Op expeditie
Op expeditie
Steeds verdergaande ontwikkelingen in de digitalisering kondigden al langere tijd drastische en ingrijpende veranderingen aan voor het DIV-werkveld, met consequenties voor zowel de taken als de hiervoor benodigde competenties. Gecombineerd met ontwikkelingen binnen de gemeente Groningen – zoals zaakgericht werken, de doorontwikkeling van het Klant Contact Centrum, de outsourcing van de generieke informatie- en communicatietechnologie (werkplekbeheer, netwerk- en telefonievoorzieningen, technisch applicatiebeheer) en de hieraan gerelateerde taakstellingen – creëerde dat een momentum voor een heroriëntatie en herpositionering van de DIV-functie in Groningen.
Dit kreeg vorm in het transitieplan ‘Van DIV naar informatiemanagement 3.0’. Samen met Tjerk van Dijk van Prover werd een meerjarenperspectief neergelegd over een duurzame inrichting en uitvoering van het informatiebeheer. Al snel bleek dat de uitvoering van deze transitie complex en omvangrijk is, met veel afhankelijkheden en onzekerheden. Mede daarom werd voor de uitvoering de programmaorganisatie Transitie DIV (PTD) ingesteld en werd Jan Roelof van der Woude van WoudeConsultim als programmamanager aangesteld. Het PTD kreeg als opdracht om te onderzoeken hoe de DIV op orde te brengen en de interne werkprocessen te digitaliseren.
Het PTD ging uit van fasering, waarin de eerste fase zich richtte op het inzichtelijk maken van de noodzakelijk uit te voeren activiteiten en de kosten en baten hiervan. Aan de hand van de besluitvorming kan invulling worden gegeven aan de fase van realisatie. In december 2018 is fase 1 afgerond en zijn de gevraagde resultaten opgeleverd. Die licht ik op hoofdlijnen toe, maar eerst sta ik stil bij het zaakgericht werken.
Zaakgericht werken
Zaakgericht werken viel niet onder de scope van het PTD, maar is wel van grote invloed op het DIV-werkveld. De gemeente Groningen investeert in het verbeteren van haar dienstverlening, onder meer door de werkprocessen die onderdeel zijn van de publieke en de bestuurlijke dienstverlening zaakgericht in te richten en te behandelen. Hierbij is bewust de keuze gemaakt om de uitvoerende DIV-taken, zoals de postintake en -verwerking en de dossiervorming in de lijn te beleggen.
DIV participeert in multidisciplinaire samengestelde projectteams, met daarin vertegenwoordigers van het primaire proces, een informatieadviseur, een DIV-adviseur, een procesanalist en een projectleider. Gezamenlijk vertalen zij het werkproces naar een zaaktype en maken ze afspraken over het vernietigen, overbrengen of (op termijn) uitplaatsen van de zaakdossiers en het controllen van de uitvoering.
De gevolgen hiervan hebben we beschreven in het eerder genoemde transitieplan. De taken en rollen verschuiven en andere competenties zijn nodig. Een consequentie is ook dat er een groot formatieverlies bij DIV optreedt.
Digitalisering
De gemeente heeft aangegeven dat ze vol inzet op digitalisering. Het PTD heeft onderzocht welke interne processen – naast de werkprocessen die al zaakgericht worden ingericht en uitgevoerd – gedigitaliseerd kunnen worden, wat voor systemen daarvoor nodig zijn en wat de kosten en baten zijn. Uit het onderzoek bleek dat er een grote behoefte is om de beleids-, programma-, advies- en projectprocessen te digitaliseren. Met daarbij de ondersteuning van een digitaal samenwerkingsplatform in combinatie met documentmanagement-functionaliteiten. Voor zowel de proceseigenaren als voor het informatiebeheer levert dit efficiency-voordelen op en zodoende kunnen op termijn kosten worden bespaard.
Daarnaast is er behoefte aan federatieve zoekfunctionaliteit om informatie uit diverse interne en externe bronnen te vinden, waaronder het beschikbaar stellen van informatie vanuit het e-depot aan medewerkers vanuit het primaire proces.
Een aantal proceseigenaren heeft de wens om bestaande papieren archiefdelen te digitaliseren. De grootste vraag komt van het programma Omgevingswet, ter ondersteuning van het digitale stelsel Omgevingswet. In totaal betreft het dertig archiefdelen, in volume ongeveer duizend strekkende meter. De uitvoering hiervan zal worden uitbesteed.
Beleidskaders
Om het informatiebeheer beter te kunnen inbedden in de gemeentelijke informatiehuishouding, is een aantal beleidskaders opgesteld. Deze geven richting aan het informatiebeheer zowel bij zaakgericht werken als bij het digitaliseren van de interne werkprocessen.
