Het einde van informatiebeheer

Tekst Gert Zwagerman
Beeld Adobe Firefly

Vroeger (en nog steeds wel) gebruikten waarzeggers koffiedik om voorspellingen te doen. Dit wordt tasseografie genoemd. Uit de patronen in de koffiedrab onder in het kopje konden ze van alles afleiden over de toekomst van degene die de koffie had gedronken. In 1735 beschreef Justus van Effen al hoe waarzegsters – volgens hem ‘looze (= valse) feekzen’ – aan mensen die hoopten een geliefde te vinden, voorspiegelden dat ‘in de figuuren van het gezonke dik der Koffy’ de komst van een grote liefde al duidelijk te zien was¹. 

Ik heb het genoegen gehad enkele tientallen jaren in het informatie­beheer bij voornamelijk gemeenten werkzaam te zijn geweest en heb alle ontwikkelingen meegemaakt die plaatsvonden vanaf midden jaren zeventig van de vorige eeuw. In die tijd bestond de administratieve neerslag van gemeenten nog nagenoeg uitsluitend uit fysieke, papieren documenten, die beheerd en ontsloten werden met behulp van het bijna tot in perfectie doorontwikkelde dossier­stelsel in combinatie met het toepassen van de basisarchief­code.

Van kaartenbak tot zaaksysteem

Als informatiebeheerders hadden we destijds nauwelijks enig idee wat er aan technologische ontwikkelingen op ons pad zou komen in de decennia die zouden volgen. Ja, op beurzen vergaapten we ons aan de ‘optische schijf’ die als noviteit werd gepresenteerd als basis voor het papierloze archief van de toekomst. En toch kwam dat papierloze archief minder snel dan werd voorspeld. En ook toen al zat er iets onvoorspelbaars in de ontwikkelingen. Na de eerste generaties postregistratiesystemen of documentmanagementsystemen dienden workflowmanagementsystemen zich aan. En vele functionaliteiten daarvan vonden we later weer terug in de toenmalige documentinformatie- of contentinformatiesystemen. En daaruit ontstonden gaandeweg onder meer de zaaksystemen zoals we die nu nog kennen. Afijn, dit artikel is niet bedoeld om hier alle voor ons vakgebied relevante ontwikkelingen uit het verleden te beschrijven maar juist om een poging te doen vooruit te kijken. Maar voor ik mij aan een blik in de toekomst waag, wil ik nog wel even aanstippen dat er – zeker in de begintijd van onze documentsystemen – sprake was van het automatiseren van bestaande en vertrouwde werkprocessen. Kaartenbakken werden databases, registratiesystemen werden geautomatiseerd, trefwoorden en neveningangen werden metadata. En in zaaksystemen zullen de insiders onder ons het traditionele fysieke ordeningsstelsel van de zaaksgewijze ordening herkennen.

ChatGPT

Vele van deze en andere ontwikkelingen werden mede mogelijk door de zich razendsnel ontwikkelende informatietechnologie. We denken misschien wel dat begrippen als algoritmen en kunstmatige intelligentie nieuwe begrippen zijn, maar deze ontwikkelingen begonnen al in de negentiende en twintigste eeuw en kwamen mede door de miniaturisering van apparaten en schakelingen in een stroomversnelling.

*Dit artikel verscheen in Od 45: Informatiebeheer 2030. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.

1. Bron: Onzetaal.nl