Om goed voorbereid te zijn op deze ontwikkelingen, wil het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) nu al ervaring opdoen met het vervroegd overbrengen van digitaal archiefmateriaal naar het Nationaal Archief. Twee jaar na de eerste digitale overdracht, zijn ze een tweede project gestart om te toetsen welke uitdagingen hier nu en in de toekomst bij komen kijken. Met het vervroegd overbrengen van het archief van de voormalige Adviescommissie Water (AcW), doen IenW en het Nationaal Archief samen ervaring op met webarchivering, Digikoppeling en hybride overbrenging.
Om goed voorbereid te zijn op deze ontwikkelingen, wil het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) nu al ervaring opdoen met het vervroegd overbrengen van digitaal archiefmateriaal naar het Nationaal Archief. Twee jaar na de eerste digitale overdracht, zijn ze een tweede project gestart om te toetsen welke uitdagingen hier nu en in de toekomst bij komen kijken. Met het vervroegd overbrengen van het archief van de voormalige Adviescommissie Water (AcW), doen IenW en het Nationaal Archief samen ervaring op met webarchivering, Digikoppeling en hybride overbrenging. Od spreekt de betrokkenen van IenW en het Nationaal Archief over dit bijzondere project.
Dit is niet de eerste samenwerking tussen IenW en het Nationaal Archief?
‘Ik ben destijds ook bij het project van de eerste digitale overdracht als projectleider betrokken geweest,’ geeft Hans Goutier (IenW) aan. ‘Dat was al een innovatief project. Het was pionieren. Een zoektocht die we gezamenlijk hebben ondernomen. We zijn gewoon aan de slag gegaan en hebben de problemen opgelost die we onderweg tegenkwamen.’ Michel Weber, programmamanager Open overheid en voorzitter van de stuurgroep Overbrenging Archief AcW benadrukt de vragen van destijds: ‘Je hebt meerdere partijen nodig om over te dragen. En hoe doe je dat met digitale bestanden? Hoe is er gemetadateerd? Hoe zit het met de koppeling tussen de systemen van het Nationaal Archief en het ministerie? Hoe ga je om met de mapping?’
‘Daarnaast moest er ook een exporttool worden gebouwd. Die was er helemaal niet,’ voegt Ruth van Belkum, adviseur Informatiehuishouding IenW, toe. Goutier: ‘Bij die aansluiting was het daarom heel belangrijk dat we de leverancier aan tafel hadden. Die zorgde voor de bouw van de exporttool die ons in staat stelde om de stukken uit HPRM [DMS/RMA, red.] te halen en conform de eisen over te brengen naar het e-Depot van het Nationaal Archief.’
Kirstie van de Rijdt, projectleider Digitale Archiefdiensten Nationaal Archief: ‘We werken vanaf het begin al erg goed samen. IenW is heel gemotiveerd om aan de slag te gaan met duurzaam digitaal informatiebeheer. Denken in kansen, durven doen én doorzetten is zeker op hen van toepassing. Deze proactieve houding maakt hen niet alleen tot een prettige samenwerkingspartner, maar zorgt er ook voor dat we stappen maken. Wat helpt is het feit dat we elkaar al kennen; veel projectleden hebben met elkaar samengewerkt tijdens de eerste aansluiting. Ook zijn de lijnen heel kort.
Direct vanaf de start werken we nauw samen in een multidisciplinair team waarin alle expertises vertegenwoordigd zijn. Om de twee weken hebben we gezamenlijk een projectoverleg waarin we bespreken wat we hebben bereikt en wat we de komende weken gaan doen. Tussendoor hebben de projectleden ook veel contact met elkaar zonder tussenkomst van de projectleiders.’
Het eerdere traject met het Nationaal Archief beviel dermate goed, dat IenW ervoor gekozen heeft om hieraan een vervolg te geven.
