Doxis en Sdu hebben vijf uitverkochte workshops over de geactualiseerde selectielijst gegeven. Hierin is ingegaan op de totstandkoming, de toepassing en de belangrijkste wijzigingen. Tevens presenteerde men de eDocManager, de online opvolger van de Sdu-uitgaven op het gebied van informatiemanagement zoals BAC, Thesaurus en Handboek Archiefregelingen. Tijdens deze workshops zijn veel vragen gesteld over het gebruik van de selectielijst, waarop antwoorden waren beloofd. Hierna vindt u de antwoorden op de zeven belangrijkste vragen over de geactualiseerde selectielijst.
Doxis en Sdu hebben vijf uitverkochte workshops over de geactualiseerde selectielijst gegeven. Hierin is ingegaan op de totstandkoming, de toepassing en de belangrijkste wijzigingen. Tevens presenteerde men de eDocManager, de online opvolger van de Sdu-uitgaven op het gebied van informatiemanagement zoals BAC, Thesaurus en Handboek Archiefregelingen. Tijdens deze workshops zijn veel vragen gesteld over het gebruik van de selectielijst, waarop antwoorden waren beloofd. Hierna vindt u de antwoorden op de zeven belangrijkste vragen over de geactualiseerde selectielijst.
1 Zijn wij verplicht de geactualiseerde selectielijst te gebruiken?
De selectielijst kent vier bijlagen:
- Bijlage 1: lijst van gemeenten
- Bijlage 2: lijst van gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam
- Bijlage 3: lijst van gemeenschappelijke regelingen zonder openbaar lichaam
- Bijlage 4: lijst van gemeenschappelijke regelingen met onbekende rechtsvorm
De selectielijst is vastgesteld voor alle in bijlage 1 en 3 genoemde organisaties. Zij zijn verplicht om de selectielijst toe te passen. Voor de organisaties genoemd in bijlagen 2 en 4 is de selectielijst niet vastgesteld. De VNG en het Nationaal Archief stellen zich op het standpunt dat deze organisaties verplicht zijn om de selectielijst te gebruiken, op grond van artikel 40, lid 3 van de Archiefwet.1 Deze organisaties kunnen wel zelf zorgdrager zijn of worden en een eigen selectielijst (laten) opstellen. Dit lijkt overzichtelijk, maar levert in de praktijk de nodige vragen op:
- Mijn organisatie staat niet in de bijlagen. Is deze selectielijst op ons van toepassing?
- We werken samen met de provincie, politie en brandweer. Zijn de provinciale selectielijst en/of de selectielijst van de politie ook van toepassing?
- Wie is eigenlijk zorgdrager voor onze archiefbescheiden: de deelnemende organisaties of wijzelf?
Complexe materie die u met onderstaand stappenplan kunt aanpakken:
- Inventariseer of uw organisatie in een van de vier bijlagen genoemd wordt.
- Als uw organisatie in bijlage 2 of 4 of niet vermeld staat, bepaal dan uw juridische status. Ga na welke selectielijst(en) op uw organisatie van toepassing zijn en welke zaken met betrekking tot archiefbeheer geregeld zijn. Wanneer bijvoorbeeld twee soorten overheidsorganisaties deelnemen, bepaalt u welke selectielijst(en) van toepassing zijn en voor welke archiefbescheiden dit het geval is.
- In overleg met de deelnemende overheidsorganisaties stelt u vast wie zorgdrager is voor de gevormde en nog te vormen archiefbescheiden. Dit legt u vast in uw archiefverordening (of samenwerkingsovereenkomst).
Voor organisaties uit bijlage 2 of 4 kan het verstandig zijn om een eigen selectielijst op te stellen. Sommige organisaties vinden namelijk hun hele werkterrein terug in slechts enkele selectiecriteria. Een verfijning in de vorm van een eigen selectielijst helpt om uw informatiebeheer te stroomlijnen. Hiervoor dient wel een besluit genomen te worden door het bestuur van de organisatie.
