Inspiratie en erkenning tijdens Od Kennissessie en Od Kwaliteitsawards 2023
De tweede editie van de Od Kennissessie was een groot succes! Inspirerende workshops, diepgaande discussies en natuurlijk de eerste uitreiking van de Od Kwaliteitsawards. De Od Kwaliteitsawards worden uitgereikt aan organisaties die hun dienstverlening aanzienlijk hebben verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening. Er is een prijs voor decentrale overheden en een voor centrale overheden. Het ministerie van Justitie en Veiligheid en de gemeente Tilburg mochten de prijzen in ontvangst nemen. De overige finalisten, de gemeente Den Haag en de Eerste Kamer, gingen met een mooie bos bloemen naar huis.
Op 2 mei vorig jaar ging de Wet open overheid (Woo) in. Deze wet moet gaan bijdragen aan meer transparantie en uiteindelijk beter functioneren van de overheid. Maar zonder een goede (digitale) informatiehuishouding is het uitvoeren van deze wet eigenlijk niet mogelijk. Dit biedt informatiebeheerders een mooie kans om informatiebeheer goed te positioneren binnen de organisatie.
Dagvoorzitters Eric Kokke en Jacqueline Rutjens openen de Od Kennissessie. Kokke is redactielid Od en marketingmanager bij GO opleidingen. Rutjens is programmadirecteur RDDI. Ze gaan in op de vraag: wat doe ik anders sinds de Woo? Rutjens heeft bijvoorbeeld haar inkomen openbaar gemaakt, vertelt ze aan de zaal. Ze grapt: ‘Mensen vragen weleens aan me: ben je niet bang dat je ontvoerd wordt, Jacqueline?’
Al snel geven Kokke en Rutjens het stokje over aan keynotesprekers Sofie Bustraan en Annemarie Drahmann. Bustraan is Informatiecommissaris CIO Office bij de gemeente Amsterdam. Drahmann is universitair hoofddocent staats- en bestuursrecht aan de Universiteit Leiden. Amsterdam was een van de eerste gemeenten met een informatiecommissaris en heeft bovendien met de website Open Amsterdam de Transparantieprijs gewonnen. Op deze website kunnen burgers zoeken naar alle documenten die de gemeente openbaar heeft gemaakt. Bustraan heeft het feestje moeten missen omdat ze op vakantie was.
‘Openbaarheid is geen gunst, maar een recht,’ zegt Drahmann. ‘Bovendien is het wel degelijk met privacy te combineren,’ aldus Bustraan. Ze geven beiden toe dat het lastig is om medewerkers intrinsiek voor openbaarheid te motiveren. Bustraan: ‘Het kan nog wel even duren voordat iedereen zover is.’
Belangrijk is om te concretiseren wat het nut van transparantie is, vult Drahmann aan. ‘Daarbij gaat het om het leren van elkaar en het reinigend vermogen.’ Hoe je als organisatie transparantie en openbaarheid het beste aan kunt pakken? ‘Gewoon aan de slag gaan’, zegt Bustraan. ‘Kijk waar er energie is en waar je aan kunt sluiten. Aansluiten om het verschil te maken.’ ‘In ieder geval niet het hoofd juridische zaken tot hoofd Woo benoemen,’ lacht Drahmann. ‘Het doel van de Woo is immers dejuridisering.’
Nadat Bustraan en Drahmann hebben afgesloten, begint de eerste workshopronde. In totaal zijn er in de loop van de dag drie rondes, met zes verschillende workshops.
De Woo doe je ZOO!
Annemieke Adema en Jack Karelse verzorgen een workshop met de titel De Woo doe je ZOO! Adema is archiefinspecteur bij het gemeentearchief Zaanstad en Karelse is adviseur informatiehuishouding gemeente Bergen op Zoom. Iedereen pakt de implementatie van de Wet open overheid anders aan. Dus ook de gemeenten Bergen op Zoom en Zaanstad. Maar er zijn ook overeenkomsten.
‘De Woo is een mooi goed, maar niet iedereen is even enthousiast,’ zegt Karelse. Toch wil Bergen op Zoom dat de medewerkers openbaarmaking als een gewoon onderdeel van hun werk gaan zien. De ambities zijn hooggespannen, maar in de praktijk loopt Karelse tegen hindernissen aan.
