Tekst: Gemeente Vlissingen
Beeld: Shutterstock
Als genomineerde voor de Od Kwaliteitsawards 2024 bevond de gemeente Vlissingen zich midden in een brede transitie van haar informatiehuishouding. Anderhalf jaar later is deze ontwikkeling verder verdiept en verbreed. Wat begon als het leggen van een technisch fundament, is uitgegroeid tot een meer samenhangende en toekomstbestendige informatieketen, waarin zaakgericht werken, transparantie en duurzame archivering centraal staan.
De focus is verschoven van het realiseren van afzonderlijke projecten naar het versterken van samenhang en borging binnen de gehele informatieketen.
Mijlpaal
Een belangrijke mijlpaal is de volledige uitfasering van het oude DMS Verseon. De organisatie werkt nu volledig vanuit één centraal zaaksysteem (Djuma), wat zorgt voor meer overzicht, minder risico’s en een duidelijke basis voor zaakgericht werken. Hierdoor is de versnippering van informatie sterk verminderd en wordt informatie vanuit één centraal fundament gecreëerd en beheerd. Daarnaast is de overgang naar Microsoft 365 verder geconsolideerd. Samenwerking en documentcreatie vinden steeds meer plaats in de cloud, terwijl Djuma fungeert als stabiele ruggengraat voor dossiervorming en archivering. Organisatorisch worden rollen en verantwoordelijkheden binnen de informatieketen steeds scherper belegd, wat de governance ten goede komt.
Concrete resultaten en verbeteringen
Een belangrijk resultaat is dat informatie nu structureel centraler en consistenter wordt vastgelegd. De geïntegreerde informatieketen is nog altijd in beweging, maar wel gericht op een helder eindpunt. Alle afdelingen zijn inmiddels over op Microsoft 365, waar de projecten eind januari worden afgerond. Begin februari wordt bovendien de koppeling tussen Djuma en Microsoft 365 geactiveerd, waardoor informatie beter vindbaar, beter beheersbaar en eenvoudiger toegankelijk wordt. Op het gebied van transparantie zijn concrete stappen gezet in de uitvoering van de Wet open overheid. Er is een vast publicatieproces ingericht waarbij documenten worden geanonimiseerd met DataMask en gepubliceerd via Djuma Open Info. Dit heeft geleid tot kortere doorlooptijden, meer uniformiteit en minder ad-hocwerk bij Woo-verzoeken en actieve openbaarmaking.
*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend
Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding.
Inschrijven of nomineren kan via: https://kwaliteitsaward.od-online.nl/
