Tekst Pieter Verbeek
Beeld Rijksoverheid/RDDI
De aanpak The whole system in the room krijgt binnen de rijksdienst steeds vaker een centrale rol bij de benadering van complexe informatievraagstukken, zoals de archivering van e-mail, chatberichten en sociale media. Van beleidsmakers tot privacy-juristen, deze methodiek brengt alle relevante betrokkenen bij een opgave letterlijk en figuurlijk aan één tafel. Zo ontstaat er meer wederzijds begrip en dat leidt tot betere, gedragen oplossingen.
Jochem Feekes, als projectleider nauw betrokken bij diverse archiveringsprojecten binnen het programma RDDI, is enthousiast over de aanpak. ‘We werken rijksbreed over disciplines heen, dus deze methodiek past perfect bij ons programma. Als ieder vanuit z’n eigen koker oplossingen bedenkt botsen de belangen. Alleen samen kom je verder.’ Hij ziet dat The whole system in the room-aanpak al zijn vruchten afwerpt: bij het project chatarchivering werd met de methode een succesvol afgeronde pilot uitgerold, die nu de basis vormt voor de verdere implementatie; bij het project sociale media-archivering heeft deze methode tot een breed gedragen oplossingsrichting geleid. Feekes: ‘Daarin hebben we gezamenlijk drie vragen beantwoord: wat moet, wat mag en wat kan?’
Voor wie zelf aan de slag wil met deze aanpak, zijn er vijf stappen te nemen:
- Breng het systeem in kaart Wie beïnvloedt of wordt geraakt?
- Organiseer een gezamenlijk startmoment Geen kick-off met PowerPoints, maar een werkbijeenkomst waarin perspectieven botsen.
- Werk iteratief Werk in stappen en reflecteer steeds gezamenlijk op wat werkt en wat niet.
- Deel de voortgang actief Betrek je stakeholders, zowel horizontaal als verticaal.
- Vier successen samen Zorg dat behaalde resultaten ook gedeeld en gevierd worden.
*Dit artikel verscheen in Od 45: Informatiebeheer 2030. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
