Beeld Pixabay
Metadata – gegevens over informatie – worden steeds belangrijker. Door goede toepassing van metadata wordt overheidsinformatie beter vindbaar, beschikbaar, toegankelijk, interpreteerbaar, betrouwbaar, uitwisselbaar en herbruikbaar.
De overheid bestaat uit meer dan 1.600 verschillende organisaties, die allemaal werken met informatie in hun bedrijfsprocessen. Daardoor is de verscheidenheid aan metadata groot, terwijl tegelijkertijd een aantal generieke metadata in elk bedrijfsproces voorkomt. Daarom is het zinvol om afspraken te maken over generieke (of gemeenschappelijke) metadata, zodat het eenvoudiger wordt om informatie te vinden, uit te wisselen en te (her)gebruiken. Deze afspraken hebben vaak de vorm van standaarden. Standaarden maken het uitwisselen van informatie eenvoudiger, zowel tussen als binnen overheidsorganisaties. Het voorkomt dat de uitwisselende partijen telkens opnieuw afspraken moeten maken, en maakt het (her-)gebruik van de informatie eenduidig. Ook voorkomt het gebruik van open standaarden leveranciersafhankelijkheid.
Voorbeelden van standaarden zijn: Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) voor de vastlegging en uitwisseling van overheidsinformatie, Thesauri en Ontologieën voor Overheidsinformatie (TOOI) voor publicatie van overheidsinformatie of standaarden voor Geo-informatie. Elke organisatie is volgens de Archiefregeling verplicht een metagegevensmodel te hebben. En moet daarbij afspraken maken welke standaarden ze moeten en gaan gebruiken bij hun bedrijfsprocessen en hoe ze met de velden en attributen daarvan omgaan.
Jaap Haenen. Beeld RDDI
Overheidsbrede werkgroep
Omdat velden en attributen in standaarden elkaar soms overlappen, is dat niet eenvoudig. De standaarden zijn veelal organisch ontstaan en nu het er steeds meer worden en vaker verplicht worden, is afstemming aan de voorkant steeds belangrijker. Ook vanwege de toenemende samenhang tussen ict-systemen. Slechts een beperkt aantal van de metadatastandaarden worden verplicht opgelegd via opname op de “Pas toe of leg uit-lijst” van Forum Standaardisatie. Er zijn vele standaarden voor metadata, zodat soms onduidelijk is:
- welke standaarden er zijn en wat voor type standaard het is (generiek of specifiek);
- waarvoor ze gebruikt kunnen (of moeten) worden;
- hoe ze zich tot elkaar verhouden: is er bijvoorbeeld overlap met andere standaarden;
- hoe systemen en applicaties ingericht kunnen worden volgens de geldende standaarden;
- hoe metadata als kans kunnen worden benut in plaats van als wettelijke last.
Met een overheidsbrede werkgroep van informatieprofessionals en architecten zijn vele vraagstukken ten aanzien van metadata geïnventariseerd. Zie Noraonline.nl/wiki/Synthese_werksessie_metadata_op_12_december_2023.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 39: Kwaliteitsawards. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
