De Nederlandsche Bank (DNB) is winnaar van de Od Kwaliteitsaward 2024 in de categorie Rijksoverheid. DNB laat bij uitstek zien hoe je innovatie op een andere manier aan kan vliegen en vanuit de architectuur het gesprek aan kan gaan, aldus de jury. In de categorie Decentraal sleept de Veiligheid- en gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM) de Od Kwaliteitsaward 2024 in de wacht. Wanneer je vooral bezig bent om crisissen op te lossen, is het des knapper dat je tijd en energie weet vrij te maken om informatie- en archiefbeheer bij de bron te organiseren.
Door de komst van de Wet open overheid (Woo) staan alle overheidsorganisaties voor de uitdaging om de eigen informatiehuishouding op orde te krijgen. De Woo stimuleert dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, te ontsluiten en te archiveren is. De Od Kwaliteitsawards worden uitgereikt aan organisaties die hun dienstverlening aanzienlijk hebben verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening. Er is een prijs voor decentrale overheden en een voor centrale overheden.
De jury bestaat uit voorzitter Jeroen Jonkers (VNG en hoofdredacteur van Od), Tom Dalderup (KNVI), Jacqueline Rutjens (ministerie van BZK), Roland Bisscheroux (Waterlands Archief) en Tom de Smet (Nationaal Archief). Zij beoordelen de vier genomineerden voor de Od Kwaliteitsawards die zijn overgebleven nadat een comité van aanbeveling, met daarin Od-redactieleden Bart Hekkert (Public Info Management) en Eric Kokke (KNVI) een selectie heeft gemaakt. De genomineerde organisatie zijn: De Nederlandsche Bank (Rijksoverheid), Rijkswaterstaat (Rijksoverheid), de Veiligheid- enGezondheidsregio Gelderland Midden (Decentraal) en de gemeente Haarlem/Zandvoort (Decentraal). Tijdens het juryoverleg presenteren de genomineerden zich en is de jury in de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen.
Gemeente Haarlem/Zandvoort
De eerste die zich presenteert is de gemeente Haarlem/Zandvoort. Jaarlijks publiceert gemeente Haarlem/Zandvoort zo’n 50.000 informatieobjecten in het kader van de Woo, en bij de PLUS-variant zullen dat er zo’n 500.000 zijn. Voordat je het weet staan de publicaties van de gemeente op een website waarop de burger door de bomen het bos niet meer ziet. Om dat te voorkomen kiest de gemeente voor een aanpak met de volgende uitgangspunten:
- Technologie zorgt ervoor dat het gevonden wordt.
Met behulp van complexe algoritmen die rekening houden met de context, locatie en zoekgeschiedenis van de gebruiker zorgt de gemeente ervoor dat zoekresultaten relevanter en specifieker zijn. Onder andere beoordeelt Haarlem/Zandvoort Azure AI Search, Google Cloud Search en Elasticsearch. In een vervolgstap zullen AI- en NLP- (Natural Language Processing) gestuurde systemen het mogelijk maken om de zoekvraag en de intentie daarvan beter te begrijpen en te interpreteren. - Duurzaam toegankelijk
Doorzoekbaarheid is in principe gegarandeerd voor de komende 15 jaar en is niet meer afhankelijk van een applicatie. - Alle informatie op één plek
Alle informatie wordt bewaard in het (eDepot) - Authenticiteit
Door al onze publicaties te waarmerken, weet de burger dat een document authentiek is uitgegeven door de gemeente en wanneer.
In eerste instantie verandert er voor de burger optisch niet heel veel. Met de (bekende) zoekbalk kan hij of zij zoekvragen opgeven. Deze functie is echter niet gelimiteerd tot het gebruik van specifieke trefwoorden: de burger kan ook een vraag stellen. In een volgende stap introduceert Haarlem/Zandvoort interactieve functies. Daarmee kan de zoekmachine vragen aan de gebruiker stellen. In het publicatiekanaal van de gemeente worden documenten uit verschillende bronnen samengebracht zodat de burger nu op één plek alles kan vinden. Door correcte metadatering wordt het beheer van de documenten in het publicatiekanaal automatisch uitgevoerd. Documenten worden automatisch uit het zoeksysteem verwijderd zodra hun geldigheid is verlopen.
VGGM
De tweede genomineerde is de Veiligheid- en gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM). Zorgen voor betrouwbare, duurzaam toegankelijke digitale informatie vraagt om een toekomstbestendige invulling, aldus VGGM. Randvoorwaarde is dat informatiebeheer bij de bron geborgd moet worden. Daartoe moeten functionele en non-functionele eisen worden gesteld aan de informatiesystemen op het gebied van informatiebeheer. Deze moeten passen bij de informatie, die in de desbetreffende bron geborgd gaat worden. Een logisch moment om deze eisen te stellen aan de informatiesystemen is bij de aanbesteding.
Dit is een mooi startpunt bij VGGM om samen met andere i-vakgebieden een integraal eisenpakket op te stellen voor de aanschaf van informatiesystemen. Met de i-architect als drijfkracht en beheerder van dit uiteindelijke giga-eisenportfolio is het VGGM gelukt voortaan eenvoudiger bij alle aanbestedingen betrokken te zijn. De juiste eisen stellen is stap 1. Er moet ook iets mee gedaan worden. Anders behaal je het gewenste resultaat niet. Om te zorgen dat de eisen en nieuwe informatiesystemen de informatie bij de bron kunnen borgen, heeft VGGM een methodiek ontwikkeld die het gesprek en de inrichting ondersteunt. De organisatie noemt dit het ADTI, Afsprakendocument duurzaam toegankelijk informatiebeheer. Daarmee gaat VGGM het gesprek aan en kunnen de betrokken collega’s inzien wat de reikwijdte is van informatiebeheer, wat dit inhoudt en betekent.
