Producten onder de loep: Moet het scanproces onder de loep?

Wat is er boeiend aan scannen?
Zo’n vijftien jaar geleden wilde ik het als beginnend SOD-docent met mijn studenten natuurlijk over de ontwikkelingen rond digitalisering hebben. Naar mijn zin werd in die tijd digitaliseren te vaak bijna gelijkgesteld aan scannen. Met mijn vraag: “Scannen jullie nog?” probeerde ik dan een ander perspectief te schetsen. Scannen is immers een raar element in het geheel van digitaliseren. Het materiaal dat wij scannen is immers meestal digitaal vervaardigd. Waarom wordt het dan analoog naar de ontvanger gestuurd? Waarom moet die het langs de omslachtige weg van het scannen weer digitaal maken? 

De huidige situatie
Nu we vijftien jaar verder zijn komt nog steeds een flink percentage van de documenten als post binnen. Het scannen is inmiddels meestal wel geregeld in combinatie met een DMS. De Nederlandse DMS-markt wordt gedomineerd door leveranciers die scannen hebben opgenomen als onderdeel of module van hun eigen software. Zij bepalen hoe de hardware en software rond scanning geïnstalleerd moeten worden. Het scannen is daarmee het voorportaal van het registreren van documenten in het DMS. De meeste DIV’ers lijken de belangstelling voor de ontwikkelingen rond het scannen grotendeels verloren te hebben. Het scannen is immers geregeld in het DMS. In mijn ogen is dat niet terecht. DIV moet kritisch blijven kijken of er afspraken met afzenders gemaakt kunnen worden over het digitaal toezenden van documenten. Dat geldt zeker omdat er veel meer geregeld is rond de authenticiteit van digitale documenten dan vijftien jaar geleden het geval was. Denk bijvoorbeeld aan de wet op de elektronische handtekening en de recente ontwikkelingen rond digitale facturen. 
Daarnaast moet DIV naar het scanproces zelf kijken. De laatste jaren is de software voor scantoepassingen veel geavanceerder geworden. DMS-leveranciers hebben hier nog weinig aandacht aan besteed. Het is de vraag of wij DIV’ers niet veel alerter moeten zijn op deze ontwikkelingen.

Ontwikkelingen De belangrijkste ontwikkelingen rond de hardware voor bulkscanning is dat die ook het scannen van documenten in kleur ondersteunt. Nu kleur een steeds belangrijker rol speelt in documenten is het belangrijk dat ook de gescande documenten in kleur zijn.  De ontwikkelingen rond de software zijn nog interessanter. Met name de Free Form-herkenning is sterk verbeterd. Waar het vroeger nodig was dat een bepaald veld exact op een bepaalde positie op een bladzijde stond om het te kunnen herkennen, is dat tegenwoordig veel minder het geval. Andere verbeteringen zitten aan de output-kant. Waar scansoftware vroeger vrijwel uitsluitend TIFF-documenten kon genereren, wordt tegenwoordig veelal PDF/A ondersteund. Daarnaast is het mogelijk om de scans te vergezellen van XML-tags of te verpakken in XML-wrappers. Dit maakt het mogelijk om de doorsluizing naar andere software flexibel te regelen. 
Het is opvallend dat leveranciers van bulkscanners en scansoftware hun pijlen met deze nieuwe ontwikkelingen met name richten op afdelingen die ingekomen facturen verwerken. DIV lijkt wel een beetje aan de zijlijn te staan. Dat er voor DIV ook interessante resultaten behaald kunnen worden wil ik aan de hand van een praktijkvoorbeeld toelichten. 

Praktijkvoorbeeld: dossiervorming vanuit het scannen
Bij de TU Delft was de auteur van dit artikel nauw betrokken bij de inrichting van een proces waarin scannen een belangrijke rol speelt. Elk jaar komen bij de TU Delft enkele duizenden aanmeldingen binnen van buitenlandse studenten. Deze aanmeldingen gaan onder meer vergezeld van kopieën van identiteitsbewijzen, diploma’s en een motivatie waarom ze bij de TU Delft willen studeren. Het zijn documenten met een grote variatie aan formaten, papiersoorten, papierdiktes en tekstkwaliteit. Het zijn ook documenten die je niet zomaar digitaal kunt laten toesturen omdat de authenticiteit ervan moet worden vastgesteld. 
Tot voor kort werden deze documenten ondergebracht in papieren dossiers. Omdat de documenten op verschillende locaties geraadpleegd moeten worden, werd er ook per inschrijving een PDF gemaakt van alle inschrijvingsdocumenten. Dit gebeurde per pagina en vond plaats op een multifunctioneel apparaat voor printen, scannen en kopiëren. Het was een arbeidintensief karwei waarvoor apart medewerkers moesten worden ingehuurd. Ook het doorbladeren van de PDF door de medewerkers die de gegevens moesten gebruiken werd als lastig en tijdrovend ervaren. 
In 2008 heeft de TU Delft een aanvang gemaakt met de implementatie van een DMS. Ook de studentendossiers zullen digitaal worden. Hiermee is een aanvang gemaakt door een volledige herinrichting van de procedure rond de aanmelding van buitenlandse studenten. De procedure werkt nu als volgt: 

