Producten onder de loep: Waarom werken we nog niet integraal digitaal?

Wat heeft het eerste decennium van dit millennium ons gebracht?

Wat heeft het eerste decennium van dit millennium ons gebracht?
Al enkele jaren schrijf ik in deze rubriek enthousiast over produc­ten die voor ons vakgebied van belang kunnen zijn maar het laat­ste jaar was ik een beetje bang dat ik uitgeschreven raakte. Tijd om na te denken dus. Dat heb ik gedaan en de conclusie is dat er heel veel bereikt is, maar dat integraal digitaal werken nog een weg te gaan heeft. Dat is voor een deel te wijten aan producten die er nog niet klaar voor zijn, maar ook in meerdere of mindere mate aan DIV, aan ICT en aan de bestuurlijke organisatie. Alle drie richten ze zich vaak liever op de korte termijn dan op de lange.

In dit artikel zal ik kort kijken wat er het afgelopen decennium gebeurd is en waar we de komende tien jaar naar toe zouden kunnen gaan. Dat laatste is natuurlijk altijd speculatief. Zo heb ik tien jaar geleden de visie aan het papier toevertrouwd dat een vorm van een internetbrowser de rol van Windows als besturings­systeem geheel zou overnemen. Maar Windows is anno 2010 nog springlevend en Windows 7 lijkt in het bedrijfsleven (en wellicht ook bij de overheid) een veel zonniger toekomst tegemoet te gaan dan zijn voorganger Vista.  

Het afgelopen decennium
Hierbij een fragmentarische schets van relevante ontwikkelingen voor documentaire informatie in het afgelopen decennium:

E-mail en internet
De grootste verandering van de afgelopen tien jaar binnen de informatievoorziening van de overheid is mijns inziens het gebruik van e-mail en internet als volwaardig communicatiemiddel. Je ziet nog wel eens een disclaimer onder een mailtje staan, maar de praktijk is dat steeds meer formeel verkeer via e-mail gaat. Helaas beschouwt DIV het nog lang niet altijd als een hoge prioriteit om vat op de archivering van e-mail te krijgen.
Ook de ontwikkeling dat steeds meer verkeer met de overheid via internet kan plaatsvinden, heeft zich het afgelopen decen­nium voltrokken. Steeds vaker wordt een werkproces gestart met een webformulier. Ook hier heeft DIV de automatische opslag en archivering van het initiële formulier niet altijd geregeld.

DSP en zaaktypencatalogus
Het afgelopen decennium heeft ons het Documentair Structuur Plan gebracht. De zaaktypencatalogus is een recentere ontwik­keling. Beide producten beogen informatie te ordenen op basis van werkprocessen. Informatieorganisatie op basis van een DSP of zaaktypencatalogus brengt de vorming van archiefdossiers naar de voorkant. Het ambacht van dossiervormer is aan het verdwij­nen. De ene organisatie is al vrij ver in het proces van de zaakdos­siervorming, de andere zet schoorvoetend de eerste stappen.

DMS en RMA
Tien jaar geleden hadden veel overheidsorganisaties nog een DIS, een documentair informatiesysteem. Daarin waren uit­sluitend metadata van documenten opgenomen. Tegenwoordig is een DMS, een Document Management Systeem gangbaar. Documenten worden daarin digitaal opgeslagen. Toch is er nog maar een beperkt aantal organisaties dat kan zeggen dat ze één DMS hebben waarin alle documenten worden opgeslagen. Veel applicaties voor gespecialiseerde processen, zoals het verlenen van vergunningen, slaan documenten nog op in hun eigen omgeving. Ook zijn er documenten die nog buiten het DMS blijven zoals grote tekeningen. Het aantal overheidsorganisaties dat naast een DMS een RMA, Records Management Applicatie, geregeld heeft is nog veel schaarser.

Apparatuur
Aan de apparatuur in onze kantooromgeving is eigenlijk niet zo heel veel veranderd. Toegegeven de beeldbuis is vervangen door een flatscreen en veel medewerkers hebben een laptop. De agen­da is elektronisch en staat ook op het mobieltje. Het mobieltje is tegenwoordig ook met het (draadloze) internet verbonden, daar­door kun je er ook je mail op lezen en schrijven maar dat is nog wel gepriegel. Thuiswerken op het netwerk van het kantoornet is soms mogelijk maar we komen nog steeds massaal naar onze kantoren.