In de Informatiearchitectuur en -structuur zijn principes en uitgangpunten voor het informatiebeheer beschreven. Bijvoorbeeld dat digitale en analoge informatie wordt geclassificeerd op basis van de indeling van werkprocessen conform de GEMMA-procesarchitectuur. Dit zorgt voor structuur en overzicht en daarmee voor hanteerbaarheid van grote hoeveelheden informatie. Classificatie helpt ook om informatie te vinden en te interpreteren door de samenhang tussen proces, informatie en systemen. Een belangrijke richtlijn is ook dat er met behulp van risicoclassificatie bepaald wordt met welk systeem het informatiebeheer van een werkproces wordt ondersteund.
Om onder meer de toegankelijkheid, betrouwbaarheid, uitwisselbaarheid en beheersbaarheid van de digitale archieven zo veel mogelijk te borgen is een generiek metadatamodel opgesteld. De inrichting van de aangewezen of aan te wijzen archiefapplicaties en taakspecifieke applicaties die archief bevatten moeten hieraan (minimaal) voldoen.
Er zijn twee strategieën opgeleverd, een analoge en een digitale bewaarstrategie. De analoge bewaarstrategie bevat elementen over (vervroegde) overbrenging, (her)bevestigen van de afspraken voor het beheer van de archiefruimten en kondigt onderzoek aan naar de gevolgen van de AVG voor het openbaar maken van informatie. De digitale bewaarstrategie bevat bouwstenen om de volledige overgang naar digitaal informatiebeheer mogelijk te maken. Het bevat onder andere aanwijzingen voor gebruik van websites, social media en applicaties in de cloud.
Cruciaal element in de digitale strategie is dat de gemeente er voor kiest om haar digitale archiefbescheiden onder te brengen in het e-depot bij het RHC Groninger Archieven.
Kwaliteitssysteem informatiebeheer
Het kwaliteitssysteem informatiebeheer beschrijft de manier waarop de kwaliteit van het informatiebeheer in Groningen wordt geborgd. Het systeem gaat uit van continue verbeteringen, met wekelijkse controles op operationeel niveau, audits en een verbeterplan op basis van een jaarprogramma en het jaarlijks interbestuurlijk toezicht. Hiervoor is naar Rotterdams voorbeeld een normenkader beschreven, gericht op kaders en beleid, mensen en middelen, inrichting en uitvoering van het informatiebeheer en beheerinstrumenten.
Achterstallig onderhoud
We hebben de kwaliteit van onze papieren en digitale archieven aan de hand van de kwaliteitscriteria getoetst. Hieruit bleek dat er achterstanden en diverse knelpunten zijn. Op een totaal van elf kilometer papieren archief moet er ruim twee kilometer gesaneerd worden om deze stukken verantwoord te kunnen vernietigen of (vervroegd) over te brengen. Ook is er een aanzienlijk volume geregistreerde documenten die niet meer aan DIV ter archivering zijn aangeboden.
De sanering en het oplossen van de knelpunten gaan onze eigen DIV-mensen uitvoeren. Dat is mogelijk omdat er als gevolg van zaakgericht werken en het digitaliseren van de interne werkprocessen veel collega’s hun werk verliezen. In de digitale archieven zien we ook meerdere knelpunten. Zo is een zeer groot volume records dat wel in het DMS aanwezig is, maar niet aan een RM-dossier is gekoppeld. Van archiefbeheer is dus geen sprake.
Bij DIV bewaren we ook een zeer aanzienlijk volume bestanden op onze netwerkschijf. Dit zijn bestanden die we digitaal aangeboden krijgen van onze klanten. In veel verschillende bestandsformaten, soms te bewaren, dan weer te vernietigen. Het opschonen van deze netwerkschijf en het, in overleg met de gebruikers, opnemen van de te bewaren informatie in een meer gecontroleerde bewaaromgeving voeren we zelf uit, met behulp van een aan te schaffen recordmanagementtool.
Omdat het gebruik van de netwerkschijf illustratief is voor het gebruik van netwerkschijven in de hele gemeente, hebben we in het onderzoek ook aangegeven welke maatregelen er genomen kunnen worden om het gebruik van netwerkschijven terug te brengen. En bovenal: hoe om te gaan met informatie.
De gebruikers
De rol van de gebruikers is essentieel in dit veranderingstraject. Zij moeten uiteindelijk anders gaan werken. We ver wachten van proceseigenaren en medewerkers een actieve betrokkenheid. Dit willen we bewerkstelligen door hen te consulteren, steun aan te bieden, te inspireren en rationeel te overtuigen.
