Beeld: Pexels
Tekst Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
‘Maar we kunnen het niet verplichten,’ hoor ik geregeld in discussies over ambtenaren die al dan niet in staat zijn hun eigen informatie op een fatsoenlijke manier te beheren. Het gevolg is bekend. Heel veel (en echt heel veel) te archiveren informatie is niet toegankelijk, omdat die is opgeslagen op eigen laptops, afgeschermde netwerkschijven en tegenwoordig de persoonlijke OneDrive, Teams-omgevingen, e-mailboxen en waarschijnlijk ook nog WhatsApp, eigen Dropboxen en Google Drives. En dus niet op de plekken die voor het goed functioneren van een organisatie zijn afgesproken. Of dit dan een DMS, Zaaksysteem of een Microsoft365 SharePoint-omgeving (of wat mij betreft een goed ingerichte netwerkschijf) is, maakt me niet uit.
Het gevolg hiervan zou ik op deze plek niet uit hoeven te leggen. Maar voor de zekerheid toch maar wat voorbeelden. De ministeries deden in 2022 gemiddeld 161 dagen (i.p.v. de vastgestelde 28) over de beantwoording van een Wob-verzoek. We weten dat dit niet is verbeterd sinds Wob Woo werd1. Werkzaamheden kunnen niet voortgaan als een collega tijdelijk uitvalt, omdat we niet bij de informatie kunnen. En uit onderzoek blijkt elk jaar weer dat we veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. 20 Procent zelfs als het gaat om interne informatie!2
Dus misschien is het handig om de veronderstelling dat we werkwijzen niet kunnen verplichten maar eens los te laten. Want het kan echt wel. Een voorbeeld? Als we, voor het werk, gemaakte kosten terug willen krijgen van onze werkgever vullen we een declaratieformulier in. Ik durf een flinke weddenschap aan te gaan met de bewering dat dit een standaard (verplicht) formulier is, met een aantal verplicht in te vullen velden en daarbij verplicht aan te leveren bewijsmateriaal. Doen we het niet volgens de opgestelde regels? Dan wordt er simpelweg niet uitbetaald. En dan vinden we de verplichting opeens heel normaal en is er geen weerstand.
Dat moet toch ook kunnen met het goed en verantwoord omgaan met informatie. Doe je dat niet, doe je gewoon je werk niet goed. Gevolg? Je kunt fluiten naar die extra regel of schaal erbij. Is toch niks vreemds aan? Het gaat wel om het functioneren van de overheid en dus met het vertrouwen in de overheid. Zorgen voor governance en compliance hoort daarbij. Maar als we blijven toestaan dat er zo vrijblijvend met informatie wordt omgegaan, gaan we die slag nooit maken. En daar gaat AI ons ook niet bij helpen!
- Ondraaglijk traag – Analyse afhandeling Wob verzoeken, https://openstate.eu/wp-content/uploads/sites/14/2022/01/Ondraaglijk-traag-280122-def.pdf.
- The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy.
*Deze prikkel verscheen oorspronkelijk in Od 39: Kwaliteitsawards. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