2 Waarom is de geactualiseerde selectielijst documentgericht?
De Selectielijst 2005 waardeerde op documentniveau welke documenten te bewaren of (en wanneer) te vernietigen waren. Aangezien de nieuwe lijst een actualisatie is van de Selectielijst 2005, is het logische gevolg dat er nu een geactualiseerde stukkenlijst is met waardering op documentniveau. Gemeenten werken echter procesgericht en zaakgericht. Veel van die processen zijn ook nog eens ketenprocessen, waar meerdere (overheids)organisaties bij betrokken zijn (denk aan Wabo of Jeugdzorg). Dit maakt het toepassen en implementeren in digitale systemen van deze selectielijst lastig. Stukken die logisch gezien bij één zaak (of op papier: bij één dossier) horen, staan er verspreid en met verschillende termijnen in. Dit vergt aandacht bij het doorvoeren van de selectielijst in de informatiehuishouding. Helaas betekent dit niet alleen V5 in V7 veranderen!
Wij adviseren de volgende aanpak bij invoering van de gewijzigde bewaartermijnen:
- Inventariseer de gewijzigde bewaartermijnen die op uw organisatie van toepassing zijn.
- Bepaal in overleg met kenniswerkers en ICT de consequenties van invoering hiervan voor uw organisatie en de vervolgacties hierop.
- Pas de bewaartermijnen van bestaande dossiers en/of documenten aan vanaf januari 1996 (terugwerkende kracht!).
- Pas bewaartermijnen in digitale systemen aan en controleer de werking hiervan.
3 Wat moet ik met de BAG?
Veel vragen gingen over brondocumenten van de BAG, de Basisregistraties Adressen en Gebouwen. De BAG bestaat uit twee landelijke registraties, één voor adressen en één voor gebouwen. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van alle gegevens voor de registraties. Zij moeten van alle registraties de brondocumenten blijvend bewaren. Een brondocument is elk document waarin iets over de status van een gebouw of adres is vastgelegd: bijvoorbeeld bouw- en sloopvergunningen, straatnaamgeving en ligplaatsen woonschepen. Alle stukken die leiden tot een wijziging in de BAG zijn dus een brondocument.
Brondocumenten maken onderdeel uit van een (mogelijk te vernietigen) zaak en zijn daardoor op verschillende plaatsen in de selectielijst opgenomen. Tevens maken brondocumenten deel uit van verschillende processen. Brondocumenten moeten echter ook binnen de BAG op basis van hun status als brondocument bewaard worden én terugvindbaar zijn. De brondocumenten moeten dus niet alleen het kenmerk van een zaak krijgen, maar ook een uniek kenmerk krijgen voor registratie in de BAG. Een extra uitdaging hierbij is dat stukken uit het verleden ook brondocument kunnen zijn. In elk geval vanaf 1992 moeten brondocumenten bekend zijn, maar het is soms handig als ook oudere brondocumenten beschikbaar zijn, bijvoorbeeld bij monumenten.
Speciale aandacht verdienen ingetrokken vergunningen. Deze vergunningen waren al verleend, maar zijn later ingetrokken. Het betreft dus geen lopende aanvragen die afgewezen worden! Ingetrokken bouwvergunningen moeten vooralsnog blijvend bewaard worden. De VNG is momenteel wel met het ministerie van Infrastructuur en Milieu in gesprek of dit zo moet blijven.
4 Wat zijn de regels voor digitaal archiveren en hoe pak ik dit aan?
In de selectielijst is een aantal ‘informatiebronnen’ opgenomen die in digitale vorm bewaard moeten blijven. Het gaat onder andere om websites (V1 jaar na vervallen van het belang), bestemmingsplannen (B) en registers en registraties van de BAG (B).
