Wat doe je liever: achteraf kijken wat er aan informatie is en dit organiseren? Of eerst de organisatie van informatie opzetten en al weten wat je uiteindelijk gaat bewaren? Met die gedachte werken we al jaren aan en met het concept archiveren by design. Algemene rijksarchivaris Afelonne Doek en de Noorse voormalig algemeen rijksarchivaris Espen Sjøvoll zijn er groot voorstander van. We gaan met ze in gesprek.
De verschuiving van papieren archief naar digitaal archief is een ontwikkeling die de rol, de positie en de werkwijze van een nationaal archief ingrijpend verandert. Hoe moet een toekomstig archief omgaan met digitale informatie, databeveiliging, selectie en duurzame toegankelijkheid?
Laten we beginnen met een voorbeeld van hoe we het niet moeten willen. Een besluit van een wereldwijd gerenommeerde particuliere organisatie leidt tot een internationale rel tussen een klein land en een opkomende wereldmacht. Laten we zeggen mensenrechten, Nobelprijs en China. De rel escaleert en heeft zichtbare gevolgen voor de bilaterale betrekkingen en de handel.
Het kleine land wil graag transparant en degelijk zijn. De grootmacht heeft die transparantie-ambitie niet, maar wil wel een eigen narratief in stand houden en reageert daarom doorgaans fel op instellingen die dat narratief tegenspreken. Bij de grootmacht zijn de archieven potdicht, dus is er geen enkele reconstructie mogelijk. Maar wie in het kleine land een reconstructie wil maken, zou moeten kunnen terugvallen op het nationale archief, zodra het ministerie de stukken heeft overgedragen.
Geen spoor
Wat blijkt: er is geen enkel spoor in de archieven van het ministerie. Geen mail, geen brief, geen ambtelijk schrijven. Alleen een foto van een whiteboard. Alsof er nooit een hevige bilaterale rel met impact is geweest. Gelukkig hebben we dan nog de krantenarchieven en hopelijk een particulier archief, maar het overheidsarchief laat een bijna perfecte blanco zien. ‘Archiveren by design had dit naar mijn idee kunnen voorkomen,’ vertelt Espen Sjøvoll, tot voor kort werkzaam bij het Noorse Riksarkivet, het nationaal archief in Oslo. Waarom zou een overheid of wie dan ook archiveren by design serieus nemen? Sjøvoll: ‘Het beroep van archivaris is al honderden jaren oud. Eerst zetten we de macht op papier en daarna zijn we gaan digitaliseren. Dat werkte best goed in de jaren negentig. Maar er kwamen nieuwe inzichten en een digitale transformatie. Onze kennis als archiefwezen is niet meegegroeid. Het systeem is niet meer adequaat. Dat geldt niet alleen voor ministeries, zoals in het voorbeeld. Maar voor de hele publieke sector. De manier waarop het Noorse archief is ingericht, correspondeert niet meer met de manier waarop mensen werken. Onze archieven, met name van ministeries, zijn gebaseerd op papieren documenten en niet op digitale bestanden. Dus wordt het archiveren een moeizaam extra taakje waarvoor niemand de tijd neemt. We moeten opnieuw gaan denken over digitale systemen en werkprocessen in de publieke sector.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 32: Archiveren by design. Lees hier verder
