Met de implementatie van M365 worden er nieuwe componenten toegevoegd aan het applicatielandschap van de overheid. Omgevingen als SharePoint en Teams worden onderdeel van de overheidsinformatiehuishouding. Deze omgevingen voor de eerste keer inrichten biedt overheidsinstanties een uitgelezen kans om archiveren by design toe te passen en de archivering binnen M365 van tevoren in te richten.
Een van de eerste keuzes om te maken, is waarvoor je M365 gaat inzetten. Voor veel overheidsinstanties is Teams een plek om samen in documenten te werken voor deze documenten in een zaaksysteem worden gezet. Er zijn inmiddels ook organisaties die Teams en SharePoint zelf als zaaksysteem hebben ingericht. De inrichtingskeuzes hebben invloed op welke features er nodig zijn voor het optimaal functioneren van het systeem. Ook bepalen deze keuzes welke licenties voor M365 aangeschaft moeten worden; licenties E3+ en E5 bieden meer functionaliteiten voor informatiebeheer dan E3. Afhankelijk van de inrichting dient het informatiebeheerproces vormgegeven te worden. Hierbij zijn de volgende onderdelen van belang.
Inrichting systeem
Definieer de scope van je systeem en de verschillende elementen in M365. Hoe je het systeem inricht, heeft invloed op deze definities. Bij een zaakgericht ingerichte M365-omgeving kunnen sites, hubsites en subhubsites gebruikt worden om een zaaktype in te richten, terwijl een samenwerkingsomgeving mogelijk alleen een of meerdere sites met een mappenstructuur nodig heeft.
Vervolgens kun je aan de slag met het inrichten van het informatiebeheer in het systeem. Maak afspraken over rollen en rechten van gebruikers (ook externen, denk aan risico’s omtrent het veranderen en verwijderen van bestanden), naamgeving van documenten (denk aan een standaardvolgorde en onderwerpen die in een documenttitel moeten voorkomen), het inrichten van vertrouwelijkheidsniveaus en retentielabels en -niveaus, het wel of niet gebruiken van de bij M365 behorende apps, het inrichten en gebruiken van standaardsjablonen voor management en samenwerking, het gebruik van de prullenbakfunctie, eventuele preserverings- en exportmogelijkheden en welk metadataschema gebruikt gaat worden (en of de basismetadataset in M365 verrijkt moet worden). Voor dit laatste onderwerp ligt MDTO voor de hand.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 28: Microsoft Office 365. Lees hier verder
