Tekst Bas Nieuwenhuijsen
Beeld Hilbert Krane
In veel overheidsorganisaties wordt kennis topdown gereguleerd, vooral om risico’s rond wet- en regelgeving — zoals de AVG en Archiefwet — te vermijden. Maar die controle werkt vaak averechts. Geef medewerkers liever de ruimte én de juiste tools voor persoonlijk kennismanagement (PKM), stellen Martijn Aslander (auteur, spreker en medeoprichter van de Stichting Digitale Fitheid) en Wouter Bronsgeest (duovoorzitter van KNVI en lector aan de Hogeschool Utrecht). Hun pleidooi: geef kenniswerkers de regie terug.
Idealiter vergaren medewerkers kennis en delen die met collega’s, zodat hun informatie de hele organisatie ten goede komt. Maar in de praktijk loopt dat vaak spaak, zo kwam ook onlangs weer naar voren tijdens de tweede Europese PKM Summit in Utrecht. Dat komt, zeggen Aslander en Bronsgeest, in belangrijke mate door koudwatervrees voor wet- en regelgeving die het vastleggen en delen van informatie aan banden lijken te leggen, zoals AVG en Archiefwet. ‘Kennis is in grote organisaties vaak dicht geregeld,’ zegt Aslander. ‘Dat gebeurt van bovenaf, ze voeren een beleid dat bedoeld is om problemen te voorkomen.’ Bronsgeest: ‘Maar al die regels zijn meestal geen probleem, er is vooral een gebrek aan kennis erover.’
‘Er is helemaal geen limiet op denken,’ zegt Aslander. ‘Pas als informatie je hoofd verlaat, als je het toegankelijk maakt en deelt, kun je met regels te maken krijgen. Maar voor jezelf, voor je eigen research bijvoorbeeld, mag je kennis gewoon vastleggen en, voor jezelf, vindbaar maken.’ ‘Daar zit de denkfout die veel wordt gemaakt,’ vult Bronsgeest aan. ‘Er is een groot verschil tussen leren, onderzoeken en zelf informatie opzuigen en die kennis vervolgens formaliseren en delen. Maar dat zien professionals vaak nog onvoldoende.’
Professionals samenbrengen
Een belangrijke oorzaak is volgens beiden de versnippering van kennis en gebrekkige onderlinge communicatie. ‘Ik ben het eens nagegaan: er zijn minstens 30 verschillende stukken wetgeving die met het vergaren, opslaan en delen van kennis te maken hebben,’ zegt Bronsgeest. ‘Dat leidt ertoe dat iedere informatieprofessional wel een stukje van de puzzel heeft, maar overzicht vaak ontbreekt. Om dat te veranderen, moet je professionals samenbrengen. En dan ook inclusief IT’ers, want we hebben elkaar hard nodig, maar we praten eigenlijk nooit met elkaar.’ Noodzakelijk, vindt ook Aslander, die dan ook blij is met de grote belangstelling voor de afgelopen Europese PKM Summit. ‘Dat was eigenlijk meer een World Summit, want er waren maar liefst 175 deelnemers uit 21 landen, verspreid over vijf continenten. Het is een community based event, waarbij iedereen, sprekers en bezoekers, door elkaar heen loopt en met elkaar praat. Een warme, creatieve uitwisseling over slim omgaan met informatie voor persoonlijke groei, research, reflectie en kennis.’
*Dit is het eerste deel van een interview uit Od 45: Informatiebeheer 2030. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
