Beste Katja,
Beste Katja,
Sinds half jaren negentig werk ik binnen de overheid, waarbij de laatste tien jaar als interim-manager en adviseur op het terrein van digitaal werken binnen de overheid. Mij verbaast het dat we als overheid onvoldoende in control zijn en dat er ondanks vele rapporten maar een minimale beweging zichtbaar is. In 2005 bijvoorbeeld verscheen al het onderzoeksrapport ‘Een dementerende overheid’1, waarin werd gewaarschuwd voor het beheer van digitale overheidsinformatie bij de rijksoverheid. Door de subjectieve titel kreeg het rapport binnen de vakgroep van archivarissen en ‘div-medewerkers’ aandacht, maar het kwam niet veel verder.
Bij de decentrale overheden is het echter niet veel beter. Al hoewel binnen de meeste gemeentes formeel geregeld is dat minimaal tweejaarlijks een toezichtverslag opgesteld moet worden, gebeurt het niet standaard en als het gebeurt, wordt het veelal behandeld als een ‘hamerstuk’. Ik ben oprecht benieuwd hoe het komt dat dit zo gebeurt.
Los van het domein van het informatiebeheer, zou je toch ook verwachten dat er vanuit het openbaar bestuur meer aandacht voor zou zijn. Binnen een democratisch bestel wil je toch de mogelijkheid hebben om als overheid verantwoording te kunnen afleggen en de geïnteresseerde burger gelegenheid te geven om antwoord te laten vinden op zijn vragen? Je wilt toch leren van eerdere ervaringen en bestuurders adviseren met onderbouwde feiten? Je wilt toch dat je dienstverlening transparant is en het gelijkheidsbeginsel van toepassing is?
Herken je je in mijn beelden of ben je van mening dat ik het te negatief zie?
Jouw ministerie zet zich in voor het goed functioneren van het democratisch bestel en heeft een coördinerende rol om toe te zien op het kwalitatief functioneren van de overheid, waarbij jouw ministerie zich bezig houdt met het concretiseren van de visie op de rol van de overheid in de informatiesamenleving. Zie je ook dat je op dit terrein een rol te vervullen hebt?
Met vriendelijke groet,
Jeroen Jonkers
Beste Jeroen,
Ik denk dat je een te negatief beeld schetst. Er is sinds het rapport uit 2005 van de Erfgoedinspectie echt wel wat gebeurd bij het Rijk. In 2018 publiceerde de Erfgoedinspectie het rapport ‘Wel digitaal, nog niet duurzaam’. De titel zegt het al: de inspectie schetst een positiever beeld dan vier jaar geleden. Zo hebben alle departementen inmiddels digitaal informatiebeheer ingevoerd. Hiermee is aan de aanwas van het papieren archief bijna een einde gekomen. De inspectie constateert anderzijds ook serieuze tekortkomingen. Zo wordt veel digitale informatie opgeslagen buiten systemen, of in systemen die daar niet geschikt voor zijn. Daardoor ontstaat het risico dat informatie niet meer terug te vinden of te interpreteren is, waardoor het archief onvoldoende geschikt is om verantwoording af te leggen. De Erfgoedinspectie concludeert ook dat een samenhangende visie op het duurzaam toegankelijk beheer van de departementen ontbreekt. Deze is gewenst, gezien de digitale ontwikkelingen op diverse informatiegebieden zoals de Wet digitale Overheid, de mogelijke verruiming van de openbaarheidsregels en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
We hebben inmiddels een rijksbreed programma om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Er is ook een Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding; dat plan is in januari 2019 aan de Kamer aangeboden. En, wanneer je het hebt over transparantie: zoals in het regeerakkoord is afgesproken, heeft de afgelopen tijd overleg plaatsgevonden met de initiatiefnemers van het wetsvoorstel voor een Wet open overheid (Woo), met als doel te bezien hoe de verruiming van openheid gestalte kan krijgen zonder hoge kosten voor de organisatie en uitvoering.
De Kamer is over het resultaat daarvan onlangs geïnformeerd. De initiatiefnemers van de Woo hebben een aangepast wetsvoorstel aanhangig gemaakt. We voeren daarop nu een uitvoeringstoets uit.
