23 januari 2020

DWR-Archief-departementen aangesloten op e-Depot

image for DWR-Archief-departementen aangesloten op e-Depot image

Sinds kort zijn alle ‘DWR-Archief-departementen’ aangesloten op het e-Depot van het Nationaal Archief. OCW, EZK, BZK en Financiën waren al aangesloten. Als laatste volgde eind 2019 het ministerie van SZW.

Sinds kort zijn alle ‘DWR-Archief-departementen’ aangesloten op het e-Depot van het Nationaal Archief. OCW, EZK, BZK en Financiën waren al aangesloten. Als laatste volgde eind 2019 het ministerie van SZW.

Het Nationaal Archief beschikt over het e-Depot als voorziening voor het overbrengen en uitplaatsen van digitaal archief. Bij overbrenging zijn dat afgehandelde en blijvend te bewaren documenten waarvan het zorgdragerschap formeel is overgedragen naar het Nationaal Archief. Bij uitplaatsing gaat het om afgesloten dossiers die nog onder de verantwoordelijkheid van de departementen vallen. Het zorgdragerschap van deze dossiers wordt (nog) niet overgedragen, alleen het beheer wordt uitbesteed. Op deze manier houden we de bestanden duurzaam toegankelijk.

Voor het uitplaatsen van digitaal archief is een aansluiting op het e-Depot nodig. Omdat de ministeries BZK, FIN en SZW hetzelfde DMS gebruiken (Digidoc2) was het een logische stap om de aansluiting in nauwe samenwerking op te pakken. Voor SZW leverde dit het voordeel op dat veel van de projectpartners (SZW, Doc-Direkt, KnowledgePlaza Professional Services, Nationaal Archief) elkaar bij aanvang van het project al kenden. Hierdoor verliep de samenwerking vlot en kon de aanwezige kennis optimaal benut worden. Door hergebruik van een aantal instrumenten uit de eerdere trajecten met BZK en FIN, zoals de mapping, exporttool en zoek-en-vind connector, kon bovendien een slimme efficiencyslag gemaakt worden. Hierdoor kon het team de aansluiting binnen zes maanden realiseren.

Wilt u meer weten over het overbrengen en/of uitplaatsen van digitale archieven? Ga naar de website van het Nationaal Archief of neem contact op via het contactformulier of 070 331 5460. Ook is er een kennisplatform e-Depot op kia.pleio.nl. Hier kunt u actief kennisdelen, vragen stellen en meedenken.