Bewaren van kaartmateriaal

‘Wie wat bewaart heeft wat’

‘Wie wat bewaart heeft wat’
Tijdens zijn archiefopleiding liep Gilbert de Bruin van de Dienst der Hydografie (DH) stage bij het Nationaal Archief (NA). Nu kent hij deze instelling omdat de DH haar kaarten en archieven eraan overdraagt. Bij het afnemen van dit interview (herfst 2017) hadden twee NA-medewerkers een aantal maanden eerder de over te dragen kaarten en archieven bij de DH geschouwd. Hoewel de overbrengingstermijn twintig jaar is, ging het bij deze schouw om kaarten vanaf de Tweede Wereldoorlog tot heden. “Dit archief lag nog bij de DH als naslagarchief”, aldus de Bruin. Dus ondanks de wettelijke overbrengingstermijn kan het voorkomen dat een archief langer dynamisch blijft, omdat de werkprocessen van de archiefvormer dat vereisen.

Alle kaarten van de DH zijn nautische producten, zoals de DH het noemt. Volgens de wet moet ieder nautisch product overgedragen worden. Aan het maken van een kaart, of dat nu digitaal is of op papier, gaan vele stadia van meten en loden vooraf. Die kaarten vormen bij de DH het groene archief, zoals ook het huidige ‘hydro-archief’ dat berust bij het NA. Defensie (de DH is onderdeel van de marine) heeft een generiek selectiedocument; stukken die niet geleid hebben tot een nautisch product hoeven niet in de archiefbewaarplaats gedeponeerd te worden. Tussentijdse wijzigingen, metingen en hulpproducten worden door de DH bewaard voor het eigen (dynamische) werkarchief. Alleen de eindproducten worden overgedragen aan het NA.

Bij het Kadaster worden alle digitale kaartproducten eveneens bewaard, dat wil zeggen niet alleen de eindproducten maar ook de tussenleveringen. Hoewel die krachtens de archiefwet niet hoeven te worden overgedragen, geven de tussenleveringen een goed beeld van de veranderingen in het verleden. De kaartproducten worden per jaar opgeslagen op harde schijven, die veilig in een kluis liggen opgeborgen, vertelt topograaf Bob Bakker. Te zijner tijd worden deze producten ter bewaring gegeven aan het Nationaal Archief. Het komt dikwijls voor dat een afnemer, bijvoorbeeld de Gasunie, kaarten niet meer heeft en bij het Kadaster komt aankloppen. “Wie wat bewaart die heeft wat”, aldus senior leveringsspecialist Frank Mulder.

Toen in 2009 de reorganisatie bij het Kadaster was afgerond, wilde men een centralisatie van de kadastervestigingen doorvoeren, maar uiteindelijk ging dat niet door omdat dit nadelig was voor de maatschappelijke verantwoordelijkheid van het Kadaster. Nu bestaan er zes vestigingen waarvan de afdeling GEO-informatie is gevestigd in Zwolle. Hier is geen archiefruimte met kasten aanwezig. De kaarten die worden opgeslagen zijn digitaal. Eventueel nog aanwezige papieren kaarten worden gedigitaliseerd, waarna deze alsnog worden overgedragen aan diverse archieven. Het grootste deel van de historische collectie is gescand en op een centrale server opgeslagen. Deze collectie wordt nog steeds uitgebreid met meer actuele historische kaarten. Er is veel vraag naar historisch kaartmateriaal dat zowel digitaal als analoog (geplot) kan worden geleverd. Sinds de introductie van de website www.topotijdreis.nl is die belangstelling alleen maar toegenomen. Topotijdreis.nl is in het leven geroepen vanwege het 200-jarig bestaan van Topografie van Nederland.

Historisch kaartmateriaal is dus nauwelijks aanwezig in Zwolle. Van het (papieren) historische kaartmateriaal ligt het leeuwendeel in de depots van het NA, een klein deel in Soesterberg (Defensie) en in het Tropenmuseum liggen de kaarten vervaardigd van het toenmalige Nederlands-Indië. Voor informatie kan het publiek terecht op de website van het Kadaster.

