Wat is de kern van archivering by design?
Erik Saaman: “De kern is dat je archiveren niet meer als een losstaande functie in een organisatie ziet, maar dat je het als een kwaliteitseis of een functionele eis beschouwt die je aan je informatiesystemen stelt. Als je archivering goed wilt inrichten dan doe je dat dus op het moment dat je een informatiesysteem ontwerpt. Vanaf daar ga je verder.”
Wat is de kern van archivering by design?
Erik Saaman: “De kern is dat je archiveren niet meer als een losstaande functie in een organisatie ziet, maar dat je het als een kwaliteitseis of een functionele eis beschouwt die je aan je informatiesystemen stelt. Als je archivering goed wilt inrichten dan doe je dat dus op het moment dat je een informatiesysteem ontwerpt. Vanaf daar ga je verder.”
Als je vanaf de ontwerpfase betrokken moet zijn, wie zijn dan de mensen die het de organisatie in moeten brengen?
Erik Saaman: “Nou, Marco had bij zijn oude baan moeten blijven, want hij had als architect een veel betere positie om archivering by design in te brengen dan dat hij nu als recordmanager heeft.” Volgens Saaman wordt een architect vanuit zijn functie eerder gevraagd om mee te denken over de inrichting van informatiesystemen. Architecten zijn al gewend vanuit het ontwerp van informatiesystemen te denken.
Eric Burger: “Ik vind het altijd belangrijk dat je archivering by design met een team uitdenkt. Het is lastig om al die rollen zelf te vertegenwoordigen. Ik ben geen goede architect, maar ik moet wel vaak de rol van architect spelen. Het is wel waar wat Erik zegt, maar er is meer detailkennis nodig, het besef hoe je de klassieke archivistische waarden, die altijd blijven, vertaalt naar wat in een organisatie speelt.”
Architecten kunnen zich archivering by design dus snel eigen maken en hebben de geschikte positie om het in te bedden in de organisatie. Maar archivarissen zijn nodig om bepaalde eisen en principes in te brengen. Of moeten we de archivarissen passeren?
Erik Saaman: “Archivarissen zijn getraind in het traditionele denken in de lifecycle van informatie met een sterke focus op termen als overbrenging. Archivering by design zet dat denken op de schop en vraagt van archivarissen om termen als dynamisch, semi-statisch en statisch los te laten. Dat is nieuw en niet iedereen zal daar meteen in mee gaan. Maar archivarissen zijn nodig om het belang van duurzame toegankelijkheid te vertegenwoordigen in de organisatie, en onder de aandacht te brengen van architecten en anderen die zich met het ontwerp van informatiesystemen bezighouden. Archivarissen kunnen dichter naar die rollen toeschuiven en een nieuwe invulling aan hun beroep geven.”
Marco Klerks: “Ook niet iedere architect kan dit (vraagstuk) oppakken. Het hangt af van de dynamiek tussen de archivaris en de architect. Ik ben nooit een goede archivaris geweest en ik ben nooit een goede architect geweest, maar ik wist van allebei wat en kon dus een brug tussen twee werelden slaan. Beiden denken op andere wijze. Een archivaris denkt in de waarde van informatie, de waarde voor de business, de kwaliteit van informatie en het belang van bewijsvoering en dergelijke. Terwijl een architect dingen in stukjes hakt. Ik merk dat veel architecten vaak niet weten waarom ze ergens mee bezig zijn. Ze zijn heel goed in compositie en decompositie: het geheel in en uit elkaar schroeven. Hoe kan ik het grotere geheel in steeds kleinere stukjes ontleden, weer aan elkaar schroeven of een stukje vervangen, zodat het geheel beter gaat werken? Dat doet een architect vaak zonder uit te leggen waarom dat belangrijk is.”
Erik Saaman: “Als dit de invulling is, dan heb je inderdaad niet alleen een architect nodig. Je hebt iemand nodig die alle waarden kan uitleggen.”
Marco Klerks: “Hoe ga je het concretiseren in functionaliteiten? Dat is de uitdaging.”
Wat is er voor nodig om archivering by design tot een succes te maken, het te laten landen?
Marco Klerks: “De business [de gebruiker, red.] is heel belangrijk. Je kan wel als archivaris en architect samenwerken, maar dan ben je nog steeds de supply en niet de demand. De architect kan het niet inbrengen, maar alleen analyseren. De inbreng komt vanuit de vraag. Bij het sociaal domein zijn de mensen gepassioneerd hun werk aan het uitvoeren, maar ze komen niet hun bed uit om te archiveren en informatie op orde te brengen.”
