Beeld Publiek Denken
Op vrijdag 13 juni kwamen zes juryleden digitaal bijeen om zich te buigen over vier uitzonderlijke projecten op het gebied van informatiebeheer. Het juryberaad van de Od Kwaliteitsawards 2025 – dit jaar voor de derde keer georganiseerd – bood een inkijk in de dynamiek van een vakgebied dat midden in de maatschappelijke transitie staat. De vier finalisten, afkomstig uit zowel decentrale als centrale overheidsorganisaties, brachten innovatieve en overdraagbare oplossingen in die de lat voor kwaliteit en duurzaamheid opnieuw verleggen. Wat volgde was een ochtend vol scherpe vragen, warme waardering en het zichtbare streven naar impact.
De Od Kwaliteitsawards zijn in 2022 in het leven geroepen om goede voorbeelden op het gebied van informatiebeheer zichtbaar te maken en te belonen. Uitgever Asha Narain, initiatiefnemer vanuit vakblad Od, merkte tijdens de aftrap op: ‘Waar we in het eerste jaar nog moesten leuren om inzendingen, ontvingen we dit jaar maar liefst zestien inzendingen. Dat laat zien dat overheden hun informatiehuishouding steeds serieuzer nemen.’ Od-redactieleden Bart Hekkert en Eric de Kokke maakten als lid van het voorbereidend comité deel uit van het beoordelingsproces, en hebben intensief meegewerkt aan de zorgvuldige selectie van deze zestien inzendingen.
Een vakprijs met groeiende reikwijdte
De jury bestond dit jaar uit Hillie Beentjes (voorzitter, plaatsvervangend directeur-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie bij het ministerie van BZK), Jacqueline Rutjens (programma Open Overheid bij het ministerie van BZK), Afelonne Doek (algemeen directeur Nationaal Archief), Tom Dalderup (bestuur KNVI) en Roland Bisscheroux (Waterlands Archief) Juryvoorzitter Beentjes onderstreepte het belang van de prijs: ‘We willen het goede voorbeeld laten schitteren. Niet alleen voor waardering, maar ook om anderen te inspireren. Deze finalisten zijn pioniers.’
Erfgoed Leiden en Omstreken: Green IT
Esther Monteiro Snepvangers, projectleider e-Depot bij Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO) presenteerde het project ‘Green IT’. Met hulp van adviesbureau Copper8 werd een CO₂-nulmeting uitgevoerd voor hun digitale infrastructuur. Die meting leverde verrassende inzichten op: de grootste impact lag bij hardware – en dan met name monitoren – niet bij dataopslag, zoals aanvankelijk gedacht. ELO vertaalde de inzichten naar concrete maatregelen: bewuster inkopen (Dat is voor het grootste deel de verantwoordelijkheid van de gemeente Leiden. Geïnspireerd door het onderzoek heeft die al wat stappen genomen, maar er zijn nog geen officiële afspraken), bewustwordingscampagnes, duurzame IT-beleidskaders en een meetmodel waarmee voortgang zelfstandig gemonitord kan worden. Monteiro Snepvangers: ‘We willen niet dat dit in een la verdwijnt. Het moet echt in de lijnorganisatie landen.’
De jury was unaniem lovend. Afelonne Doek: ‘Ze maken de impact van digitale opslag tastbaar, tot in levensdagen. Dat is inspirerend – ook voor andere archiefinstellingen.’ Jacqueline Rutjens vulde aan: ‘Ze koppelen duurzaamheidsambitie aan hun kernopdracht: erfgoed bewaren. Dat is vernieuwend en maatschappelijk relevant.’
Roland Bisscheroux stelde een praktische vraag: ‘Heb je altijd een adviesbureau nodig voor zo’n meting, of kun je dit ook zelf oppakken?’ Monteiro Snepvangers gaf aan dat het model nu intern gebruikt kan worden. ‘De eerste keer is begeleiding wenselijk, daarna kun je het zelf blijven meten.’