Dat blijkt ook het geval in de gemeente Zaanstad. ‘Het budget uit het gemeentefonds is gewoonweg niet voldoende om de Woo goed in te voeren,’ zegt Adema. Er zijn toezeggingen uit de gemeenteraad voor meer geld, maar of dat daadwerkelijk wordt vrijgemaakt is nog onduidelijk. Ook Adema loopt tegen hindernissen aan, onder andere als het gaat om de governance en het gedrag van collega’s. ‘Er is nog veel te doen,’ zegt zij. Duidelijk is in ieder geval: de Woo doe je helemaal niet zoo!
Overheidsinformatie en gedrag
Honzik Pavel is projectleider Gedrag in Overheidsinformatie (GO) bij RDDI. Tijdens de Od Kennissessie verzorgt hij de workshop Overheidsinformatie en gedrag. Pavel gaat in op de verschillende onderzoeken op het gebied van gedrag in combinatie met actieve openbaarmaking en informatiehuishouding. Hij vraagt de deelnemers waaraan ze denken bij gedrag en overheidsinformatie. De antwoorden zijn veelzeggend: motivatie, gedoe, geen tijd.
Ambtenaren moeten ander gedrag gaan vertonen als het om het opslaan van informatie gaat, aldus Pavel. Wat is de reden dat ze dat niet doen? De gedragsonderzoeken die Pavel bespreekt laten een top-3 zien van factoren die het gedrag van ambtenaren bepalen. ‘Die top-3 is: 1) gewoonte 2) sociale omgeving en 3) weerstand. Ook bij leidinggevenden spelen weerstand en sociale norm een rol, maar is gewoontegedrag veruit het belangrijkst.’
Het is dus zaak om interventies te bedenken die het gedrag van ambtenaren verandert. ‘Maar dat is een stuk lastiger dan het lijkt,’ zegt Pavel. In ieder geval moeten het interventies zijn die je gewoon tegenkomt terwijl je werkt.
Balanceren tussen openbaarheid en privacy
Balanceren tussen openbaarheid en privacy is het onderwerp van de workshop die
Mirjam Elferink en Martijn Kortier verzorgen. Beiden zijn advocaat intellectuele eigendom, ict-recht & Privacy bij hun eigen kantoor: Elferink & Kortier Advocaten. Overheidsinformatie openbaar maken is een cruciale taak, maar het moet zorgvuldig worden afgewogen tegen de privacyrechten van betrokken burgers, aldus Elferink en Kortier. ‘De maatstaf bij persoonsgegevens is: kun je iemands identiteit direct of indirect herleiden?’ Nog een belangrijke vraag: staat het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer openbaarmaking in de weg? ‘Het is een grijs gebied.’
Aan de hand van praktijkcases illustreren Elferink en Kortier hoe deze afwegingen in verschillende situaties moeten worden toegepast. Een ding is duidelijk: privacy is een kwestie waarmee veel van de deelnemers worstelen. Er worden veel vragen gesteld. Eigenlijk volstaat de duur van de workshop (een uur en een kwartier) niet om op alle vragen een antwoord te geven.
Duurzaam e-mails opslaan
Paul Faaij, senior adviseur bedrijfsvoering/digitale informatie bij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat geeft een workshop over e-mailarchivering. Hij bespreekt het project TODOE van het ministerie van EZK: Technische Oplossingen Duurzaam Opslaan E-mails. In een eerste gesprekje met de zaal benadrukt hij gelijk: we hebben het hier over een tijdelijke oplossing, we zijn niet aan het archiveren. Een belangrijk onderscheid: het uiteindelijke doel van het project is om medewerkers te ondersteunen met openbaarheidsverzoeken.
In 2021 moesten overheidsorganisaties een werkwijze hebben ingesteld om e-mails op te slaan. Die deadline is verschoven, maar er is in de tussentijd wel het nodige gebeurd. Faaij toont de handreiking van zijn ministerie, waarin staat dat medewerkers 10 weken hebben om te bepalen of een mail moet worden uitgezonderd van archivering; al het andere wordt automatisch opgeslagen. De systemen zijn min of meer gereed, over andere zaken, zoals wie de sleutelfunctionaris in organisaties is, bestaat nog discussie.