Het volstaat niet (langer) om te printen en deze afdruk als origineel te beschouwen. Bijvoorbeeld, bij bestemmingsplannen bevat het digitale origineel informatie die niet in geprinte vorm meegenomen kan worden, waardoor de afdruk niet gelijkwaardig is aan het origineel. Daarnaast geldt voor alle informatie, ongeacht de vorm, dat deze duurzaam betrouwbaar en toegankelijk moet zijn en bedrijfsvoering, verantwoording en cultuurhistorisch belang dient. Kortom digitaal informatiebeheer is onderdeel van de implementatie van deze selectielijst. Een goed begin is na te gaan in hoeverre uw organisatie voldoet aan het referentiekader RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) van de provinciale archiefinspecteurs.
Aparte aandacht verdient het archiveren van websites. Websites worden alleen maar belangrijker. Soms zijn ze zelfs het belangrijkste communicatiemiddel van de overheid, dus dient de archivering hiervan goed te zijn. Wij adviseren u uw website in zijn geheel periodiek te laten archiveren.
5 Hoe ga ik om met de archivering van multimediale bestanden?
Veel gemeenten maken tegenwoordig audio- of videobestanden van raads- of commissievergaderingen. Volgens deze selectielijst is het mogelijk deze bestanden te bewaren als de originele notulen. Daarnaast moeten wel schriftelijke (digitaal of op papier) besluitenlijsten worden gemaakt en bewaard.
Vaak is het maken en beheren van dergelijke bestanden uitbesteed aan een commerciële partij. Over het beheer op langere termijn en de overdracht naar een archiefbewaarplaats zijn geen duidelijke afspraken gemaakt. Een eerste stap is afspraken over verantwoordelijkheden, digitale duurzaamheid en beheer van deze bestanden te maken.
6 Hoe ga ik om met uitbesteding van gemeentelijke taken?
Bijna elke gemeente besteedt tegenwoordig taken uit, samen met andere gemeenten of aan marktpartijen. Wie verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefbestanden is meestal niet goed afgestemd, met name bij uitbesteding aan commerciële partijen.
De Raad van Cultuur waarschuwde specifiek voor het vernietigen van begraaf- en crematieregisters. Vaak is het beheer van begraafplaatsen en crematoria door gemeenten aan bedrijven in beheer gegeven. Zij zijn zich niet bewust van de bewaarplicht van (digitale) registers en treffen hiervoor geen voorzieningen. Dit geldt ook voor bedrijven die andere taken voor een gemeente uitvoeren.
Voorafgaand aan uitbesteding of aanbesteding van taken moeten de deelnemende partijen daarom goede afspraken maken over het beheer van de archiefbescheiden.
7 Hoe maak ik plaatselijk beleid?
Afwijken van de bewaartermijnen in de selectielijst is op grond van de in de selectielijst genoemde uitzonderingscriteria mogelijk. In deze criteria gaat het om onder meer stukken over bijzondere gebeurtenissen en personen, unieke objecten en precedentvormende stukken. Daarnaast kunnen, vanwege het bedrijfsbelang, stukken langer bewaard worden dan in de selectielijst is vastgesteld. Hiervoor dienen duidelijke criteria te worden opgesteld en vastgesteld door de zorgdrager (het college van B&W).
Conclusie
De implementatie van de geactualiseerde selectielijst heeft gevolgen voor de totale inrichting van uw informatiehuishouding en kan daardoor behoorlijk ingrijpend zijn. Met een juiste voorbereiding in de vorm van een stappenplan is het echter goed te doen. Invoering kan daarnaast zorgen voor een beter informatiemanagement in uw organisatie.
annerije.van.der.vliet@doxis.nl, Annerije van der Vliet is informatieprofessional bij Doxis Informatiemanagers.
dick.de.vries@doxis.nl, Dick de Vries is informatieprofessional bij Doxis Informatiemanagers.
1 “Zolang bij een gemeenschappelijke regeling niet is voldaan aan de verplichting tot het treffen van een voorziening [Lees: selectielijst (red.)] als bedoeld in het eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing de bepalingen die terzake gelden voor de gemeente dan wel, indien een provincie aan de regeling deelneemt, voor de provincie, waar het ingestelde lichaam of orgaan verblijft.”