Kortom, we zijn nog niet klaar met de informatiehuishouding. Maar er gebeurt wel veel.
Met vriendelijke groet,
Katja Verhulst
Hoi Katja,
Goed om te lezen dat er verschillende initiatieven zijn binnen de rijksoverheid. Vooral het ‘Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding’ geeft me persoonlijk wel hoop dat er op een wat structurelere manier verbeterslagen gemaakt gaan worden. In het plan wordt ook aangegeven dat periodiek een rapportage over de voortgang wordt aangeboden aan de Tweede Kamer. Op welke termijn kunnen de Tweede Kamerfracties de eerste rapportage verwachten?
Iets anders, Katja. Naast de rijksoverheid zijn er natuurlijk ook andere ‘overheidslagen’. Ik neem aan dat jullie vanuit de Directie Informatiesamenleving en overheid daar ook een verantwoordelijkheid voor hebben, of zie ik dat verkeerd? En zie je daar vergelijkbare ontwikkelingen als op ‘rijksniveau’?
Een onderwerp dat op alle niveaus speelt is de inspectie en het toezicht. Op het terrein van informatie- en archiefbeheer is het toezicht op verschillende manieren vormgegeven, waarbij het me persoonlijk verbaast dat het lijkt alsof ieder zijn eigen toetsingskader mag bepalen en er geen gezamenlijk kader is voor de uitvoering van de toetsingsrapportage.
Zoals je misschien weet is onlangs de notitie ‘Agenda toekomst van het (interbestuurlijk) toezicht’2 verschenen, waarin onder anderen de minister van BZK, de VNG en het IPO invulling geven aan de afspraken om meer en meer als één overheid op te treden. Dit zou wat mij betreft ook opgepakt kunnen worden op het terrein van informatie- en archiefbeheer.
De agenda beschrijft de verandering die van het interbestuurlijk toezicht gevraagd wordt. Uit de evaluaties blijkt dat toezicht nu sober en doelmatig is ingericht en zijn er een vijftal actielijnen aangegeven, te weten:
- Versterken van de verbinding tussen horizontale controle en verticaal toezicht; de horizontale controle staat voorop en heeft de eerste verantwoordelijkheid en kan versterkt worden door een betere afstemming over het verticale (interbestuurlijk) toezicht.
- Beter voeren van de dialoog; goed toezicht kan alleen in dialoog worden uitgevoerd. Het opstellen van een rapportage is één en het voeren van het gesprek achter de kengetallen en cijfers is twee.
- Beter leren van toezicht; in de praktijk loopt de toezichtontvanger sneller tegen nieuwe opgaven aan, die voor de toezichthouder nieuw zijn, waarvan deze kan leren en welke deze dan weer kan meenemen in het toezicht op anderen.
- Uniformeren van de uitvoering van het toezicht; een belangrijke wens van de toezichtontvanger is dat het toezicht op een uniforme wijze wordt toegepast. Daarom wordt aan een gezamenlijk toezichtkader gewerkt.
- Toezichthouder richt zich op gedeelde risico’s; meer en meer zie je dat er een behoefte is aan een meer eenduidige methode van risicoanalyse, die toezichtontvangers en -houders kunnen gebruiken om risico’s beter en makkelijker in beeld te brengen.
Hoe ervaar jij de wijze waarop binnen de verschillende overheidslagen invulling wordt gegeven aan de inspectie? En zie jij ook mogelijkheden dat de genoemde actielijnen hierop ingezet kunnen worden? Ik geloof dat het zou helpen om het onderwerp wat krachtiger op de bestuurlijke agenda te krijgen.
Met vriendelijke groet,
Jeroen Jonkers
Katja Verhulst
Directeur a.i. van de Directie Informatiesamenleving en overheid op het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Jeroen Jonkers
hoofdredacteur Od
Noten
1 https://www.erfgoedinspectie.nl/publicaties/rapport/2005/02/01/dementerende-overheid
2 www.rijksoverheid.nl/documenten/richtlijnen/2018/12/21/agendatoekomst-van-het-interbestuurlijk-toezicht