Daarom hebben we de gebruikers betrokken bij het opstellen van de beleidskaders. Ook passen we een veranderstrategie toe, die we hadden opgesteld voor zaakgericht werken. Hierin hebben we doelgroepen gedefinieerd, bijvoorbeeld: directeuren, afdelingshoofden, medewerkers. Per doelgroep hebben we interventies beschreven: hoe kunnen we die doelgroep het beste ondersteunen. Voor afdelingshoofden zijn bijvoorbeeld workshops gehouden voor het onderkennen van nut en noodzaak van digitaal werken, wat er verandert in het werk, wat hun rol en verantwoordelijkheid is.
Dit blijven we herhalen in een vaste werkcyclus. Voor medewerkers zijn interventies gebruikt zoals een goede intake, inzet ambassadeurs, trainingen, een ‘wall of fame’ waar goede en slechte ervaringen worden gedeeld enzovoort.
Archiefbewustzijn
De geconstateerde knelpunten geven aan dat de klantrelatie moet worden versterkt. Daarom gaan we op campagne om het archiefbewustzijn in de organisatie te vergroten. Hiervoor worden jonge en hoogopgeleide trainees aangetrokken. Deze spelen ook een rol als ‘floorwalkers’, die de medewerkers uit het primaire proces ondersteunen bij digitaal werken.
Herstructurering DIV
Om de transitie naar een toekomstbestendig, efficiënt en effectief informatiebeheer te realiseren, zal in de zomer van 2019 DIV als organisatorische eenheid worden opgeheven. Een groot en ingrijpend proces. De beleid- en adviestaken rondom het informatiebeheer gaan over naar de afdeling Regie van de directie Informatie & Services. De intake en verwerking van de post gaat naar het Klant Contact Centrum. Het bestellen van boeken en tijdschriften en het contractbeheer gaan naar Facilitaire Zaken en Huisvesting.
Er wordt een nieuwe beheerafdeling opgericht voor het verwerken van de nog resterende papieren archieven, het saneren van de archieven en het oplossen van de bestaande knelpunten.
DIV-medewerkers
De impact op de DIV-medewerkers is groot. Vanaf het begin zijn we daarom duidelijk geweest: het gaat veranderen, wacht niet en onderneem actie! Deze boodschap is continu verteld tijdens werkoverleggen, medewerkersbijeenkomsten, nieuwsbulletins, bilaterale gesprekken enzovoort. Een lastige boodschap, omdat er tegelijkertijd een stevig beroep wordt gedaan op de medewerkers om aan de verandering mee te werken en de dienstverlening op peil te houden. Gelukkig werken veel medewerkers er aan mee om de DIV-functie te herstructureren en de winkel open te houden. Geweldig!
In het mobiliteitsplan zijn tal van acties beschreven die de DIV-medewerkers helpen een passende functie binnen of buiten het vakgebied te vinden. Bijvoorbeeld: inzicht krijgen in je talenten en motivatie, aanbod voor stages, meelopen, hulp bij solliciteren, scholing, enzovoort. En de resultaten zijn er, want al veel medewerkers hebben elders een leuke baan gevonden.
Samenwerking
Wij zien samenwerking als één van de belangrijkste succesbepalende factoren voor het optimaliseren van ons informatiebeheer. In Dimpact-verband werken we prima samen met andere lidgemeenten en wisselen we producten en diensten uit. Hier hebben we veel profijt van. Zo heeft de werkgroep Archivering, waarin ook wij participeren, onlangs een visie op de toekomst van de informatiebeheerfuncties opgesteld ten behoeve van de doorontwikkeling van de e-Suite.
Als gemeente nemen wij samen met het Rijk deel aan de gemeenschappelijke regeling ‘RHC Groninger Archieven’. De Groninger Archieven zijn voor ons een onmisbare partner. Zij zijn niet alleen onze archiefbewaarplaats en e-depot maar vooral adviseur. Zij geven waardevolle adviezen, spelen een belangrijke rol in de totstandkoming en uitvoering van procedures in het informatiebeheer, zorgen samen met ons voor aansluiting op het e-depot, stellen het preserveringsbeleid op, zijn lid van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) et cetera.
Besluitvorming en vervolg
In december 2018 ging het Gronings Management Team (GMT) akkoord met het eindrapport Onderzoekprogramma Transitie DIV en de daarbij behorende businesscase. Dat betekent dat het hoogste management van Groningen een goed informatiebeheer belangrijk vindt en bereid is hierin te investeren. Een fantastisch resultaat waar iedereen zeer trots op is! We kunnen nu vol aan de slag. In januari 2019 zijn we gestart met het opstellen van het werkplan voor het eerstkomende half jaar. De expeditie kan nu echt beginnen…
beleidsmedewerker DIV van de gemeente Groningen
