Beeld: Shutterstock
Tekst: Ilona van der Linden
Ilona van der Linden is senior adviseur informatiebeheer bij de gemeente Utrecht
In 2024 ging de selectielijst e-mailarchivering voor gemeenten in werking. Als onderdeel van de G4 had de gemeente Utrecht bij de VNG gelobbyd voor het in gebruik nemen van de Capstone-methodiek voor e-mails. Utrecht wilde graag per 1 januari 2024 voldoen aan de selectielijst en startte daarvoor een multidisciplinair project. Ik hield me bezig met beleid, processen, techniek en beheer. Hierover hebben mijn collega’s en ik al eerder op KIA informatie gedeeld, waarbij we vooral stilstonden bij beleidskeuzes en draagvlak voor de implementatie.
De gemeente Utrecht is een van de eerste in Nederland die e-mailarchivering werkend hadden via Microsoft Purview, maar inmiddels is het alweer twee jaar later. Hoewel draagvlak creëren erg belangrijk is voor deze ingrijpende verandering, krijg ik nog steeds de meeste vragen over de techniek. Graag neem ik jullie daarom mee in de geleerde technische lessen.
Gemaakte keuzes in Utrecht
Hoewel veel is na te lezen op KIA, schets ik kort de belangrijkste uitgangspunten voor de gemeente Utrecht. Wij wilden Capstone als een vangnet inzetten, naast reguliere archivering van e-mails bij het proces- of zaakdossier. De sleutelfuncties hebben we zo beperkt mogelijk ingestoken, en bijvoorbeeld bij projectleiders alleen de projecten die door de raad waren aangemerkt als een risicovol project meegenomen. We deden niets met terugwerkende kracht, omdat de selectielijst pas een grondslag bood vanaf 1 januari 2024 en dit ook een grotere impact voor de medewerker betekende. We kozen voor de oplossing van Microsoft Purview, omdat wij kosten en gebruiksvriendelijkheid belangrijk vonden. We hadden al een E5-licentie in huis en wilden voorkomen dat we e-mails gingen verplaatsen en kopiëren naar een andere oplossing. We kregen e-mailarchivering werkend via een query die de e-mails van de vorige maand labelt en adaptive scopes die sleutelfuncties en uitzonderingen identificeren. Dit betekende wel dat de door de VNG geadviseerde tien weken om e-mails uit te zonderen van bewaring voor medewerkers werd ingekort naar vier tot acht weken.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 50: Einde van het document. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