Daarbij hebben heeft VGGM een verantwoordingsinstrument ontwikkeld dat pragmatisch alle items over informatiebeheer bij de bron met de verantwoordelijke collega’s behandelt en inzicht geeft.
DNB
De derde genomineerde die zich aan de jury presenteerts is DNB. DNB vernieuwt de selectielijsten. Wat bijzonder is, is dat DNB zich hierbij baseert op de recent opgeleverde procesarchitectuur en dat ze tot resultaat komen in een fijne wisselwerking met business en stakeholders. Deze werkwijze biedt een significante kwaliteitsslag op de informatiehuishouding. Het traject om tot een selectielijst te komen is zo efficiënter ingericht en het leidt tot een gedragen, uitvoerbaar resultaat.
De aanpak is integraal. Vernieuwing Selectielijsten is geen eilandproject, maar sluit handig aan op een pasklaar ontwerp en een bredere, reeds ingezette organisatieontwikkeling. Procesverantwoordelijken en -experts zijn al geïdentificeerd. Bovendien hebben ze door hun deelname aan project procesarchitectuur al kennis van een belangrijk deel van de voor selectielijsten relevante materie. Relevante stakeholders zijn al betrokken en hoeven enkel nog meegenomen te worden in het informatiehuishoudingspecifieke aspect, wat selectielijsten toevoegt aan de procesarchitectuur. Denk naast business aan privacy, juristen, archiefspecialisten.
In de praktijk resulteert deze methode in organisatiebreed ‘draagvlak by design’. Er vindt een intensieve, gerichte dialoog plaats met vertegenwoordigers van de business, zowel op uitvoerend, als op managementniveau. Per proces wordt bovendien een uitgebreide check gedaan door bedrijfsjuristen, privacy-juristen en archiefexperts.
Samenvattend, de Selectielijst DNB op basis van de procesarchitectuur komt tot stand door een begrijpbare en herkenbare aanpak. Dit leidt tot een verhoogde uitvoerbaarheid en een breed gedragen resultaat.
Rijkswaterstaat
Als laatste is Rijkswaterstaat aan de beurt. Met de komst van nieuwe wetgeving kreeg Rijkswaterstaat behoefte aan één centraal publicatieplatform om informatie volledig, tijdig en transparant te kunnen delen. Deze uitdaging in informatiemanagement werd innovatief opgepakt door een scrum team, waarin naast ict’ers ook juristen, bedrijfsarchitecten, applicatiebeheerders, softwareontwikkelaars en adviseurs informatiemanagement vertegenwoordigd waren.
Met de komst van nieuwe wetgeving zoals de Wep (1 juli 2021), Woo (1 mei 2022) en Ow (1 jan. 2024) moest met urgentie naar een oplossing gezocht worden. Het scrum team onder leiding van een Scrum Master, Product Owner en een Projectleider ontwikkelde in hoog tempo een nieuw publicatieplatform waarop de Terinzageleggingen, Woo-besluiten en onderzoeksrapporten gepubliceerd konden worden. Te vinden via: https://open.rijkswaterstaat.nl.
Voor de vele vergunningen van Rijkswaterstaat werd een koppeling tussen een zaaksysteem en het platform gerealiseerd. Hierdoor is geautomatiseerde en handmatige publicatie op internet mogelijk. Samen met KOOP werd -in afwachting van PLOOI- een modus uitgewerkt waardoor de platforminformatie via harvesting terecht komt in de Woo-verwijsindex. (https://open.overheid.nl)
Op deze wijze wordt de overheidsinformatie van Rijkswaterstaat op een efficiënte wijze transparant en toegankelijk aangeboden. Het gebouwde publicatieplatform op internet is schaalbaar, waardoor ook andere organisaties van de gebruikte technologie gebruik kunnen maken.
Juryberaad
Nadat de genomineerde organisaties zich hebben gepresenteerd, is het tijd voor de jury om te besluiten wie de winnaars worden van de Od Kwaliteitsawards 2024. Eigenlijk zijn de juryleden daar vrij snel uit: de gelukkigen zijn DNB en VGGM. De Nederlandsche Bank laat zien hoe je op een andere manier innovatie kan aan vliegen, aldus de jury, en vanuit de architectuur het gesprek aan kan gaan. Architectuur wordt vaak onderbelicht. Een van de juryleden noemt de inspanningen van de DNB baanbrekend.
Wat bij VGGM opvalt, aldus de jury, is dat ze met weinig formatie belangrijke stappen weten te zetten. Dat verdient zeker een pluim. Bovendien vervult VGGM een voorbeeldfunctie: veel organisaties worstelen met dezelfde problemen. Bovendien kan het volgens de jury best lastig zijn om bij een veiligheidsregio het informatiebeheer op orde te krijgen. Men vindt informatie- en archiefbeheer aan de bron belangrijk maar het draagt niet bij aan ‘brandjes blussen’. Des te knapper is het wanneer je dan toch iets voor elkaar krijgt.
In zijn algemeenheid geldt: steeds meer oplossingen/initiatieven gaan uit van tech-optimisme. Die moet men zeker niet uitsluiten, maar vaak is de basis niet altijd op orde is (noch wordt eraan gewerkt), ontbreekt draagvlak en/of worden mensen niet meegenomen waardoor processen niet fundamenteel wijzigen. Vandaar de voorkeur van de jury voor DNB en VGGM: back to basics, werken aan draagvlak door samen processen (en waarden/doelen) om te denken. Gecombineerd met pragmatiek en nederigheid.