Erik Saaman: “Wel als je het anders noemt. Je moet als informatieadviseur kijken naar de vraag: hoe matcht de businessbehoefte met wat wij archiveren noemen? De business noemt het vaak niet archiveren, maar ze maken zich wel enorm zorgen over kwaliteit van hun dossiers. Daar kun je ze op aanspreken en daar de waarde van archiveren insteken.”
Marco Klerks: “Eens. De slag die eerst geslagen moet worden is dat we kunnen uitleggen waarom we überhaupt met archivering by design moeten beginnen.”
Wordt er aan de voorkant voldoende gedacht aan wat de eisen zijn, niet alleen ten aanzien van archivering, maar bijvoorbeeld ook met betrekking tot privacy by design? Wordt dat meteen goed ingeregeld?
Eric Burger: “Nee, ik zie het op heel weinig plaatsen echt landen. Het is ook heel nieuw. Er is een afstand tussen mensen die bezig zijn met digitale archivering en mensen die vanuit de business een systeem als Sharepoint willen aanschaffen. De techniek is pas sinds heel kort in staat die twee werelden bij elkaar te brengen. In Office zitten pas recentelijk mogelijkheden om het systeem zelf te laten zoeken naar wat je wilt archiveren en daar de kenmerken van een record aan te geven en te bevriezen. Het probleem aan de archiefkant is dat mensen daarvoor hun traditionele werkwijzen en ideeën moeten loslaten. Je gaat niet meer handmatig documenten in een dossier stoppen. Dat is niet meer houdbaar.”
Erik Saaman: “Dat is nooit houdbaar geweest, maar we konden doen alsof.”
Eric Burger: “Als archivaris stel je in die hoeveelheid informatie niets meer voor met wat je doet. Dat is pijnlijk, maar wel de realiteit.”
Wanneer is archivering by design ingebed bij Nederlandse overheid? Over vijf jaar?
Erik Saaman: “Ik vermoed dat het tien jaar duurt voor het gemeengoed is en dan nog tien à vijftien jaar voor de systemen vervangen zijn door nieuwe. Dus als je het effect wilt zien, zijn we zo dertig jaar verder.”
Kunnen we daar zo lang op wachten?
Eric Burger: “Tja, hoe lang zijn we al bezig met e-mails waar geen archivaris naar kijkt?”
We hebben de afgelopen jaren een aantal pilots gedaan bij het Rijk en gemeentes met e-mailarchivering. Het is beschamend wat daar uit komt. We vinden dat als overheid blijkbaar niet belangrijk.
Erik Saaman: “We moeten het idee van complete dossiers en het koppelen van e-mails daaraan loslaten. In plaats daarvan: hoe zorg ik dat e-mails überhaupt bewaard blijven?”
Eric Burger: “We gaan niet meer investeren in klassieke dossiervorming. We gaan met behulp van de techniek voorkomen dat wat risicovol en belangrijk is wegraakt. Het blijft vindbaar door op woorden te zoeken. We gaan op een hele andere manier denken over archivering. We gaan uit informatiesystemen gewoon halen wat we belangrijk vinden, ongeacht of dit nu in dossiers zit of niet, en gewoon vastpinnen waar het gevonden wordt. Niet door mensen, maar door de techniek. Die intelligentie wordt de toekomst.”
Erik Saaman: “Er is nu al meer mogelijk dan waar we gebruik van maken. Laten we eerst gebruiken waar we al gebruik van kunnen maken.”
Marco Klerks: “Je stelt eigenlijk voor dat de geordende staat niet meer belangrijk is. Het staat gewoon waar het staat. Metadata is waardevol, maar je gaat niet meer ordenen, je gaat zoeken. Dat betekent ook iets voor de manier van selecteren, waarderen en vernietigen. De selectielijst die we nu op een proces of op handeling hebben toegepast kun je vergeten. Je kunt bepaalde query’s op het netwerk loslaten en dan kan de rest weggegooid worden.”
Erik Saaman: “Ik heb het altijd raar gevonden dat er geselecteerd wordt op processen, want zo werkt het helemaal niet.”
Marco Klerks: “De Nederlandse archiefcultuur is heel erg op context gericht. Amerikaanse producten richten zich juist op documenten.”