Uit de zaal komt een vraag over duurzaamheid. Alleen al rijksambtenaren sturen maar liefst 3 miljoen e-mails per dag. Dat heeft een enorme milieu-impact. ‘Momenteel lijkt het belang van informatie bewaren boven het duurzaamheidsbelang te staan,’ zegt Faaij. ‘Maar daar gaan we vast nog wel een discussie over hebben.’
Dat geldt ook voor een aantal dilemma’s die Faaij tenslotte benoemt. Is er wel sprake van minimale gegevensverwerking, zoals het streven is en de wet voorschrijft? ‘We doen al behoorlijk wat met elkaar; wat minimaal is, is voer voor discussie.’ Het moge duidelijk zijn: over e-mailarchivering is het laatste woord nog niet gesproken.
Hoe AI-tooling kan helpen bij een Woo-verzoek
Desmin Dekker houdt zich bij You Get/ilionix bezig met automatiseringsoplossingen, met als doel complexe processen iets eenvoudiger te maken. Hij geeft een workshop over hoe AI-tooling kan helpen bij de behandeling van een Woo-verzoek.
Zonder ondersteuning van tooling is het verwijderen van privacygevoelige gegevens en het lakken van informatie die niet openbaar mag worden een hele klus, stelt Dekker. AI-tools kunnen daar op verschillende manieren bij helpen, bijvoorbeeld door Woo-verzoeken automatisch in een hulptool te plaatsen, inzicht te geven in documenten in verschillende staten en dubbele documenten automatisch te verwijderen.
In een interactieve workshop behandelt Dekker een fictieve Woo-casus en laat hij zien hoe AI-tooling dat proces vereenvoudigt. We zien onder meer hoe AI een afbeelding met tekst omzet naar een leesbaar document, hoe je tags instelt om iets gemakkelijk terug te vinden en een dossier op te bouwen en iets te lakken wat niet automatisch is gegaan. Dat krijgt een andere kleur in het systeem, zodat je direct het onderscheid ziet.
Na de fictieve casus is het tijd voor een rondje vragen. Welk effect heeft de tooling voor overheidsorganisaties, heeft het hun processen efficiënter gemaakt? ‘Het helpt heel erg bij het structureren van het proces,’ antwoordt Dekker. En maakt het uit of je grote of kleine Woo-verzoeken door de tool haalt? ‘Dat kan allebei; het is zo ontwikkeld om grote hoeveelheden documenten te behandelen, heb je maar een zeer klein aantal documenten, dan loont de tooling misschien niet.’ De workshop heeft een goed inzicht gegeven in het vereenvoudigen van Woo-verzoeken met technologie, besluit een van de deelnemers.
Kan dit weg?
Jelle Clemens en Anne-Maartje Douqué geven een presentatie namens het ACOI, het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. Dat adviseert over openbaarheid en informatiebeheer, stipt verbeterpunten aan over het meerjarenplan van de informatiehuishouding en bemiddelt bij klachten van journalisten, bijvoorbeeld over de behandeling van een Woo-verzoek.
Met Mentimeter, een app waarop alle deelnemers aan de workshop antwoorden kunnen invullen die op het grote scherm onmiddellijk zichtbaar worden, komt eerst een kleine discussie op gang. Waar denken de deelnemers aan, wanneer je het hebt over de open overheid? Gedoe, transparantie, weerstand, het kweken van vertrouwen, zijn enkele termen die de deelnemers noemen.
Na een uitleg over het ACOI volgt een volgende stelling: chatconversaties van de overheid hebben waarde voor het hier en nu en voor de toekomst. De uitslag: 28 mensen voor, 0 tegen. Verrassend, in een ruimte vol informatieprofessionals? Een deelnemer merkt op: ‘Ik vind het eigenlijk gek dat we dit überhaupt bespreken; natuurlijk heeft dat waarde.’ Tegelijkertijd heeft ongeveer de helft van de organisaties van de aanwezigen nog nooit een informatieverzoek gehad om chatberichten openbaar te maken, zo blijkt.
Het eerste advies dat het ACOI uitbracht, ging over het beheren en bewaren van chatberichten bij de overheid. In het rapport Kan het weg? Nee concludeert het ACOI dat alle werkgerelateerde chatberichten van alleen de politieke en ambtelijke top onder beheer moeten worden gebracht. Individuele en handmatige selectie van chatberichten is niet houdbaar, aldus het adviescollege.
