Informatiebeheer is te belangrijk om het alleen over te laten aan de staf-professionals. Het moet geborgd worden in de processen en ondersteund door nieuwe technologie.
De eerste archiefwet 1919 was bedoeld om archieven onder beheer te brengen bij speciale diensten. Te vaak raakten archiefbestanddelen zoek. Het ging toen over redelijk compacte verzamelingen besluiten van vooral de gemeenteraad en colleges van burgemeester en wethouders en – in aanvang – de bouwvergunningen van de invoering van de Woningwet. Kenmerk van onze werkwijze is dat we de functie archiveren en informatiebeheer “verstaffen”. Onverlet de informatie-explosies die we hebben gehad in zowel beleid als de uitvoering en de digitalisering binnen kantoren, is dit nog steeds “de werkwijze”.
Onder informatiebeheer versta ik het beheren van de informatie, zodanig dat de toegankelijkheid, selectie, vernietiging en duurzame bewaring zijn gewaarborgd. Inmiddels gebruiken we daar ook DUTO-eisen voor, zoals: vindbaar, interpreteerbaar, beschikbaar en leesbaar.
Op die betrouwbaarheid valt nogal wat af te dingen. Meerdere rapporten ten spijt krijgen we het niet gedaan. Met “we” bedoel ik dan de informatieprofessonials, maar ook de collega’s in het beleid en de uitvoering en andere staven, zoals finance, contractbeheerders, juristen, ict, inkoop en dergelijke. Volgens mij is het minder moeilijk dan we denken en doen en komt informatiebeheer erop neer dat we onze werkwijze moeten herijken. Gelukkig zien steeds meer collega’s dat.
Ik roep de collega-archivarissen en -informatieprofessionals op om nadrukkelijker het failliet van onze werkwijze onder ogen te zien of tenminste deel te nemen aan tafels waarop het gesprek over de herijking gevoerd kan worden. Voor 2030 moeten we afspreken dat de informatiebeheerfunctie is “ontstaft” en toezicht en handhaving verleggen naar de beleids- en taakuitvoerders bij onze overheden. De Archiefwet is nog in behandeling. Dat is een ultieme kans om hier een begin mee te maken.
*Dit artikel van André Plat verscheen oorspronkelijk in Od 29: Openbaarheid.
Beeld: Nicola Barts
