHH)
Functieomschrijving
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is op zoek naar een functionaris informatiehuishouding (IHH). Als functionaris IHH kom je te werken in een omgeving die aan het veranderen is. BZ bevindt zich namelijk midden in een transitie om de informatiehuishouding structureel te verbeteren. Dit gebeurt met een actieplan waarin vele activiteiten zijn opgenomen. Een onderdeel daarvan is het versterken van de ondersteuning van het primaire proces. Concreet gaat het om het begeleiden van management en medewerkers van beleidsdirecties in het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding. Hiervoor is deze nieuwe functie in het leven geroepen!
Jij adviseert, coacht, ondersteunt medewerkers in alle facetten van de informatiehuishouding en rappelleert waar nodig. Hiermee ondersteun je de primaire BZ-processen en de borging van democratische, juridische en historische waarden die overheidsinformatie heeft. De Functionaris Informatiehuishouding staat directies met raad en daad in dit speelveld bij, bijvoorbeeld in de inrichting van voorzieningen, dilemma’s tussen openbaarmaking en privacybescherming of informatiebeveiliging. Qua taken en/of werkzaamheden kan het hierbij gaan om:
- Het opstellen van een informatiemanagementplan voor directies waarin de bijzondere afspraken, risico’s en actiepunten ten aanzien van de informatiehuishouding zijn vastgelegd. Samen met directies zorgen voor het opstellen van informatiebeveiligingsdocumenten zoals de privacy-impactanalyses, quick scans en risicoanalyses voor I(CT)-systemen en bedrijfsprocessen. De Functionaris IHH borgt o.a. de vaststelling van dit plan door het managementteam en je creëert door je enthousiasme en de professionele ondersteuning die je levert draagvlak voor opvolging van het plan.
- Het adviseren van het management van beleidsdirecties over de duurzame inrichting van de informatiehuishouding en een optimale ondersteuning van de processen binnen de organisatie. Ondersteunt de implementatie van adviezen om te komen tot een betere informatiehuishouding. Hierbij kan hij/zij als projectleider fungeren.
- Het begeleiden van medewerkers bij de verwerking van overheidsinformatie in de BZ-systemen. Adviseert en coacht medewerkers over de borging van informatie, het actief openbaar maken van documenten en toepassing van privacy- of informatiebeveiligingseisen. Moedigt aan en ziet hierin toe dat medewerkers de juist werkwijze hanteren.
- Het realiseren van awareness bij medewerkers over het belang van de informatiehuishouding en verzorgt kennissessies over omgang met overheidsinformatie en het gebruik van overheidsinformatie.
De precieze werkzaamheden stemmen we vooraf goed af met de directies. Waar hebben zij daadwerkelijk behoefte aan? Wat moet worden aangepakt? Daar ga je als functionaris mee aan de slag.
Kortom, een mooie uitdagende functie die je tevens de uitgelezen kans biedt om BZ beter te leren kennen!
Functie-eisen
HBO-opleiding, bijvoorbeeld Bestuurskunde
Overige wensen:
- Adviesvaardigheden met gevoel voor organisatieontwikkelingen
- Kan projecten leiden en deze in samenwerking met de opdrachtgever succesvol afronden.
- Kan technologische en maatschappelijke ontwikkelingen met elkaar verbinden en vertalen naar de werkprocessen van directies
- Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen
- Heeft kennis van (actieve en passieve) openbaarmaking van overheidsinformatie, de AVG en het classificeren van overheidsinformatie, inclusief de processen rond informatiebeveiliging.
- Aantoonbare kennis van I(CT)-systemen die de informatiehuishouding ondersteunen, zoals o.a. Microsoft SharePoint of bereid is om zich hierin verder te verdiepen of te ontwikkelen.
Indien je niet voldoet aan alle eisen maar je wel interesse hebt in deze functie, laat dan in je brief zien waarom we je moeten uitnodigen voor een gesprek!
Bijzonderheden
- Wij vragen je te solliciteren via de sollicitatiepagina.
- De selectieprocedure omvat de briefselectie, (een) selectiegesprek(ken). Een selectieassessment kan een onderdeel van de selectieprocedure zijn. Na iedere fase bepalen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure.
- Deze vacature blijft open staan. Selectiegesprekken vinden plaats zodra er een geschikte kandidaat zich heeft aangemeld.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie, afdeling IDI/IM
Om de 5700 collega’s op het departement en de 150 posten goed en veilig hun werk te kunnen laten doen, is een heel apparaat ‘achter de schermen’ aan het werk: de BZ bedrijfsvoering! De collega’s vanuit bedrijfsvoering die er iedere dag alles aan doen om het primaire proces optimaal te laten functioneren. Niet voor de klant of gebruiker maar voor hun collega in het primaire proces waar ook ter wereld!
Een van de directies is IDI (Informatievoorziening en Digitale Innovatie). IDI bestaat uit meerdere teams die zich o.a. bezig houden met beleid, contracten maar ook functioneel beheer, informatiebeveiliging en informatiemanagement (IM). Jij komt te werken in het cluster IM. Een cluster dat uit ca. 25 mensen bestaat en zich bezig houdt met recordmanagement, RM-advies, i-coördinatie en abonnementen. De komende jaren wordt het cluster uitgebreid met functionarissen IHH (totaal 15 fte). Vanwege de span of control en attention zal een plaatsvervangend hoofd IM worden aangesteld. De clusters worden dan verdeeld over de beide leidinggevenden. Het hoofd IM wordt jouw direct leidinggevende.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