• De potentiële student meldt zich aan via een website en krijgt een aanmeldingsnummer in het processysteem. 
• Er wordt een periodieke dump gemaakt van aanmeldingnummers die door middel van XML worden ingelezen in het adressenbestand van het DMS.
• Als de aanmeldingdocumenten binnenkomen (niet alle potentiële studenten melden zich daadwerkelijk aan) worden de documenten gecontroleerd. Bij de controle worden ze per documenttype voorzien van scheidingvellen met een barcode met studentnummer (uit het processysteem) en een vast document.
• Het resultaat is per documenttype een kleurenscan in PDF/A formaat vergezeld van een XML-bestand.
• Het XML-bestand wordt automatisch ingelezen in het DMS. Er wordt gecontroleerd of de student in het adressenbestand is opgenomen. Er wordt een nieuw zaakdossier aangemaakt dat gekoppeld is aan deze student. Per documenttype wordt een documentregistratie aangemaakt en wordt de scan gekoppeld. 

Feitelijk wordt het hele zaakdossier van de voorinschrijving automatisch aangemaakt en geregistreerd. Hiervoor moest de TU Delft wel een investering doen maar die zal snel terugverdiend worden. 
De investering bestond uit de volgende componenten: 

• Een aparte nieuwe scanner voor de studentenadministratie (Fujitsu FI 6770). Vanwege de specifieke voorbereiding van de scans werd het niet wenselijk geacht het scannen op de postkamer te doen.
• Geavanceerde software voor veldherkenning. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Kofax Transformation Modules. Dit is software die op een server draait en meerdere scanners en scanbatches kan bedienen. Aan de kant van de Client draait Kofax Capture (tot voor kort Ascent Capture geheten). De gebruiker werkt op dezelfde manier met Kofax Capture als eerder zonder Transformation Modules. Het enige is dat er een validatie wordt ingebouwd op basis van de veldherkenning. Het startscherm van de validatie ziet er als volgt uit:

  
   
  Als de validatie mislukt, verschijnt er een waarschuwing en kan de gebruiker alsnog corrigeren. 

• Aanschaf van een XML-importmodule bij de DMS-leverancier (Decos) en het investeren in het leren bedienen van deze module. 
  De investering in de XML-importmodule heeft tot gevolg dat de TU Delft geen gebruik meer hoeft te maken van de scanmodule van de DMS-leverancier. Daardoor is het mogelijk om volgens het principe van best of breeds zelf de beste scan- en OCR-software te kiezen en tevens eenvoudig andere scantoepassingen te implementeren. Dat zou bijvoorbeeld kunnen gelden voor personeelsdossiers. 

De XML-import biedt trouwens mogelijkheden die veel verder gaan dan de import van scans zoals koppeling met externe pakketten maar dat is wellicht stof voor een ander artikel. 

Conclusie
Er kan zowel kwaliteitswinst als verbetering van efficiency worden behaald door het scanproces opnieuw onder de loep te nemen. Scanoutput in kleur en rechtstreeks scannen naar PDF/A zijn voorbeelden van kwaliteitswinst. 
Het management van uw organisatie zal waarschijnlijk meer aangesproken worden door verbetering van efficiency. De hierboven beschreven case van de TU Delft geeft aan dat er op dit vlak veel winst behaald kan worden. In dit voorbeeld hoeft er zelfs in het geheel geen registratie meer plaats te vinden van het zaakdossier van de inschrijving van studenten en van de documenten in dit dossier.

Wim Helder, Helder Communicatie
info@helder.com

Vacatures

Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement

Gemeente Ede
36 | Ede

Teamleider Informatievoorziening (2 FTE)

Provincie Utrecht
36 | Utrecht

Meer vacatures >>

Magazine

Meer magazines >>