Tekst Pieter Verbeek
Beeld Shutterstock
Tijdens een rondetafelgesprek over de Wet open overheid (Woo) begin dit jaar concludeerde het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) dat er nog geen serieus werk wordt gemaakt van actieve openbaarmaking. Daar is meer orde in de informatiehuishouding voor nodig. De gemeente Den Haag heeft daar grote stappen in gezet met een eigen domeinarchitectuur en een kwartiermaker Woo.
Als openbaarheid als een restaurant is, dan is informatiehuishouding de keuken erachter, stelt Martin Berendse, vicevoorzitter van het ACOI. ‘En zonder goed ingerichte keuken kan een restaurant niet functioneren.’ Volgens het ACOI gaat er te veel informatie rond bij de overheid, die zich ook nog eens in ongeordende staat bevindt. Het Adviescollege heeft het over een “treurige staat” waarin de overheidsinformatie zich bevindt. Zo kan de uitvoering van de Woo nauwelijks succesvol zijn, schrijft het in het rapport Alles is niets. Er moeten keuzes worden gemaakt op het gebied van bewaren en vernietigen, onder sterke regie binnen wettelijke regels. De hoeveelheid informatie moet weer hanteerbaar worden, en op orde gebracht. Voor het hele functioneren van het openbaar bestuur, en zeker ook voor de uitvoering van de Woo.
Domeinarchitectuur IRMA
De gemeente Den Haag heeft haar keuken al goed op orde, en is daarmee een voorloper. Dat is onder meer te danken aan het werk van Koen Bakker, teammanager Expertisecentrum Data & AI, tevens lead Informatiehuishouding, Data- en Gegevensmanagement in Den Haag, een van de initiatiefnemers van IRMA, het Informatiebeheer Referentie Model Architectuur. Den Haag is volop bezig haar informatiehuishouding te moderniseren. Niet alleen vanwege wettelijke verplichtingen zoals de Woo, maar vooral om beter te kunnen inspelen op maatschappelijke opgaven, vertelt Bakker. ‘In de praktijk blijkt dat een complexe uitdaging, waarbij traditionele werkwijzen moeten worden losgelaten en nieuwe denkkaders hun intrede doen. We focussen nog steeds op papier en op eeuwig bewaren. Maar de wereld is digitaal en vooral gericht op vernietigen. Omdat de huidige wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, weinig houvast biedt in een digitale praktijk die snel verandert hebben we daarom een eigen kader ontwikkeld met IRMA.’
IRMA is het resultaat van 7 jaar werk en biedt een domeinarchitectuur die vakgebieden als IT, security en datamanagement met elkaar verbindt. De essentie? Zeven eisen (zoals toegankelijkheid, veiligheid en betrouwbaarheid) en tien bijbehorende voorwaarden waaraan goede informatiehuishouding moet voldoen. ‘Voorheen werd er alleen gezegd: je moet voldoen aan de Archiefwet. Maar nu is het concreet. Iedereen begrijpt waar we mee bezig zijn,’ aldus Bakker.
Praktische tools en slimme systemen
Op basis van IRMA heeft Den Haag een aantal praktische oplossingen ontwikkeld. Een daarvan is een minimale metadataset, ondersteund door een entiteits-relatiediagram. Hiermee kunnen metadata grotendeels automatisch worden ingevuld, wat ambtenaren een hoop werk uit handen neemt. ‘Een medewerker hoeft alleen een titel in te voeren,’ legt Bakker uit. ‘De rest vullen wij automatisch aan, zodat de informatie meteen voldoet aan de wet- en regelgeving.’
Ook is een uitgebreide informatieplattegrond gemaakt, waarin inmiddels 1675 gemeentelijke processen zijn beschreven, inclusief bijbehorende Woo-categorieën, bewaartermijnen, risico-inschattingen en onderliggende applicaties. Hierdoor weten de medewerkers in Den Haag precies welke informatie ze moeten bewaren– en vooral: wat niet. Uit analyse blijkt dat maar liefst 83 procent van alle processen resulteert in informatie die vernietigd moet worden, binnen een termijn van zes weken tot 110 jaar. Bakker: ‘Dus eigenlijk moeten we meer gaan kijken naar de 17 procent die we wel echt mogelijk moeten bewaren. Hoe ga ik daar het beheerregime voor inrichten?’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 44: De Woo, wat heb je daaraan? Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