Provincie Groningen: Protocol Procesaudits
De provincie Groningen heeft in 2024 een kwaliteitssysteem opgezet op basis van KIDO Light, met daarin een opvallend instrument: ‘Protocol Procesaudits’. Deze audits functioneren als een periodieke APK voor de informatiehuishouding. Via steekproeven binnen processen in het DMS brengen ze verbeterpunten aan het licht, die samen met teams worden opgepakt. De eerste resultaten zijn veelbelovend: in acht processen werd 51 procent van de dossiers met een voldoende beoordeeld, en bij het team Vergunning, Toezicht en Handhaving zijn inmiddels drie concrete verbeteracties doorgevoerd. De audits geven niet alleen inzicht in kwaliteit, maar bieden ook een ingang om met teams in gesprek te gaan over het belang van goed informatiebeheer.
Thom Schuring presenteerde namens de provincie Groningen de ‘Protocol Procesaudits’. Via steekproeven monitort de provincie of informatie binnen werkprocessen aan kwaliteitscriteria voldoet. De audits zijn pragmatisch opgezet: een Excel-dashboard, simpele controles en concrete gesprekken met teams. ‘We controleren of dossiers logisch zijn opgebouwd, of de juiste metadata zijn gebruikt, en of de naamgeving duidelijk is. Niet om mensen af te straffen, maar om te verbeteren,’ aldus Schuring. De aanpak werpt zijn vruchten af: teamleiders voelen zich verantwoordelijker, archiefwerk achteraf wordt beperkt, en de kwaliteit van informatie neemt zichtbaar toen. Tom Dalderup waardeerde het directe karakter van het project: ‘Dit is een zachte interventie, maar wel met structureel effect. Je laat mensen nadenken over hun informatiegedrag, nog voordat iets naar het archief gaat.’ Beentjes zag de bredere potentie: ‘Dit nodigt uit tot borging. Dit kun je in elke provincie uitrollen. Het is niet duur, niet ingewikkeld, maar wel effectief.
Justid: CDD+, uitwisseling van informatie in justitiële ketens
De Justitiële Informatiedienst (Justid) presenteerde hun casus over grootschalige uitwisseling van informatie binnen de justitiële ketens. Waar ‘bewaren voor de toekomst’ vaak de focus heeft in informatiebeheer, kiest Justid bewust voor de andere kant van het spectrum: het gebruik van informatie in het ‘hier en nu’. In de justitiële ketens moet cruciale informatie op het juiste moment beschikbaar zijn. Gerben Kleine, manager bij Justid, lichtte toe: ‘We willen laten zien dat het beheer van informatie meer is dan centrale opslag. Juist het verantwoord delen van informatie is een vorm van kwaliteit – en van zorgvuldigheid richting burgers.’
Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) van Justid biedt de randvoorwaarden voor eenmalige opslag en meervoudig gebruik van informatie in de justitiële ketens. Het CDD+ voldoet aan de internationale standaarden en juridische kaders om dossiers te bewaren, te vinden en te delen, maar ook om op verantwoorde wijze informatie te vernietigen. Daarmee werd het dossierbeheer niet alleen efficiënter, maar ook veiliger en transparanter. Rutjens was onder de indruk van de ethiek achter deze dienstverlening: ‘
Dit raakt aan dat spanningsveld tussen bewaren en loslaten. Ze hebben het aangedurfd om te zeggen: welke informatie van ons is belangrijk voor collega’s in de keten, wat moeten we delen en wat kan er weg. Dat vraagt lef.’
Doek wees op het voorbeeldkarakter: ‘Veel organisaties worstelen hiermee. Justid laat zien dat het kan – gecontroleerd, juridisch geborgd en overdraagbaar.’ Dalderup zag hierin een wezenlijke stap naar volwassen informatiebeheer: ‘Het laat zien dat we niet alleen aan het bewaren zijn. Kwaliteit zit ook in weten wanneer informatie gedeeld of gewist moet worden.’
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd: van instructie naar interventie
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) bracht een aanpak in die verder ging dan techniek alleen. De casus laat zien hoe IGJ een omslag maakte naar een veranderkundige benadering die gedragen wordt door de hele organisatie. Centraal in het verhaal stond de operationalisering van het jaarlijks aangeleverde volwassenheidsniveau. Wat betekent niveau 3 concreet voor afdelingen? Welke stappen zijn daarvoor nodig? IGJ ontwikkelde een aanpak waarin maatwerk per afdeling leidend is – gebaseerd op generieke instructies, maar afgestemd op concrete knelpunten. Met stevige betrokkenheid van afdelingshoofden werd die aanpak geborgd, vaak afgetrapt met afdelingsbrede kick-offs. Er zijn inmiddels twintig afdelingen betrokken, ondersteund door veertig zogenoemde ‘kenners’: collega’s die als vooruitgeschoven post de verbinding vormen tussen dagelijkse praktijk en informatiebeheer. Informatiehuishouding is daarmee niet langer een abstract thema, maar ingebed in het P-gesprek, de werkvloer en de managementtafel.
