Manon Hartman is informatiebeheerder bij de gemeente Heusden.
In 2029 verhuist de gemeente Heusden naar een nieuw gemeentehuis. Voor de informatiehuishouding is zo’n verhuizing een cadeautje: een kans om eens goed analoog op te ruimen. Geen A4’tje gaat mee de verhuiswagen in als we dat we ook digitaal hebben. Maar als ik een rondje loop door de gemeentelijke locaties, is er één ding dat mij angst inboezemt: de grote hoeveelheid aan grijze ladekasten die om de twee meter te vinden zijn. Hoe gaan we ons een beeld vormen van het waarderen en de selectie die moet worden uitgevoerd? Juist, door simpelweg overal laatjes open te trekken.
Wat we aantreffen roept direct vragen op. Gaat het om originele documenten of om kopieën? Bestaan deze documenten al digitaal? En is deze geprinte e-mail niet al ergens opgeslagen? Veel stukken hebben een onduidelijke status, terwijl ze wel beoordeeld moeten zijn voor de verhuisdatum.
Ongeveer tien jaar geleden is er al een grote opruimactie geweest binnen de gemeente. Collega’s konden hun oude archiefstukken inleveren bij DIV. Wij zouden het verder wel uitzoeken en correct archiveren. Die uitzoekklus is tot op de dag van vandaag niet volledig afgerond. Niet omdat het ons ontbreekt aan kennis of inzet, maar omdat de gekozen methode schuurt. De hoeveelheid informatie is te groot om alles centraal en stuk voor stuk te verwerken, zeker wanneer de inhoudelijke context ontbreekt.
In ons vak spreken we al jaren over informatiebeheer als een informatiehuishouding. Dat bracht mij bij de vraag: wat we kunnen leren van andere vakgebieden als het gaat om orde aanbrengen in huishoudens? Neem opruimcoaches. Zij helpen mensen door hen te leren zelf op te ruimen. Met kleine dagelijkse opruimmomenten, duidelijke categorieën als “bewaren” en “kan weg”. Door per categorie op te ruimen ontstaan overzicht en blijvend gedrag.
Die aanpak is naar mijn inzien verrassend goed toepasbaar op onze informatiehuishouding. Door collega’s zelf te laten opruimen ontstaat eigenaar – schap. Vakspecialisten weten welke informatie waarde heeft en welke niet meer. Dat betekent niet dat DIV uit beeld verdwijnt. Integendeel, onze rol verschuift naar coach en bewaker van het proces. Wij blijven verantwoor – delijk voor de afwegingen rondom bewaren, vernietigen en overbrengen naar het archief.
Over drie jaar staat de verhuiswagen voor de deur. Als we durven kiezen voor een nieuwe aanpak, waarin coaching en verantwoordelijkheid centraal staan, werken we toe naar een analoge informatiehuishouding die echt op orde is. Misschien is dat wel het waardevolste wat we meenemen naar het nieuwe gemeentehuis.
*Deze column verscheen in Od 53: Kwaliteit van informatie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
