De afgelopen jaren hebben het Regionaal Archief Rivierenland en de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard gewerkt aan een eerste digitale uitplaatsingsproject van twee documentmanagementsystemen, dat inmiddels succesvol is afgerond. Met dit project zijn ze genomineerd voor de Od Kwaliteitsawards 2023. Hoewel hun deelname helaas geen prijs heeft opgeleverd, hebben ze wel meerdere geïnteresseerde vakgenoten kunnen vertellen over hun project.
Iedere overheidsorganisatie krijgt vroeg of laat te maken met legacy: informatiesystemen die niet meer ondersteund worden door de leverancier maar die overheidsinformatie bevatten die (nog) niet vernietigd mag worden, of zelfs permanent bewaard dient te worden. De Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB) bevond zich eind 2019 in die positie voor haar gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. Er waren twee documentmanagementsystemen (DMS’en) die ze wilden uitfaseren. In onderling overleg met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is toen besloten de in die DMS’en aanwezige digitale informatieobjecten uit te plaatsen naar het eDepot van het RAR. Uitplaatsen betekent in dit geval dat alle informatieobjecten in het DMS gemigreerd zouden worden naar het eDepot, zowel de op termijn te vernietigen stukken als de op termijn over te dragen stukken. De ambtenaren van de gemeenten zouden de stukken dan via een beveiligde toegang vanuit het eDepot kunnen raadplegen.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Kwaliteitsawards. Lees hier verder
De inschrijving voor de Od Kwaliteitsawards 2024 is geopend! Verdient jouw organisatie de aanmoedigingsprijs? Schrijf je dan nu in via het aanmeldformulier.