Tóch papier?
Op aanvraag via kadaster.nl kan een klant via de webwinkel een actuele papieren kaart aanschaffen. Tegen betaling wordt een kaart naar keuze met een plotter gedrukt, genummerd en gevouwen. Door het vouwmechanisme van de machine moest de bladindeling gewijzigd worden, waarbij een oude bladindeling en -nummering weer is toegepast. Iets waar archiefbewaarplaatsen later rekening mee moeten houden na in bewaring geven en toegankelijk maken. Het uitgangspunt van deze actuele kaarten is dat ze alleen als digitaal (historisch) materiaal beschikbaar blijven. Het distribueren naar andere archieven zal waarschijnlijk niet nodig zijn.

Bij de DH speelt ook een papierkwestie; nieuwe edities en Berichten aan Zeevarenden (BaZ) worden bewaard. De BaZ-legger is een kaart met een strook papier waarop de wijzigingen staan aangegeven. Dit is een belangrijke bron over hoe wijzigingen en dus de nieuwe editie tot stand is gekomen. De kaarten met strook hoeven krachtens de archiefwet niet te worden bewaard. Het is desondanks wel een belangrijke bron over het werkproces, om BaZ’s te kunnen reconstrueren. Daarom worden BaZ-leggers bij de DH bewaard als werkarchief.

Omdat op zee geen internetverbinding is, worden kaarten aan zeelieden geleverd op papier of op cd, zoals in het vorige artikel al werd uitgelegd. Bij de overdracht kunnen dus allerhande dragers voorkomen; digitaal, papier of kaarten op cd. Op elk moment kan op verzoek een actuele kaart worden geprint. Archief-technisch gezien is dat interessant, want die moeten volgens de archiefwet bewaard worden. Alle BaZ staan in een database die via een internetsite is te raadplegen. Een interessante kwestie: is elke informatieaanvraag van de BaZ-database een nautisch product? Een andere vraag is of de cd’s en elektronische producten door de archiefbeherende instellingen over vijftig jaar nog gelezen kunnen worden. Is daarvoor de juiste infrastructuur aanwezig? Kennen kaartbeheerders de software en hardware voor digitale kaartproducten? Kunnen de cd’s nog gelezen worden? Worden cd’s duurzaam bewaard? Zo ja, hoe? Of worden ze overgezet naar een andere drager? Zo ja, welke drager dan? Vele nog onbeantwoorde vragen.

Wettelijke datasets
Bij de RCE zijn digitale dragers voor kaarten het uitgangspunt. Ongeveer 26 datasets worden beheerd in het Nationaal Georegister. Een deel van die sets vallen onder de wettelijke bewaarverplichting. Een ander deel echter is erin gezet omdat de RCE een kennisinstituut is en dit de klant wil aanbieden, zoals de dataset ‘Nederland in 1575’ (naar het vermoedelijke sterfjaar van de kaartmaker Jacob van Deventer). Het publiek was blij met dit cadeau; in de eerste vijftien minuten na lancering zijn de kaarten 7000 keer bekeken.

De RCE, zo antwoorden Bart Broex, specialist Ruimtelijke Analyse en Kris Roderburg, coördinator Bibliotheek en Collecties, is beheerder van kaartproducten en is bezig met het vastleggen van data. Zo beheert RCE de datasets van bijvoorbeeld wat vroeger watwaswaar.nl was. Er was geen duidelijk wettelijk kader aanwezig over wie deze datasets zou moeten bewaren en beheren. RCE heeft zich ‘opgeworpen’ om deze datasets op te slaan, terwijl de RCE geen archiefbewaarplaats is. De datasets worden hier langer dan de overbrengingstermijn bewaard en toegankelijk gemaakt voor het publiek. De vraag is hoe archiefbeherende instellingen zich in de toekomst krachtens de archiefwet verhouden tot datasets van (cartografisch) materiaal.