Erik Saaman: “In de praktijk zie je dat veel wat volgens de selectielijst bewaard zou moeten worden, gewoon weggegooid wordt. Je zou naar andere kenmerken van informatie kunnen kijken: wat is de status? Is het een besluit? Dat kan losstaan van het werkproces. De gemiddelde ambtenaar weet zich totaal geen raad met instructies over welke e-mails belangrijk zijn om te bewaren en welke niet. Daar kan hij of zij helemaal niets mee. Bij het Rijk willen ze nu een totaal rigoureus andere manier van selecteren doen. Ze kijken gewoon naar de functie van de persoon, afzender. Als je een sleutelfiguur bent, dan zijn jouw e-mails belangrijk en bewaren ze die. Aan je rol is de aard en waarde van jouw communicatie af te leiden.”
Eric, jij hebt eerder gezegd dat je je eigenlijk schaamt voor je betrokkenheid bij het opstellen van de pivotselectielijsten. Als je kijkt naar archivering by design, zou dat echt anders moeten?
Eric Burger: “In de jaren negentig kwamen de ideeën over het digitaal werken en archiveren voor het eerst op. Destijds was het idee dat we ons niet over het digitale archiveren gingen buigen, dat zouden we later doen, maar we zouden wel de pivotselectielijst als nieuwe methode introduceren. Nu is dat dé methode geworden. Nu loop ik er in projecten tegenaan dat de pivotmethode volkomen onuitvoerbaar is.”
Volgens Eric Burger moet het een andere kant op met selectielijst: “We moeten toe naar het implementeren van een eenvoudiger methode in een digitale omgeving. Dat is al moeilijk genoeg. Selectielijsten implementeren is een hopeloze worsteling. We moeten gaan kijken naar risico’s. Waar zit iets wat belangrijk kan zijn? Dat zit bijvoorbeeld vaak in risicovolle beslissingen. Welke informatie kan bij latere verantwoording van belang zijn? Ik ben ook opgegroeid in de sfeer van ordening, maar daar gaan we het niet mee redden.”
Erik Saaman: “Het kan niet anders dan dat je het van tevoren inregelt.”
Eric Burger: “Ook als informatie zich later ontwikkelt tot waardevolle informatie kun je aan de voorkant maatregelen treffen.”
Maar hoe kun je aan voorkant bepalen wat bewaard moet worden, als je van tevoren niet weet hoe bepaalde zaken zich gaan ontwikkelen (tot waardevolle informatie)? Ga je vanuit die gedachte over naar alles maar bewaren?
Marco Klerks: ”Het gevaar met ad hoc beslissen of je iets gaan bewaren of weggooien is dat de business nooit voor weggooien zal kiezen, omdat er altijd een risico aan zit als je iets weggooit. Het helpt in de praktijk heel erg als je met de business praat en je zegt: het moet van de archiefwet.”
Erik Saaman: “Dat helpt helemaal niet.”
Marco Klerks: “Absoluut wel. Het helpt als je verwijst naar een concept van de vernietigingslijst en uitlegt welke de wettelijke bewaar- of vernietigingstermijn we hanteren.”
Erik Saaman: “Mijn ervaring is het omgekeerde. Uitgaan van het belang van informatie voor de business, niet voor de wet. Ik wil ook pleiten voor selectie by design. Juist op het moment dat je met de ontwerpers van je informatiesysteem in gesprek bent, weten zij heel goed wat het belang is voor het businessproces. De mensen in het werkproces weten dat veel beter te beoordelen.”
Marco Klerks: “Ik zeg ook: verzin het van tevoren. Het werkt niet om achteraf te gaan opschonen. Een ander zorgpunt is: waarom zou je nog vernietigen? Op dit moment is daar maar één reden voor en dat is de AVG.”
Erik Saaman: “En de kosten.”
Eric, merk jij dat geld een reden is om te vernietigen?
Eric Burger: “Nee. Er is wel het besef dat als je overhevelt naar de cloud je andere kosten maakt en dat kosten wijzigen, maar dat is geen reden om de hoeveelheid informatie te gaan beperken. Dat is meer het besef dat als het goedkoper kan we het wel naar de cloud brengen.”
Marco Klerks: “Dat zie je bij migraties naar andere systemen ook. Dan wordt ineens gedacht ‘ach dan kunnen we ook wel opruimen’.”
