In een bedrijfssituatie kennen we – als het goed is – onze klanten en ons informatieaanbod. Kenmerkend in deze situatie is dat de informatie per definitie gekoppeld is aan werkprocessen. Die processen zijn onder te verdelen in beleidsprocessen en in uitvoerende processen. Een onderscheid dat veelal NIET wordt gemaakt bij het vastleggen van die informatie. Een gemiste kans! Want beleidsprocessen zijn veelal niet gekoppeld aan specifieke objecten1 of subjecten, uitvoerende processen wel.
In een bedrijfssituatie kennen we – als het goed is – onze klanten en ons informatieaanbod. Kenmerkend in deze situatie is dat de informatie per definitie gekoppeld is aan werkprocessen. Die processen zijn onder te verdelen in beleidsprocessen en in uitvoerende processen. Een onderscheid dat veelal NIET wordt gemaakt bij het vastleggen van die informatie. Een gemiste kans! Want beleidsprocessen zijn veelal niet gekoppeld aan specifieke objecten1 of subjecten, uitvoerende processen wel.
Bewust nadenken
In ons vakgebied werken we vaak met de gestructureerde inhoudselementen: Object(tw), Handeling, Kader, Kenmerk, Tijd, Plaats en Betrokkene.
Waarom leggen we eigenlijk metagegevens van een document vast?
- We willen informatie kunnen opzoeken.
- We willen informatieoverzichten kunnen genereren (bijv. managementinformatie).
- We willen in een resultatenoverzicht kunnen zien welk document het gezochte document is.
Bij een documentregistratie worden ook de kenmerkende gegevens vastgelegd, zoals naam afzender of ontvanger, datum brief en kenmerk. Vaak leggen we daarbij ook de verkorte inhoud vast.
Deze twee zorgen er samen voor dat het document goed geïdentificeerd kan worden. “Ja, dit is de aanvraag van mijnheer Jansen van 12 juni 2010.”
Informatie zoeken en managementinformatie genereren vragen allebei om eenduidige documentregistratie. Vast te leggen gegevens moeten voldoen aan allerlei conventies om ervoor te zorgen dat indexeerders en raadplegers dezelfde taal spreken. In de praktijk blijkt dit zo moeilijk dat veel organisaties er maar voor kiezen om geen gestructureerde inhoudsontsluiting toe te passen. Het is zonde van de tijd en de raadpleger kan er meestal niets mee. De raadplegers vragen zich af waarom het bedrijfssysteem zo moeilijk is. “Google is veel handiger.”
Door bewust na te denken waarom we metagegevens vastleggen, kunnen we vaak met een beperkt aantal gegevens al onze doelen realiseren.
Eenduidigheid
Een organisatie kent maximaal enkele honderden werkprocessen. Vrij vertaald betekent dit dat iedere organisatie kan volstaan met enkele honderden voorkeurstermen in een woordenlijst om het object(tw) aan te geven! (Wel kunnen in de lijst nog andere verwijstermen voorkomen, zodat de totale lijst meer termen kent).
Hiervoor heb ik al aangegeven dat documenten in een uitvoerend proces altijd gekoppeld zijn aan ofwel een subject (lees: betrokkene) ofwel een object (lees: plaats). En laat nu in Nederland de laatste jaren hard zijn gewerkt aan instrumenten om deze gegevens uniek en eenduidig vast te leggen: de basisregistraties! Hiermee kunnen de gegevens ‘Betrokkene’ en ‘Plaats’ uniek en eenduidig worden vastgelegd. Bovendien is hiermee (voor de objecten) de koppeling naar een GIS-applicatie mogelijk. Zo kunnen we alle aanwezige informatie betreffende een object (bijv. gebouw x) of een subject (bijv. persoon y) vinden.
Als je kijkt naar het gegeven ‘Handeling’, dan kun je stellen dat er een veelvoud aan handelingen denkbaar is. Echter voor het raadplegen en voor het genereren van managementinformatie kan volstaan worden met een overzicht van pakweg twintig handelingen. De andere mogelijkheden zijn niet relevant voor onze doeleinden. De gegevens ‘Kader’ en ‘Kenmerk’ worden minder vaak gebruikt. Per Object(tw) kan vooraf worden vastgelegd welke mogelijke kaders en kenmerken er bestaan én relevant zijn voor gerichte raadpleging of het genereren van managementinformatie. Op die manier kan toch weer de zo noodzakelijke eenduidigheid worden gecreëerd.
Voor het gegeven ‘Tijd’ moeten ook afspraken worden gemaakt. Om gericht te kunnen zoeken is het belangrijk om bij concrete data, de datum bijv. in het format ‘jjjj-mm-dd’ vast te leggen.
Daarnaast zijn er nog andere mogelijke tijdsaanduidingen die vooraf moeten worden vastgelegd, zoals ‘Schooljaar 2010-2011’.
Beperkte lijst
Heeft u uw burgemeester al eens gevraagd wat hij in zijn burgerjaarverslag wil opnemen? En heeft u gekeken wat dat voor eisen aan uw registratie stelt?
In veel managementrapportages wordt het aantal ingekomen e-mails opgenomen. Dat betekent dat u ook een gegeven ‘Vormaanduiding’ moet opnemen. En let op het verschil tussen materiële of uiterlijke vorm en inhoudelijke vorm. Vaak zie ik in een tabel zowel de vormaanduiding ‘rapporten’ als ‘email’ staan.
Dat kan niet! Wat doet u dan met het rapport dat u per email wordt toegestuurd? Ook hier volstaat een zeer beperkte lijst voor ons doel, maar ik ben al systemen tegengekomen waar meer dan honderd vormaanduidingen waren opgenomen.
Het is voor softwarebedrijven niet moeilijk om per object(tw) de verschillende mogelijkheden op te nemen. Als dan bovendien er nog voor wordt gezorgd dat alleen die velden worden getoond die passen bij dat object(tw), dan wordt de foutkans sterk ingeperkt.
Voor de raadplegers horen alleen die waarden te worden getoond die daadwerkelijk zijn gebruikt voor registraties. Helaas hebben DMS-leveranciers deze technieken nog niet omarmd!2
Jeroen Litjens is interim manager en adviseur/consultant Documentaire Informatie Voorziening en eigenaar van LitjensConsultancy.
1 Het woord ‘Object’ wordt gebruikt om het onderwerp van een document aan te geven. Het woord wordt ook gebruikt om een zaak of voorwerp aan te geven waar het document over handelt. (Zoals bijv. aanvraag bouwvergunning t.b.v. pand Y. Het pand is dan het object). Om het onderscheid helder te maken wordt de term Object als onderwerpselement hier verder Object(tw) genoemd (tw staat daarbij voor trefwoord).
2 Sommige systemen doen iets vergelijkbaars door te tonen hoeveel hits er per waarde zijn. Zie bijv. de website van www.bibliotheek.nl. Hierbij staan rechts in het scherm enkele verfijningsmogelijkheden met daarachter het aantal hits als je die verfijning toepast.
