De bijdrage van de DIM-functie

De onzekerheid over de toekomst wordt gevoed door opvattingen die ervan uitgaan dat in het proces van digitalisering van bedrijfsprocessen DIV verder maar beter buiten beschouwing kan blijven. Want, zo gaat de gedachte, in de digitale situatie is het niet meer nodig dat DIV nog zit tussen de klant van een overheidsinstelling en een behandelend ambtenaar. Voor DIV resteert dan de taak van controle achteraf. Die gedachte is, naar mijn opvatting, een misvatting.

De onzekerheid over de toekomst wordt gevoed door opvattingen die ervan uitgaan dat in het proces van digitalisering van bedrijfsprocessen DIV verder maar beter buiten beschouwing kan blijven. Want, zo gaat de gedachte, in de digitale situatie is het niet meer nodig dat DIV nog zit tussen de klant van een overheidsinstelling en een behandelend ambtenaar. Voor DIV resteert dan de taak van controle achteraf. Die gedachte is, naar mijn opvatting, een misvatting.

DIM en digitaal (en zaakgericht) werken
Om misverstanden te voorkomen: de huidige DIV zal als functie, rol en afdeling op termijn gaan verdwijnen. Daar is geen twijfel over. Om toegevoegde waarde te blijven leveren, zal de DIV-functie zich moeten transformeren tot documentair informatiemanagement (DIM). Waar dat niet gebeurt, is het inderdaad met de oude DIV gedaan. Waar dat wel gebeurt, levert de DIM-functie een belangrijke bijdragen aan de inrichting en het beheer van digitale en (waar van toepassing) zaaksgewijsingerichte bedrijfsprocessen. De DIM-functie zorgt ervoor dat:

• de informatie die is opgeslagen in documenten toegankelijk en gemakkelijk terug te vinden is;
• overheidsinstellingen hun doen en laten blijvend kunnen verantwoorden;
• het cultureel erfgoed wordt veilig gesteld;
• de aan de digitalisering verbonden efficiencydoelstellingen worden behaald.

Overheidsinstellingen die de DIM-functie goed in het proces van (zaakgerichte) digitalisering hebben geïncorporeerd, presteren op bovengenoemde punten aantoonbaar beter dan organisaties die dit hebben nagelaten.

DIM in digitaliseringstrajecten
De transformatie van DIV naar DIM gaat niet zomaar. Daarbij gaat het om meer dan opleiden alleen. Dat is ook een kwestie van doen. Dat bereik je door in digitaliseringstrajecten:

1. De DIM te betrekken
   Dat lijkt vanzelfsprekend, maar is het vaak niet. Zeker niet waar een digitaliseringstraject wordt gezien als primair het uitrollen van een (zaak)systeem.
2. De gebruiker centraal te stellen
   Zonder gebruiker, geen DIM. De ervaring leert dat de gebruiker het beste wordt gediend als de DIM-functie zo dicht mogelijk op die gebruiker wordt georganiseerd. In dit verband is het vermeldenswaard dat het ministerie van VWS in haar projectplan ‘Digitalisering documenthuishouding VWS’ als belangrijkste verwerkt leerpunt vermeldt, dat in digitaliseringstrajecten “de techniek niet leidend mag zijn; het is allereerst een andere manier van werken, een organisatorisch verandertraject; de gebruiker staat voorop, de techniek ondersteunt.” In de interactie tussen gebruiker en DIM ligt de sleutel tot succes.
3. Ruimte te geven aan de ontwikkeling van de DIM-functie
   Om de gebruiker vanuit de DIM-functie effectief te kunnen ondersteunen is nodig:
   • kennis van het primair proces;
   • een ondersteunende en adviserende positie en rol richting de gebruikers voor wat betreft de functionele ontwikkeling en het gebruik van het bestaande DMS of zaaksysteem;
   • kennis van informatievoorziening en informatiemanagement in brede zin;
   • weten wat er op een afdeling speelt en persoonlijk contact met gebruikers.

De bemoeienis van DIM
Dit te bereiken kost tijd. De DIM-functie is wat betreft inhoud en positie nog vaak zoekende en dat is helemaal niet erg. De praktijk laat zien dat bij digitaliseringstrajecten in overheidsorganisaties de balans tussen wat gebruikers zelf doen en wat zij overlaten aan DIM verschillend ligt. Hoe dan ook, waar het op aan komt is dat de DIMfunctie in een voortdurende en professionele interactie met gebruikers bijdraagt aan:

• metadatering van digitale documenten;
• zaaksgewijze (waar dat van toepassing is) ordening van digitale dossiers;
• een goed gebruik van het DMS en/of zaaksysteem;
• het toegankelijk maken van digitale dossiers, zodat deze eenvoudig en snel teruggevonden kunnen worden;
• naleving van alle voorschriften en eisen met betrekking tot wetgeving, autorisatie en beveiliging;
• inrichting van een integrale informatiehuishouding bij dienstonderdelen, gericht op office-integratie, procesoptimalisatie en aansluiting primaire processystemen.

Van geval tot geval zal de bemoeienis van DIM met de vorming van dossiers verschillen. Waar het kan, zal zij dit kunnen overlaten aan de lijn. Waar dat niet kan, zal zij het zelf moeten doen. Dat zal zij steeds moeten beoordelen. Op voorhand te veronderstellen dat de lijn dit allemaal wel alleen kan of wil, is dwaas. Dat gaat niet werken. Dat aan de andere kant de DIM-functie zich op tal van fronten (inhoudelijk, vaardigheden, houding etc.) verder zal moeten ontwikkelen is evenzeer evident. Anders wordt zij overbodig. Aan het opleidingsfront wordt op deze verandering al volop ingespeeld.

In tijden van economische crisis is het grotendeels wegbezuinigen van de DIV/DIM-functie wellicht een aanlokkelijk perspectief. Voor de kwaliteit van de toekomstige digitale (documentaire) informatievoorziening is dit echter een schrikbeeld. Een slagvaardige DIM-functie is daarvoor een onmisbaar element. Waar dat over het hoofd wordt gezien, zal er uiteindelijk een hoge prijs voor moeten worden betaald.

ben.jonkeren@dino4.nl, Ben Jonkeren is partner van Dino4.