Eric Burger: “De keuze om te vernietigen ligt in organisaties vaak bij wetgeving die gerespecteerd moet worden. De vraag waaróm je iets zou moeten vernietigen wordt helemaal niet meer gesteld. Het zou moeten gaan over belangenafweging. Privacy is een belangenafweging.”
In welke mate sluit aan de gedachte van Open Overheid en de WOO [Wet Open Overheid, red.] aan bij archiveren by design? Dus dat we aan de voorkant al kijken welke informatie we meteen beschikbaar stellen voor de burger of bedrijven?
Erik Saaman: “Als je privacy by design en archivering by design hebt, dan heb je ook openbaarheid by design. Daar moet je bij het ontwerpen van je informatiesystemen ook over nadenken. Daar kunnen we veel aan hebben. Bij archiveren by design is het heel belangrijk dat je de secundaire gebruikers in kaart hebt gebracht, dus dat je weet wie het archief nog gaat raadplegen. Die wil je ook aan tafel hebben. Maar dat gesprek gaat bijna altijd over intern gebruik, interne stakeholders. Ik weet niet of dat komt omdat het lastig is om externe stakeholders aan tafel te krijgen om mee te denken. Maar men vindt het volgens mij eng en moeilijk, ook om daar geld voor vrij te maken. Om informatiesystemen open te gaan maken, dat is nog een groot stapje.”
Eric Burger: “Openbaar beschikbaar stellen en beveiligen heeft grote financiële consequenties.”
Marco Klerks: “Dat valt best mee. Gemeenten publiceren al heel veel informatie die niet verplicht is. De WOO gaat voor een aantal categorieën verplicht stellen dat je die openbaar moet maken. Waar zitten die stukken? Hoe zien die eruit? Tachtig procent van wat de gemeente doet, raakt de burgers. Er staan overal namen in. Hoe kun je die zo makkelijk mogelijk anonimiseren? Ga je daar kunstmatige intelligentie voor inzetten? Voor de overheid is de impact van de informatie die je openbaar maakt voor de buitenwereld nog onzeker. Dat speelt nog heel erg.”
Ten slotte, vat eens heel kort samen: wat gaan jullie vanuit je eigen praktijk komend jaar doen met archivering by design?
Eric Burger: “Ik ga verder met het promoten van het idee dat het nodig is om überhaupt straks nog iets terug te vinden. Mijn klanten gaan merken dat je een aantal van die klassieke gedachten over archivering moet verlaten om überhaupt nog iets in je archief te krijgen.”
Marco Klerks: “Ik ga volgend jaar aan de slag met de WOO, om alle informatiestromen te stroomlijnen zodat het op één plek beschikbaar komt. Openbaarheid by design speelt dus. En datalekken spelen ook, dat is echt een nachtmerrie. Ik wil ook nog toevoegen dat we het in deze discussie erg gehad hebben over ons vakgebied, maar ik realiseer me dat we nog meer die business moeten opzoeken. Dat zijn de gebruikers en daar doen we het voor.”
Erik Saaman: “Daar ben ik het helemaal mee eens.”
Is archivering by design een trend of praten we daar over vijf jaar nog steeds over in positieve zin?
Erik Saaman: “Laten we hopen dat we er over vijf jaar niet over praten, maar het gewoon doen.”
Wie is wie?
Eric Burger heeft een eigen adviespraktijk, Eric Burger documentmanagement. Als consultant voor SharePoint en Office365 ondersteunt Burger digitaal werken en digitaal archiveren met onafhankelijk advies, projectmanagement en trainingen. “Ik noem mezelf tegenwoordig informatie governance- en compliance-specialist.”
Erik Saaman is adviseur en projectleider digitale archivering bij het Nationaal Archief. “Ik noemde mijzelf vroeger informatietherapeut. Ik help mensen met informatieproblemen. Ik zie mijzelf als een hertaler van het archiefdenken. Net als het vertalen van Engelse songteksten naar het Nederlands; je vertaalt het niet letterlijk maar je geeft er invulling aan met dezelfde emotionele waarde.”
Marco Klerks is recordmanager bij de gemeente Rotterdam. Daar houdt hij zich bezig met informatiebeheer ‘in de breedste zin van het woord’. Voorheen werkte Klerks als informatie-architect bij de gemeente Den Bosch waar hij het management adviseerde over het informatie- en applicatielandschap. Klerks is redactielid van Od.
Marijke van den Bogaard-Groeneveld
redactielid Od