Maar de RCE gaat verder; men wil niet alleen via het Nationaal Georegister, maar ook als linked open data met de burgers actief datasets delen, zodat deze verrijkt kunnen worden. Dit houdt een verschuiving in van een passieve naar een actieve openbaarheid, waarbij (kaart) bestanden gelijk gedeeld worden. Men zit, wat betreft linked open data nog in een pioniersfase, vanwege oude contracten met leveranciers.

Voor het publiek
De wet van basisregistraties zegt dat (geo-)informatie gratis beschikbaar moet zijn voor de burgers als zogenaamde open data. De financiering van deze basisregistraties wordt verstrekt door de overheid. De voorwaarden hierbij zijn dat er sprake moet zijn van een jaaractualiteit van alle digitale kaartproducten. Daarbij moeten er jaarlijks digitale geo-datasets van Nederland op de schalen 1:10.000 tot en met 1:1.000.000 worden gerealiseerd. Houdende aan de archiefwet is de beschikbaarheid van deze datasets vijf jaar; de data staan vanaf 2012 op de website www.pdok.nl. De tussenleveringen van actuele data vinden vijf maal per jaar plaats.

De historische collectie bij het Kadaster wordt onder andere beheerd door Sandra van der Gaag, leveringsspecialist Historische Collecties. Het betreft afdrukken van digitale kaartbestanden van de oude Topografische Dienst en historische luchtfoto’s. Sandra krijgt veel publieksvragen, bijvoorbeeld over de groei van een stad, maar ook in geval van juridische geschillen. Zo had een Nederlandse gemeente een sloot gedempt, waardoor een kelder onder water liep bij een aangrenzend woonhuis. De eigenaar benaderde het kadaster voor luchtfoto’s van de situatie voor en na het dempen van de sloot. Deze foto’s stelden de eigenaar in het gelijk en de specifieke gemeente moest overgaan tot herstelbetaling. Luchtfoto’s en kaarten worden soms ook gebruikt vanuit historisch oogpunt, bijvoorbeeld om groenvoorzieningen of tuinen in de originele staat te restaureren.

De DH stelt de oude kaarten op aanvraag digitaal beschikbaar. Bij de RCE staan de datasets in een duidelijk herkenbare huisstijl, zodat deze een eenduidige uitstraling krijgen. De klanten zien een samenhangend geheel, waaraan open data gekoppeld zijn, bijvoorbeeld brochures uit de tijd zelf. Uiteraard heeft de RCE ook te maken met de wet. Via het Nationaal Georegister levert de RCE datasets aan overheden en andere instellingen zoals archeologische projectbureaus.

Conclusie
We krijgen de indruk dat de drie instellingen zich perfect aan de archiefwet houden. Sterker nog, gestuurd door klantvragen en eigen werkprocessen wordt er meer bewaard dan de archiefwet voorschrijft. Door nieuwsgierigheid, klantgerichtheid en door een innovatieve houding loopt men soms op de wet vooruit. De realiteit is soms weerbarstig; knellende contracten met leveranciers houden het pionieren soms tegen. De omstandigheden op zee laten internetverbindingen niet altijd toe, waardoor andere dragers nodig zijn. Zijn de archieven in de nabije toekomst hier voldoende op ingesteld? Kunnen zij (zelf ontwikkelde) dragers beheren, opslaan en bewaren? Er wordt bij de geïnterviewde instellingen veel rekening gehouden met de klant, die actief benaderd wordt. Bij deze ‘actieve toegankelijkheid’ horen ‘cadeaus’ in de vorm van mooi gepresenteerde datasets, maar ook zegevierend recht voor de klant.

esther.smit@gmail.com, Esther Smit is beheerder Kaartcollecties bij het Historisch Centrum Overijssel.

Bart.Hekkert@nationaalarchief.nl, Bart Hekkert is redactielid van Od.