Maurits van den Toorn is freelance journalist Beeld Nationaal Archief
Eind april heeft het DUTO-raamwerk het licht gezien. Het raamwerk, dat mede is ontwikkeld door het Nationaal Archief (NA), is een hulpmiddel om duurzame toegankelijkheid in informatiesystemen in te voeren. Vincent Post is senior adviseur kennisontwikkeling bij het NA. Hij legt uit: ‘Het geeft antwoord op vragen als: wat is duurzame toegankelijkheid? Waarom is dat belangrijk? En: wat kunnen we ermee bereiken? Ook geeft het invulling aan de rol die het archief speelt als expertisecentrum op het gebied van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. Wij leveren kennisproducten, normen en handreikingen voor overheidsinstanties, waaronder het raamwerk. Het helpt om je werk efficiënter te maken en tegelijk de informatie transparanter en toegankelijker te maken.’
Het DUTO-raamwerk legt uit waarom overheidsorganisaties moeten zorgen voor duurzame toegankelijkheid, maar de vraag is vervolgens: hoe moeten ze dat doen? Hoe vertaal je deze tamelijk abstracte aspecten in de alledaagse praktijk? Ook dat staat in het raamwerk. ‘Om te beginnen zijn overheidsorganisaties verschillend,’ zegt Vincent Post. ‘Een kleine gemeente heeft een andere informatiehuishouding dan bijvoorbeeld de Belastingdienst. We hebben de informatiehuishouding daarom in stukken verdeeld, zoals registreren, vernietigen, bewaren, migreren en ter beschikkingstellen. Elke organisatie kan haar eigen invulling aan die processen geven.’
Rolls-Royce of Fiat Panda
Ook zijn een aantal randvoorwaarden gedefinieerd. Post: ‘Welk beleid moet je voeren om bij te houden of alles aan je informatiehuishouding klopt? Denk aan het beleid om informatie op lange termijn toegankelijk te houden, of de keuze van de bestandsformaten daarvoor. En tot slot zijn opleiding en training belangrijk.’ Het DUTO-raamwerk is geen afvinklijstje, elke organisatie moet zelf aan de slag en bepalen wat passend en relevant is. Post: ‘Dat verschilt: soms heb je een Rolls-Royce nodig, soms is een Fiat Panda al voldoende. Voor de omgang met persoonsgegevens moet je hoog inzetten met een beter beveiligingsniveau dan voor informatie zonder dergelijke gevoelige gegevens. Wij geven de nodige handvatten, elke organisatie moet zelf bepalen hoe ze hiermee omgaat.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 37. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
