Onze beroepsgroep voelt zich verantwoordelijk voor het informatiebeheer. Maar ik vraag mij af: wie wordt blij van ons werk? Journalisten vooralsnog niet. Natuurlijk wijzelf: beroepstrots, etcetera. Maar welke inwoner of ondernemer raken we? Welke bestuurder is blij? Welke collega-ambtenaar wordt er blij van. Ja, we hebben “klanten”, en die zijn blij. Onze inspectie is blij: met welke mus eigenlijk? Onze toegevoegde waarde lijkt verborgen in onze systemen. Bergen achterstand in overdracht en vernietiging. Digitale en fysieke chaos in de organisatie: die we niet opgelost krijgen, want collega’s en wij zelf laten ons potentieel veelal onbenut.
Zijn we verantwoordelijk: ja, zeker. Voor informatielogistiek, beheersregels en adequate uitvoering. Kunnen we die verantwoordelijkheid aan? Nee. We doen ons best en ons systeem past goed op de bestuurlijke stukken en besluiten van onze organisatie. In de uitvoering doen we de dingen niet altijd goed en niet altijd de goede dingen. In het informatiebeheer van de totstandkoming van onze besluiten schieten we ernstig te kort. Een zeer versnipperd landschap dat we maar niet opgelost krijgen.
Nemen we onze verantwoordelijkheid? Ja en nee. Vanuit onze kaders, ja. We zijn goed bezig. Zijn we effectief? Nee, ons onbenut potentieel is te groot. We zijn onderdeel van een groter ziek systeem en erger, we dragen bij aan systeemfouten met de door (of voor ons) gekozen richting, inrichting en verrichtingen. DMS, zaaksystemen, SharePoints, basiskernregistraties, taaksystemen: fysiek, digitaal… Het is veelal een chaos. Ontduiken we onze verantwoordelijkheid? Ik vind van wel. Mijn advies: een radicaal vernieuwd regisserend handelingsperspectief. We gaan bijdragen aan een responsieve overheid, die naast de burger staat en niet tegenover de burger. We gaan de informatiehuishouding inrichten als open bron, met de juiste randvoorwaarden. Kortom, we gaan de augiasstal van onze overheidsinformatievoorziening eens flink uitmesten.
*Deze prikkel verscheen oorspronkelijk in Od 32: Archiveren by design.
Beeld: Pexels