Deelnemers aan de workshop vragen zich af of de technologie hier al klaar voor is en of het beleid over e-mails niet gewoonweg uitgebreid had kunnen worden naar chatberichten, in plaats van een heel nieuw advies op te stellen. En stel, je hebt als Veiligheidsregio 9 burgemeesters onder je: hoe ga je dan goed al die berichten bewaren, terwijl je er (nog) helemaal geen toegang toe hebt?
Met een laatste stelling vragen Clemens en Douqué wat dit advies betekent voor de organisatie van de deelnemers. Sommigen noemen het een aanknopingspunt, munitie of agendering, anderen trekken aan een dood paard of weer een advies, dat misschien op de stapel belandt. Met een laatste punt van Clemens is de zaal het eens: we zijn benieuwd waar we over een paar jaar staan op dit gebied.
Paneldiscussie
Nadat de workshops zijn afgerond, volgt er een paneldiscussie. De deelnemers zijn Sarah Morassi, programmanager Openbaarmaking bij het programma Open overheid; Roland Versluis, secretaris bij Diwanet (archieven waterschappen); Jan van Ginkel, concerndirecteur provincie Zuid-Holland en vertegenwoordiger namens de IPO; Jeroen Jonkers, projectleider Grip op Informatie, VNG. Het integrale videoverslag staat in de week van 22 mei online.
Od Kwaliteitsawards
Daarna volgt de uitreiking van de Od Kwaliteitsawards. Deze prijzen worden voor het eerst uitgereikt aan organisaties die hun dienstverlening aanzienlijk hebben verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening. Er is een prijs voor decentrale overheden en een voor centrale overheden. Totaal hebben 13 overheidsorganisaties meegedongen naar deze aanmoedingingsprijs. Alle inzendingen werden eerst beoordeeld door het voorbereidend comité met daarin Annemieke Adema (archiefinspecteur bij gemeentearchief Zaanstad), Bart Hekkert (redactielid Od) en Eric Kokke (redactielid Od).
De jury bestaat uit voorzitter Jeroen Jonkers (hoofdredacteur Od), Tom Dalderup (KNVI), Jacqueline Rutjens (RDDI), Roland Bisscheroux (Waterlands Archief en lid van de adviescommissie Archieven) en Tom de Smet (Nationaal Archief).
Juryvoorzitter Jeroen Jonkers en regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond reiken de prijzen uit. Zij waren het er beiden over eens dat het geen gemakkelijke taak was vanwege het hoge niveau van de inzendingen. Gelet is op cruciale criteria zoals effectiviteit, innovatie, transparantie en samenwerking. Na een grondige analyse en uitvoerige discussies, zijn de gemeente Tilburg, de gemeente Den Haag, de Eerste Kamer der Staten-Generaal en het ministerie van Justitie en Veiligheid geëindigd als finalist.
In de categorie decentrale overheid gaat de eer naar de gemeente Tilburg. De inspanningen van de gemeente verdienen erkenning, aangezien ze hebben laten zien hoe ze medewerkers hebben betrokken en een breed draagvlak hebben gecreëerd voor de digitale transformatie. Door de verandering te benaderen als een gezamenlijke reis, inclusief het actief betrekken van medewerkers, hebben ze een succesvolle overgang naar MS365 gerealiseerd. Dit resultaat heeft een grote indruk op de jury gemaakt.
In de categorie centrale overheid gaat de prijs naar het ministerie van Justitie en Veiligheid. Hun project Samen digitaal liet een duidelijke visie zien, strategisch management en een resultaatgerichte aanpak. Hun inspanningen om een breed draagvlak te creëren en informatiehuishouding op de agenda van verschillende directies te zetten werd gewaardeerd.
Tot slot spreekt Zuurmond zijn waardering uit voor alle deelnemers van de Od Kwaliteitsawards. Hun inzendingen tonen een immense betrokkenheid en toewijding om de informatiehuishouding te verbeteren. Hij hoopt dat de opgedane kennis en ervaringen gedeeld kunnen worden om de gehele beroepsgroep en alle burgers te helpen bij het realiseren van een up-to-date informatiehuishouding.
Meer informatie over het juryberaad.