Het komende decennium

Zaakdossiersysteem
Over de naam mag gediscussieerd worden maar de komende tien jaar moet het toch echt gaan lukken met het integrale systeem voor zaakdossiers. Zaken ontstaan op basis van werkprocessen( in de midoffice of de backoffice) en documenten vormen de neerslag van die zaken. Documentregistratie zal nagenoeg geheel verdwijnen. Ingekomen documenten zullen hooguit als triggers voor een zaak worden geregistreerd. Interne en uitgaande documenten worden automatisch op basis van een zaak gestart en vastgelegd op het moment dat er gekozen wordt voor opslag. Die opslag zal integraal digitaal geregeld worden. Ook alle, voor de overheidsorganisatie relevante archiefverzamelingen uit het verleden zoals dossiers zul­len digitaal ontsloten zijn.
Het los starten van Office-software zal verdwijnen. Documenten worden gemaakt omdat ze van belang zijn in een zaak of een pro­ject en worden opgeslagen in het DMS, dus niet op een netwerk­schijf en al helemaal niet op een persoonlijke schijf. Natuurlijk kan een medewerker aangeven dat een document nog in ontwikkeling is, maar ook dan moet een document in een context zijn onder­gebracht zodat bewaring en vernietiging of het bereiken van de archiefstatus is geregeld.
Opmaak van documenten vindt pas plaats op het moment dat dit relevant is en het starten van sjablonen wordt vanuit de zaak gere­geld. Digitale handtekeningen gaan deel uitmaken van het proces.

Dossiers zijn altijd en overal beschikbaar
Dossiers zullen altijd en overal beschikbaar zijn voor medewer­kers en derden die daar op grond van hun rol in het werkproces toe geautoriseerd zijn. Het delen van informatie met derden stelt grote eisen aan de beveiligingsstructuur maar het is essentieel voor ketenprocessen.
Dossier- en documentstatus worden geautomatiseerd doorgegeven aan de partijen die daar op grond van vooraf gedefinieerde criteria recht op hebben of in geïnteresseerd zijn.
De medewerker en de betrokkenen kunnen documenten raadplegen op de plek die zij kiezen. Voor medewerkers zal dit nog regelmatig een kantooromgeving zijn, omdat persoonlijk contact van groot belang is bij samenwerken. De apparatuur voor flexwerken zal in ieder geval een of andere bruikbare vorm van elektronisch papier moeten leveren. Zolang die er niet is, zal er nog heel wat printerinkt en papier gebruikt worden.

Conclusie
Ik begrijp dat ik het risico loop dat iemand over tien jaar dit artikel nog eens oppakt, het liggend op de bank doorbladert op zijn elek­tronisch ‘papier’ en hard in de lach schiet omdat de voorspellingen veel te voorzichtig of juist veel te optimistisch waren.
Toch probeer ik een aantal conclusies te trekken rond de ontwik­kelingen van het vak van de Documentaire Informatie. De ‘V’ van ‘verzorging’ zal definitief verdwijnen. We verzorgen in ons vak geen informatie meer, maar organiseren de verzorging en voeren audits uit om te kijken of dit goed gaat in de dynamische omgeving en de archiefomgeving.
Om digitaal werken echt mogelijk te maken zijn technische ont­wikkelingen nodig. Denk hierbij aan elektronisch papier. Voorlopers ervan in de vorm van Tablet PC’s en E-book-readers worden steeds beter. Spraakherkenning is nodig om telefonische documenten doorzoekbaar te archiveren. Of dat onhandige ding dat we nu mobieltje noemen nog bestaat, weet ik niet. Het ding is te groot voor spraak en te klein om er een fatsoenlijke tekst op te lezen.  Op het gebied van de toegang tot dossiers en via die dossiers de documenten, liggen er nog grote uitdagingen in het bepalen van toegang maar ook in het bepalen van authenticiteit voor de korte en lange termijn. Op dit terrein dat in veel overheidsorganisaties nog te weinig ontgonnen is, liggen voor slimme (documentaire) informatiespecialisten grote uitdagingen.
Kortom, er valt nog veel te organiseren maar ook op het gebied van apparatuur en software is er voor de documentaire informatie nog genoeg te ontwikkelen. Genoeg voor een nieuw decennium ‘Producten Onder de Loep’. Ik heb er zin in.

PS. Na lezing van dit artikel zult u begrijpen dat ik niet verwacht dat Od het decennium in papieren vorm vol maakt.

info@helder.com

Wim Helder, Helder Communicatie