Goutier: ‘We hadden de behoefte om het vorige project een vervolg te geven. We hadden een aantal zaken bewust nog niet aangepakt, om het project niet onnodig groot te maken. Eén van de dingen die we toen niet hebben gedaan, was de digitale overbrenging via een netwerk. Dat hebben we voor de Deltacommissie (de eerste aansluiting, red.) met een beveiligde usb-stick gedaan. Voor de toekomst willen we met één druk op de knop het archief exporteren en transporteren. We hebben nu een archiefblok gekozen dat we hiervoor kunnen gebruiken. Het gaat om een hybride archief; bij de Deltacommissie was alles digitaal. Er zitten ook stukken bij die echt in ons DMS zijn gemaakt. We hielden er rekening mee dat er beperkingen op de openbaarheid zouden zijn, omdat destijds de kroonprins voorzitter was van de Adviescommissie.’ Die beperkingen bleken er niet te zijn. ‘Voor het Nationaal Archief is het ook een leerweg, zij konden veel leerpunten uit de vorige overbrenging meenemen naar andere projecten.’
In het nieuwe project loopt IenW tegen nieuwe issues aan: ‘We lopen nu aan tegen de structuur in HPRM,’ aldus Van Belkum. ‘Deze matcht niet met het e-Depot. Er mist een ordeningslaag, waardoor je een platte structuur krijgt. En dat wil het Nationaal Archief niet. Dus wij moeten iets repareren aan de structuur via de exporttooling. De bovenste structuur zal altijd mee moeten gaan.’
Waarin is voor IenW en het Nationaal Archief dit project vernieuwend ten opzichte van de eerdere aansluiting en andere projecten?
Van de Rijdt: ‘Allereerst gaat het hier om een archief dat vervroegd wordt overgebracht. Voor IenW is dit overigens de tweede keer. Verder hebben het Ministerie van Justitie en Veiligheid (IND), de Nederlandsche Bank en het Ministerie van Buitenlandse Zaken vervroegd digitaal overgebracht naar het Nationaal Archief. Hoe meer ervaring we met vervroegde overbrenging opdoen, hoe groter de leeropbrengst is. En hoe meer inzicht we krijgen in de zaken waar zorgdragers tegenaan lopen en waarin het Nationaal Archief kan ondersteunen.’
Van Belkum vult aan dat het nu een hybride archief betreft: ‘Daar was in die eerste digitale aansluiting nog geen sprake van. Daar ging het om digital born materiaal.’ Van de Rijdt: ‘Bij een hybride archief loop je tegen andere issues aan. Voor het Nationaal Archief is dit project een mooi moment om hiermee ervaring op te doen. Zo was er bij aanvang van het project de wens om één geïntegreerde inventaris te creëren. Bij de verwerking van het archief bleken de structuren van het papieren en digitale archief elkaar echter meer aan te vullen dan te overlappen. Om de twee inventarissen in elkaar te kunnen schuiven, zou veel gesleuteld moeten worden aan de ordening. Dit is in het kader van authenticiteit van het archief niet wenselijk. Om deze reden is besloten om de schema’s van de archieven niet in elkaar te schuiven, maar naast elkaar te tonen. Een laatste vernieuwend element is het archiveren van websites.’
Hoe is bijvoorbeeld het archiveren van de website gegaan?
Van Belkum: ‘De adviescommissie had een website en we hebben iemand van communicatie gevonden die het leuk vond om alle oude websites te bewaren. Deze website is binnengehaald met HTTrack. Maar dit is niet het formaat dat het Nationaal Archief als duurzaam formaat eist. Zij willen websites in WARC-formaat opslaan, dus dat hebben zij als geste eenmalig voor ons gedaan.’ Van de Rijdt vult aan: ‘De omgezette WARC-bestanden hebben wij weer aan hen teruggeleverd. IenW heeft de bestanden vervolgens in het DMS/RMA geplaatst en voorzien van metadata.’ Goutier: ‘Voor deze specifieke overbrenging is het de bedoeling om zowel het originele harvest-bestand over te brengen als het WARC-formaat.’