De IGJ maakt gebruik van cijfers – zoals het aantal documenten op netwerkschijven – om afdelingen inzicht te geven in hun gedrag. Niet als afrekenmechanisme, maar als gesprekstarter. Ook duurzaamheid werd ingezet als trigger: hoeveel bomen of vliegreizen kost een terabyte? Door die concrete vertaalslag wordt informatiebeheer iets van iedereen.
De jury prees vooral de breedte en diepgang van de benadering. Jacqueline Rutjens: ‘Ze hebben het echt naar het doen gebracht. Niet alleen techniek, maar organisatie, gedrag en betrokkenheid. Daarmee zetten ze een standaard neer.’ Hillie Beentjes zag het als een voorbeeld van strategisch veranderen: ‘Dit gaat niet over een tool of actie, dit is een complete beweging in de organisatie.’
Reflectie en beraad
Over de breedte was de jury het er snel over eens dat alle vier finalisten stuk voor stuk projecten presenteerden met grote potentie. Maar ook dat twee ervan er op beslissende punten bovenuit staken: Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO) in de categorie Decentraal, en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) in de categorie Centraal.
Wat ELO onderscheidde, was de combinatie van urgentie, diepgang en overdraagbaarheid. Juryvoorzitter Beentjes: ‘Ze maken een abstract vraagstuk – de klimaatimpact van IT – zo concreet en praktisch, dat iedereen ermee aan de slag kan. En dat doen ze vanuit hun publieke taak als archiefinstelling, met een voorbeeldfunctie.’ Ook Bisscheroux zag een duidelijke meerwaarde: ‘Wat ik bijzonder vind, is dat ze duurzaamheid integraal hebben verbonden aan informatiebeheer. Het is geen los project, het is een cultuurverandering.’
‘Bij IGJ viel vooral de combinatie van top-down en bottom-up van de aanpak op. Rutjens: ‘IGJ geeft aan dat het bereiken van het volgende volwassenheidsniveau haalbaar is door alles aan te pakken wat Rijksbreed wordt ontwikkeld, denk aan het aanbod van het Leerhuis, campagnes en handreikingen. Daarnaast is hun aanpak gericht op het vertalen naar wat belangrijk is voor de diverse onderdelen met meer dan 900 medewerkers bij elkaar. De ‘Gouden Deleteknop’ die als metafoor is gebruikt en waarmee afdelingen meer dan 16% op konden ruimen in korte tijd is daarvan een mooi voorbeeld.’ Dalderup sloot zich daarbij aan: ‘IGJ laat zien dat duurzame toegankelijkheid geen papieren ambitie is, maar iets wat je technisch én organisatorisch moet regelen aan de voorkant.’
Tegelijk was er ook veel lof voor de andere finalisten. Over het project van de provincie Groningen zei Doek: ‘Wat daar zo sterk is, is dat het laagdrempelig is. Je hoeft geen dure software of consultancytrajecten. Dit kun je morgen al toepassen.’ En over JustID stelde Beentjes: ‘Verwijderen is vaak een blinde vlek. JustID heeft laten zien dat je ook dáár kwaliteit kunt creëren. Dat is dapper en nodig.’
De jury benadrukte dat de winnaars niet zijn gekozen omdat de andere finalisten onder de maat waren – integendeel. ‘Het ging om nuances,’ aldus Beentjes. ‘Maar ELO en IGJ scoorden net hoger op samenhang, borging en inspirerend vermogen. Hun werk zet anderen aan het denken en aan het werk.’
Beentjes sloot het beraad af met een blik op de toekomst: ‘Wat mij vooral hoop geeft, is dat dit geen eenmalige projecten zijn. Ze ademen allemaal structurele verbetering. Dit zijn geen pareltjes, dit zijn fundamenten.’
