Roadmap voor digitaal informatiebeheer

Waarom kijken naar de roadmap?

Waarom kijken naar de roadmap?
Digitaal archiveren ligt ons informatiebeheerders al langere tijd zwaar op de maag. Al meer dan twintig jaar roepen we onder meer in ons eigen vaktijdschrift Od dat er iets mee moet gebeuren. In de praktijk zijn we er meestal volop mee aan de slag gegaan. Niet zelden worden er grote bedragen besteed aan het aanschaffen van systemen voor digitaal documentbeheer en nog veel meer geld aan het inrichten ervan. Helaas zijn de successen zelden volledig en is er soms zelfs sprake van een volledige mislukking van dergelijke systemen in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer. In veel organisaties lijken informatiebeheerders de grip op het totale digitale informatiebeheer te verliezen en zich slechts te concentreren op deelaspecten.

De inhoud van de roadmap
De roadmap die Van Heijst biedt, is gebaseerd op een messcherpe analyse van een problematiek die in veel organisaties heerst. Het boek is voor dergelijke taaie kost redelijk vlot geschreven, maar het zijn vooral de inhoud en de voorbeelden die er een smakelijk maal van maken.
Meteen het eerste hoofdstuk draagt als titel ‘Een onbeheersbare situatie die wordt genegeerd’. Daarin worden informatiebeheerders met de neus op de feiten gedrukt, namelijk het falend beheer van grote delen van de digitale informatie. Het hoofdstuk eindigt met vier doelstellingen voor de roadmap voor efficiënt digitaal informatiebeheer, ongeacht het technische platform waarbinnen dit wordt gerealiseerd, namelijk:

• Wat is er nodig op het gebied van procedures en afspraken?
• Wat zijn de technische voorwaarden voor het realiseren van digitaal informatiebeheer?
• Dienen wij ernaar te streven om alle digitale dossiers en digitale documentenreeksen te centraliseren in één technisch platform of kunnen digitale dossiers in verschillende systemen worden beheerd?
• Kan een beslissingsmodel worden uitgewerkt over de aanpak, dat die aanpak onderbouwt?

Het tweede hoofdstuk gaat nader in op de problematiek van het digitaal samenwerken. Het duidt al op de oplossingsrichting die Van Heijst zoekt om informatie op een centrale plek met een ‘druk op de knop’ vindbaar, duurzaam bewaarbaar en reproduceerbaar te maken. Niet in een nieuw systeem, maar in goede procedures en goede afspraken die verankerd zijn in het werken van de organisatie.

Het derde hoofdstuk stelt de zaak centraal als eenheid van ordening voor digitaal werk in een dossier. Dat is een weinig verrassende insteek die goed aansluit bij de opvattingen over archiveren die onder meer vanuit KING, het kwaliteitsinstituut voor gemeenten, worden gepropageerd. Het hoofdstuk eindigt met een checklist voor de kwaliteit van digitale dossiers. Veel organisaties zullen toegeven dat ze nog wel wat zullen moeten doen voordat hun dossiers voldoen aan alle hoofdcriteria die daar genoemd worden: volledig, uniek, logisch en helder gestructureerd, beveiligd, actief beheerd, tijdig afgesloten en geschoond, tijdig overgedragen.

In het vierde hoofdstuk komen de eisen aan een structuur voor digitaal informatiebeheer aan de orde. Allereerst wordt aandacht besteed aan de noodzakelijke structuur in de vorm van een classificatiestelsel. Daarna komen de taken aan bod met als belangrijkste die voor de informatiebeheerder. Ook procesverantwoordelijken, de recordmanagers, managers, ICT’ers en de archivaris, hebben hierin een taak.

Vanaf het vijfde hoofdstuk begint de roadmap met het uitwerken van een oplossing. Dit is de kern van het boek. In paragraaf 5.1 wordt de afweging gemaakt of een organisatie wel of geen DMS nodig heeft. De nadelen van een DMS worden uitvoerig belicht en weggestreept tegen de voordelen van een mappenstructuur. Van Heijst trekt hier de conclusie dat een goede structuur voor het archiveren veel belangrijker is dan de technologie van bijvoorbeeld een DMS en andere toepassingen zoals een zaaksysteem. Ten aanzien van het primaat van de structuur is zijn betoog overtuigend. Zijn visie op de mogelijkheden van een zaaksysteem en zaakgericht werken is naar mijn menig te beperkt.

Het volgende hoofdstuk draagt als titel ‘Beslissingsmodel’. Dat is een beetje misleidend want eigenlijk was voor degenen die meegaan in de redenering van Van Heijst de beslissing al in het voordeel van de mappenstructuur uitgevallen. Een beschouwing van de functionele eisen, de gebruiksvriendelijkheid, de zelfredzaamheid (lees: onafhankelijkheid van een leverancier) en de kosten ondersteunt die alleen maar.

Het hoofdstuk over de inrichting begint met het informatiestructuurplan. Het model-DSP dat Van Heijst in het verleden bedacht heeft, kan hierbij zeer goede diensten bieden. Terecht constateert van Heijst dat je met een goede mappenstructuur bijna alle informatie kunt vastleggen op een manier die de gebruiker minstens zo veel voordelen biedt als een DMS. Dat geldt zeker als de mappenstructuur uitgerust wordt met een hulpmiddel voor controle, zoals de RecordsManagementTool van VHIC.

Dat een zaaksysteem wel degelijk een grote bijdrage kan leveren aan dossiervorming in het systeem zelf, of in een mappenstructuur of in een simpel DMS, wordt hier toch wel een beetje over het hoofd gezien. Het succes van een mappenstructuur staat of valt met de gebruiker die de documenten in een map stopt. Doet die dat niet, dan heeft de informatiebeheerder achteraf een forse klus. Een zaaksysteem met een geautomatiseerde workflow legt het beheer van documenten binnen de uitvoering van een taak in een werkproces. Documenten zijn een trigger voor processtap of het resultaat ervan. In beide gevallen groeit het dossier met de taakuitvoering zonder dat de gebruiker bewust aan dossiervorming doet.

Het laatste hoofdstuk geeft een opsomming van de taken van een informatiebeheerder bij een mappenstructuur. Ook bij een mappenstructuur als hulpmiddel blijft een belangrijke taak voor de informatiebeheerder weggelegd.

Conclusie
De Roadmap voor digitaal informatiebeheer biedt naar mijn mening een zeer goede analyse van de problematiek van het digitaal informatiebeheer. De geboden route is zeker een weg naar de oplossing van de problemen die veel organisaties hebben met digitaal informatiebeheer. Toch heb ik het gevoel dat het bewandelen van deze route uiteindelijk niet de beste weg naar digitaal informatiebeheer is. Daarvoor is het toch te veel een boek met een visie op de handeling van het archiveren in plaats van het archiveren als automatisch gevolg van taakuitvoering. Het beheer van digitale dossiers is naar mijn mening beter te regelen met de workflow van een zaaksysteem.

Laat deze overwegingen u niet afleiden van de grote verdienste van het boek. Het ter discussie stellen van de gangbare manieren en systemen voor digitale archivering en het bieden van kaders om het beter te doen is een grote verdienste. Alleen daarom al zou dit boek verplichte kost moeten zijn voor elke informatiebeheerder die worstelt met digitale documenten.

Info@helder.com, Wim Helder is oprichter van Helder Communicatie.