Tekst Nationaal Archief
Beeld Shutterstock
Je hebt een slimme aanpak nodig om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk (DUTO) te maken. Je bereikt niets als je alles tegelijkertijd en in gelijke mate oppakt. Zoals het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) concludeert: ‘Alles is niets’.
Maar hoe maak je keuzes over wat je als eerste gaat doen om de informatiehuishouding te verbeteren? En informatie dus duurzaam toegankelijk te maken? Risicobeoordeling helpt hierbij. Het Nationaal Archief ontwikkelt hiervoor momenteel een handreiking. Deze biedt organisaties handvatten om een DUTO-risicobeoordeling uit te voeren. De handreiking gaat ook uit van ‘alles is niets’: informatiesystemen op orde brengen doe je niet door alles over één kam te scheren, maar door gerichte actie te ondernemen. Als overheidsorganisaties hun informatiehuishouding niet op orde hebben, brengt dat verstrekkende risico’s met zich mee. Daarom stellen de Wet open overheid (Woo) en de nieuwe Archiefwet duurzame toegankelijkheid ook als eis.
Als organisaties aan die eis niet voldoen, bestaat namelijk de kans dat:
- Dossiers niet goed bijgehouden worden. Hierdoor verslechtert de dienstverlening aan burgers.
- Woo-verzoeken niet binnen de termijn worden voldaan. Hierdoor wordt de bedrijfsvoering extra belast en vermindert de transparantie.
- Het lastiger is om aan de vereisten uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) te voldoen. Hierdoor kunnen datalekken ontstaan en kunnen organisaties boetes en imagoschade oplopen.
- Overheden nodeloos informatie opslaan die ze al hadden moeten vernietigen. Hierdoor ontstaan extra kosten en een hogere CO2-uitstoot.
- Medewerkers meer tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie die ze nodig hebben. Hierdoor kunnen ze minder efficiënt werken en raken ze gefrustreerd.
- De kwaliteit van overheidsinformatie terugloopt. Hierdoor kunnen overheden niet volop profiteren van innovatieve trends zoals kunstmatige intelligentie (AI) of datagedreven werken.
Deze opsomming – die niet eens uitputtend is – kan best wat vragen oproepen. Stelt mijn organisatie zich ook bloot aan deze risico’s? Hoe kom ik dat te weten? En wat kan ik eraan doen? De handreiking DUTO-risicobeoordeling is een hulpmiddel bij het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 44: De Woo, wat heb je daaraan? Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
