Beeld Publiek Denken
Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO) en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) zijn de winnaars van de Od Kwaliteitsawards 2025. Zij werden door de jury – onder leiding van Hillie Beentjes (directeur Digitale Samenleving en plaatsvervangend directeur-generaal DOO bij BZK) – gekozen uit vier finalisten vanwege hun innovatieve, goed verankerde en overdraagbare aanpak van informatiebeheer.
Behalve Hillie Beentjes hadden dit jaar zitting in de jury: Jacqueline Rutjens (kwartiermaker en waarnemend directeur Open Overheid), Afelonne Doek (algemene rijksarchivaris en algemeen directeur van het Nationaal Archief), Roland Bisscheroux (directeur-archivaris bij het Waterlands Archief en lid van de adviescommissie Archieven) en Tom Dalderup (voorzitter van de IT-Infra community bij de KNVI).
Erfgoed Leiden en Omstreken: Green IT
Esther Monteiro Snepvangers, projectleider e-depot bij Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO) presenteerde het project ‘Green IT’. Met hulp van adviesbureau Copper8 werd een CO₂-nulmeting uitgevoerd voor hun digitale infrastructuur. Die meting leverde verrassende inzichten op: de grootste impact lag bij hardware – en dan met name monitoren – niet bij dataopslag zoals aanvankelijk gedacht.ELO vertaalde de inzichten naar concrete maatregelen: bewuster inkopen, bewustwordingscampagnes, duurzame IT-beleidskaders en een meetmodel waarmee voortgang zelfstandig gemonitord kan worden. Monteiro Snepvangers: ‘We willen niet dat dit in een la verdwijnt. Het moet echt in de lijnorganisatie landen.’
De jury was unaniem lovend. Afelonne Doek: ‘Ze maken de impact van digitale opslag tastbaar, tot in levensdagen. Dat is inspirerend – ook voor andere archiefinstellingen.’ Jacqueline Rutjens vulde aan: ‘Ze koppelen duurzaamheidsambitie aan hun kernopdracht: erfgoed bewaren. Dat is vernieuwend en maatschappelijk relevant.’
Roland Bisscheroux stelde een praktische vraag: ‘Heb je altijd een adviesbureau nodig voor zo’n meting, of kun je dit ook zelf oppakken?’ Monteiro Snepvangers gaf aan dat het model nu intern gebruikt kan worden. ‘De eerste keer is begeleiding wenselijk, daarna kun je het zelf blijven meten.’
Provincie Groningen: Protocol Procesaudits
De provincie Groningen heeft in 2024 een kwaliteitssysteem opgezet op basis van KIDO Light, met daarin een opvallend instrument: ‘Protocol Procesaudits’. Deze audits functioneren als een periodieke APK voor de informatiehuishouding. Via steekproeven binnen processen in het DMS brengen ze verbeterpunten aan het licht, die samen met teams worden opgepakt. De eerste resultaten zijn veelbelovend: in acht processen werd 51 procent van de dossiers met een voldoende beoordeeld, en bij het team Vergunning, Toezicht en Handhaving zijn inmiddels drie concrete verbeteracties doorgevoerd. De audits geven niet alleen inzicht in kwaliteit, maar bieden ook een ingang om met teams in gesprek te gaan over het belang van goed informatiebeheer.
Thom Schuring presenteerde namens de provincie Groningen de ‘Protocol Procesaudits’. Via steekproeven monitort de provincie of informatie binnen werkprocessen aan kwaliteitscriteria voldoet. De audits zijn pragmatisch opgezet: een Excel-dashboard, simpele controles en concrete gesprekken met teams.‘We controleren of dossiers logisch zijn opgebouwd, of de juiste metadata zijn gebruikt, en of de naamgeving duidelijk is. Niet om mensen af te straffen, maar om te verbeteren,’ aldus Schuring.De aanpak werpt zijn vruchten af: teamleiders voelen zich verantwoordelijker, archiefwerk achteraf wordt beperkt, en de kwaliteit van informatie neemt zichtbaar toe.Tom Dalderup waardeerde het directe karakter van het project: ‘Dit is een zachte interventie, maar wel met structureel effect. Je laat mensen nadenken over hun informatiegedrag, nog vóórdat iets naar het archief gaat.’Beentjes zag de bredere potentie: ‘Dit nodigt uit tot borging. Dit kun je in elke provincie uitrollen. Het is niet duur, niet ingewikkeld, maar wel effectief.’
