Er wordt bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) al jaren gewerkt aan de nieuwe Archiefwet. Over de inhoud valt van alles te vinden, en dat doen we als informatieprofessionals dan ook. Waar het veel minder over gaat, is het proces: waarom duurt de wetswijziging eigenlijk zo lang? En hoe houd je als (beleids)medewerker zolang de moed erin? Od besloot op de procesmatige kant van de Archiefwet in te zoomen, want hoe gaat zo’n wetswijzigingen eigenlijk in zijn werk? Een gesprek met Bodien Abels, Jos Elferink en Marieke Klomp van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Het is alweer 8 jaar geleden, in 2016, dat Gert-Jan Segers een motie indiende met het verzoek om de overbrengingstermijn in de Archiefwet sterk terug te brengen. Bodien Abels was er van het begin af aan bij betrokken. Ze schetst wat er toen gebeurde: ‘Eerst kreeg je discussie over de reikwijdte van de motie. Hoe groot of hoe klein willen we dit maken? De eerste reactie van veel mensen was toen dat zij ook nog wel een wensenlijstje hadden liggen als we toch iets gingen wijzigen.’ Allereerst moest uitgezocht worden wat Segers eigenlijk met zijn motie bedoelde en daarna moesten alle stakeholders in kaart worden gebracht. Kortom: veel uitzoekwerk. In haar rol bij het Nationaal Archief was Abels hier toen al bij betrokken: ‘Toen dat alles helder was, gingen we kijken wat al die partijen dan veranderd wilden hebben. Alleen het verkorten van de overbrengingstermijn was een gegeven.’ Ook daarbij ontstond weer ontzettend veel uitzoekwerk, want elke wens heeft weer impact op de uitvoering. En er moet gekeken worden of wensen niet conflicteren met andere wetten en regels. Abels vat samen: ‘Dat moet je dus allemaal hebben uitgezocht voor je definitief kunt beslissen dat je de wet wilt wijzigen. Toen waren we al 2 jaar verder.’
Stuurgroep
Bodien Abels, Jos Elferink en Marieke Klomp sommen op welke partijen bij een wijziging waren betrokken: VNG, Nationaal Archief, IPO, Unie van Waterschappen, OCW, BZK, de RHC’s (Regionaal Historisch Centra), KVAN en de Inspectie. Die moesten van het begin af aan meepraten. Een grote uitdaging was het verschil in impact van de Archiefwet op de rijksoverheid en op de lokale overheden. Zo spelen openbaarheidsbeperkingen of het toezicht in verschillende bestuurslagen een andere rol, met grotere of minder grote impact. Als ministerie moet je goed begrijpen hoe die finesses werken voor je iets aanpast in de wet. Een kleine wijziging kan grote impact hebben. Om hiermee om te gaan werd een grote stuurgroep opgetuigd, met daaronder weer een aantal werkgroepen. Bij al die werkgroepen zaten weer klankbordgroepen. Als voorstellen door alle partijen bekeken waren, gingen de verschillende opties naar de stuurgroep toe. Die gaven dan hun mening. Toen de werkgroepen alles artikel voor artikel hadden doorgeakkerd en het hele verhaal na veel overleggen compleet was, ging het voorstel naar de minister, want die heeft dan het laatste woord. Daarna ging de wet onder andere naar de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Raad van State.
*Dit is het eerste deel van een column uit Od 37. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Beeld: Shutterstock