‘Voor actieve websites is het anders: in december 2018 is de Richtlijn archiveren overheidswebsites van het Nationaal Archief vastgesteld. Rijksoverheidswebsites die online zijn of dat nog worden, zullen op basis van deze nieuwe richtlijn gearchiveerd moeten worden,’ legt Van de Rijdt uit. Om hierbij te ondersteunen wordt een rijksbrede centrale voorziening voor websitearchivering ontwikkeld waar alle onderdelen van het Rijk straks verplicht gebruik van moeten maken.
|
Webarchivering bij de Rijksoverheid |
Een ander vernieuwend element is toegang tot overgebrachte archieven via een Zoek-en-Vind-functionaliteit.
We zijn bezig met een Zoek-en-Vind-oplossing, zodat je over meerdere bronnen kunt zoeken, aldus Weber. ‘We zouden dan graag het openbare e-Depot van het Nationaal Archief hierop aansluiten, zodat ambtenaren via één zoekopdracht in het e-Depot kunnen zoeken.’ Van de Rijdt vult aan: ‘Vervroegd overbrengen kan ingrijpen op de werkprocessen bij de archiefvormers. Omdat de digitale informatieobjecten mogelijk nodig blijven, is het wenselijk dat ze ook na overbrenging in het e-Depot, eenvoudig raadpleegbaar zijn voor ambtenaren. Toegang via een zoek-en-vind-functionaliteit waarmee vanuit de eigen werkomgeving in overgebrachte archieven gezocht kan worden, zou een uitkomst zijn.’
Inspelend op deze behoefte, die bij meer zorgdragers leeft, is het Nationaal Archief een onderzoek gestart naar de mogelijkheden. Maar dit kost tijd en zal niet meer in het huidige traject met IenW kunnen worden gerealiseerd.
Zijn er andere elementen die jullie wilden aanpakken, maar nu worden overgeslagen?
Weber: ‘Als je het nu hebt over onderwerpen waar we minder aandacht aan besteden: e-mailarchivering doen we nu even wat later. Met digitaal vernietigen gaan we aan de slag, maar daar hebben we nu minder tijd voor. De Digikoppeling (via het netwerk het archief overbrengen naar het Nationaal Archief, red.) gaat waarschijnlijk uit de scope van het project. Dat heeft te maken met capaciteitsproblemen bij de externe leverancier.
En daar zijn we afhankelijk van. Ik zou het zonde vinden om daarop deze overbrenging te laten stranden.’ ‘Elementen die we nu niet kunnen meenemen komen zeker aan bod in een volgend project,’ vult Van de Rijdt aan. ‘Los daarvan is het voor het Nationaal Archief ook interessant om meer proceservaring op te doen met vervolgaanleveringen nadat een aansluiting gerealiseerd is. Nieuwe aansluitingen kennen een uitgebreide procedure en worden uitgevoerd als project. Dit vanwege de intensieve voorbereidingen die nodig zijn om het digitale archief uit het bronsysteem aan te laten sluiten op de kwaliteitseisen voor digitaal duurzaam informatiebeheer. Voor de opname van supplementen, ter aanvulling op al overgebracht archief, is in beginsel geen projectmatige aanpak meer nodig. Deze kunnen via een verkorte procedure worden opgenomen in het e-Depot van het Nationaal Archief.’
Eind van 2019 is alles overgedragen wat betreft de Adviescommissie Water?
Goutier: ‘Als ik kijk waar we staan en wat er moet gebeuren, dan gaat het dit jaar lukken.’ ‘We gaan komende maanden proefexports doen,’ geeft Van Belkum aan. ‘In de zomermaanden zijn we hiermee gestart. Het fysieke deel is al bewerkt. De inventaris is gereed, dus we lopen goed op schema.’
Bart Hekkert
Redacteur bij Od