JustID: systematisch uitfaseren van persoonsdossiers
JustID, de Justitiële Informatiedienst, presenteerde hun casus over het gecontroleerd verwijderen van persoonsdossiers binnen de justitiële keten. Waar bewaren vaak de focus heeft in informatiebeheer, koos JustID bewust voor de andere kant van het spectrum: het tijdig, zorgvuldig en juridisch verantwoord verwijderen van overbodige informatie.Gerben Kleine, projectleider Informatiehuishouding bij JustID, lichtte toe: ‘We willen laten zien dat het beheer van informatie niet eindigt bij bewaren. Juist het verantwoord durven verwijderen is een vorm van kwaliteit – én van zorgvuldigheid richting burgers.’
Het project bracht juridische kaders samen met procesverbetering, privacybescherming en verantwoordingsdocumentatie. Daarmee werd het dossierbeheer niet alleen efficiënter, maar ook veiliger en transparanter. Rutjens was onder de indruk van de ethiek achter het project: ’Dit raakt aan dat spanningsveld tussen bewaren en loslaten. Ze hebben het aangedurfd om te zeggen: wat je niet meer nodig hebt, moet je durven verwijderen. Dat vraagt lef.’
Doek wees op het voorbeeldkarakter: ‘Veel organisaties worstelen hiermee. JustID laat zien dat het kan – gecontroleerd, juridisch geborgd en overdraagbaar.’ Dalderup zag hierin een wezenlijke stap naar volwassen informatiebeheer: ‘Het laat zien dat we niet alleen aan het bewaren zijn. Kwaliteit zit ook in weten wanneer je afscheid moet nemen.’
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd: van instructie naar interventie
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) bracht een aanpak in die verder ging dan techniek alleen. De casus laat zien hoe IGJ een omslag maakte naar een veranderkundige benadering die gedragen wordt door de hele organisatie. Centraal in het verhaal stond de operationalisering van het jaarlijks aangeleverde volwassenheidsniveau. Wat betekent niveau 3 concreet voor afdelingen? Welke stappen zijn daarvoor nodig? IGJ ontwikkelde een aanpak waarin maatwerk per afdeling leidend is – gebaseerd op generieke instructies, maar afgestemd op concrete knelpunten. Met stevige betrokkenheid van afdelingshoofden werd die aanpak geborgd, vaak afgetrapt met afdelingsbrede kick-offs. Er zijn inmiddels twintig afdelingen betrokken, ondersteund door veertig zogenoemde ‘kenners’: collega’s die als vooruitgeschoven post de verbinding vormen tussen dagelijkse praktijk en informatiebeheer. Informatiehuishouding is daarmee niet langer een abstract thema, maar ingebed in het P-gesprek, de werkvloer én de managementtafel.
De IGJ maakt gebruik van cijfers – zoals het aantal documenten op netwerkschijven – om afdelingen inzicht te geven in hun gedrag. Niet als afrekenmechanisme, maar als gesprekstarter. Ook duurzaamheid werd ingezet als trigger: hoeveel bomen of vliegreizen kost een terabyte? Door die concrete vertaalslag wordt informatiebeheer iets van iedereen.
OD KWaliteitsawards
De Od Kwaliteitsawards en Od Kennissessie 2025 zijn mede mogelijk gemaakt door GO opleidingen, KNVI, Programma Open Overheid, Publiek Denken en RDDI en wordt gesponsord door BECIS | DIOR, Karmac, MainFields en VHIC. Uitgever Asha Narain: ‘Dit jaar ontvingen we maar liefst zestien serieuze aanmeldingen. Dat zegt iets over de groeiende aandacht voor informatiekwaliteit als fundament van publieke dienstverlening.’ Volgens juryvoorzitter Beentjes laten de finalisten zien dat het niet gaat om incidentele successen: ‘Dit zijn geen losse pareltjes, dit zijn bouwstenen voor structurele verbetering.’
