De vlag kon op 19 mei 2008 in Oss gehesen worden, toen de provinciale archiefinspecteur, mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, namens Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, het besluit nam om een machtiging voor de substitutie van te bewaren archiefbescheiden af te geven.
De gemeente Oss had een verzoek gedaan – en heeft toestemming gekregen – om zeven soorten inkomende archiefbescheiden digitaal te archiveren:
De vlag kon op 19 mei 2008 in Oss gehesen worden, toen de provinciale archiefinspecteur, mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, namens Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, het besluit nam om een machtiging voor de substitutie van te bewaren archiefbescheiden af te geven.
De gemeente Oss had een verzoek gedaan – en heeft toestemming gekregen – om zeven soorten inkomende archiefbescheiden digitaal te archiveren:
- Aanvragen bouwvergunning;
- Aanvragen sloopvergunning;
- Aanvragen aanlegvergunning;
- Monumentensubsidie voor een gemeentelijk monument;
- Monumentenvergunning voor een gemeentelijk monument;
- Monumentenvergunning voor een rijksmonument;
- Bouwstoffenbesluit/besluit bodemkwaliteit.
Samenwerking
Zo’n beslissing wordt niet zomaar genomen, dat is duidelijk. Je weet als gemeente immers dat je in de voorhoede opereert en dat daar niet alleen voordelen maar ook nadelen aan kleven. Je hebt nagenoeg geen referentiekader en je kunt op bijna geen enkel voorbeeld terugvallen. Hoe heeft Oss het dan toch voor elkaar gekregen om die machtiging tot substitutie te verkrijgen? De rode draad daarin is spoedig te herkennen, het gaat vooral om samenwerken.
Even terug in de tijd. Al in 2006 heeft het Concern Management Team (CMT) van gemeente Oss een belangrijk besluit genomen: digitaal gaat boven analoog. Dit besluit is nadrukkelijk bekend gemaakt binnen de organisatie en heeft ook een rol gespeeld bij het invoeren van onder andere het nieuwe kantoorconcept. Elke medewerker heeft in principe maar één strekkende meter fysieke archiefruimte ter beschikking.
De projectorganisatie om de machtiging tot substitutie te realiseren, bestond uit diverse disciplines:
- Vakafdeling (management en medewerkers)
- Projectmanagement
- Informatisering en automatisering
- Documentaire informatievoorziening
- De archivaris (Het Brabants Historisch Informatie Centrum, afgekort BHIC)
- De Provinciale Archiefinspectie
- De leverancier van het DMS (Unisys)
Allereerst heeft men gekozen voor de generieke inrichting van het Document Management Systeem (DMS) door het vaststellen van metadata, documenttypen, gebruikersgroepen, een DSP-structuur volgens VHIC/Sdu en het samenstellen van een generiek zoekscherm. Daarna is men gestart met het inrichten van een drietal pilots. Hierbij is bewust gekeken naar ingekomen archiefdocumenten, die op termijn vernietigbaar zijn. Het ging daarbij om processen als aanvragen levensonderhoud, bezwaarschriften belastingen en inkomende facturen.
Omdat in deze procedure de archivaris een advies moest uitbrengen, was overleg met onze eigen archivaris en het BHIC zeer belangrijk. We hebben eveneens de Provinciale Archiefinspectie gevraagd om hun advies. Beide instanties zijn dus betrokken geweest bij de totstandkoming van ons eerste handboek en de inrichting daarvan. Noodzakelijk want, zoals al eerder gezegd, hadden wij in Oss nagenoeg geen referentiekader en voorbeelden waaruit we konden putten.
Eindelijk: groen licht!
Er is dus vaak overlegd met zowel BHIC als de Provinciale archiefinspectie. En, niet onbelangrijk, wij hebben in de pilotfase een werkend systeem laten zien. Eind 2006 is het handboek formeel door het managementteam van de gemeente Oss vastgesteld en is een verzoek om advies over de aanvraag tot substitutie naar de archivaris gestuurd. En hoewel dat niet noodzakelijk was, is er een verzoek om advies naar de Provinciale Archiefinspectie gestuurd. Naast genoemde partijen hebben wij als gemeente Oss ook nadrukkelijk externe partijen geraadpleegd zoals de accountant, de inspectie werk en inkomen, het arrondissementsparket en de rechtbank in ’s-Hertogenbosch.
Op 22 januari 2007 kregen we het groene licht van onze archivaris. Deze gaf aan dat hij akkoord ging met de in het handboek beschreven procedure. De Provinciale Archiefinspectie sloot zich volledig aan bij het advies van het BHIC.
Na dit groen licht van de archiefinspectie, en de officiële bezwaar procedure waarin geen bezwaren naar voren zijn gekomen, mochten dus daadwerkelijk de fysieke, gescande, ingekomen documenten vernietigd worden. Daarvan is ook een verklaring van vernietiging opgesteld. De daadwerkelijke vernietiging is tevens het tijdstip waarop je formeel kunt spreken dat substitutie heeft plaatsgevonden. Het gescande document geldt nu als wettelijk authentiek archiefstuk.
Substitutie te bewaren documenten
In de loop van 2007 is het plan uitgewerkt om ook voor deze categorie archiefbescheiden de procedure van substitutie te doorlopen. De procedure komt in grote lijnen op hetzelfde neer als bij de vernietigbare archiefbescheiden. Het grote verschil zit hem vooral in de beslissende instantie. Gedeputeerde Staten moeten daarover beslis sen, op advies van de Provinciale Archiefinspectie. Onze archivaris, het BHIC, moest echter eerst een positief advies uitbrengen. Dat positieve advies, moest samen met het handboek digitalisering aan Gedeputeerde Staten worden voorgelegd.
In de praktijk betekende dit, dat de proceseigenaar van het proces van o.a. bouwvergunningen, samen met de andere disciplines een projectgroep vormden, die aan de slag ging. De leverancier van het DMS werd wederom betrokken bij dit proces en het resultaat daarvan was dat op een bepaald moment een zogenaamd Solution Design werd vastgesteld. Uiteraard werd de archivaris en de Provinciale Archiefinspectie gevraagd om kennis te nemen van de vorderingen in het DMS.
De destijds ingestelde werkgroep werd weer actief en is in samenspraak met de externe instanties (BHIC en de Provinciale Archiefinspectie) gestart met een aanpassing/aanvulling van het handboek.
Het handboek dat gebruikt werd voor de machtiging tot substitutie van vernietigbare diende dus als basis. Uitgangspunt was één aangepast handboek te maken, dat in feite voor beide categorieën bruikbaar moet zijn.
Bij het beoordelen van de aanvraag om substitutie hebben beide instanties, ieder vanuit hun eigen invalshoek de kwestie van substitutie benaderd. De Provinciale Archiefinspectie lette vooral op het proces van vervanging, terwijl BHIC meer de nadruk heeft gelegd op beheersomgeving waarin de digitale documenten worden opgeslagen. BHIC hanteerde daarbij een aangepaste ‘Vragenlijst voor het beoordelen van DMS/RMA-applicaties op grond van archiefwettelijke eisen’ (opgesteld door de Erfgoedinspectie in de periode maart augustus 2006). Tevens is gelet op de concept NEN 2082-norm, die vooral ingaat op RM-functionaliteiten.
Op 17 maart 2008 is het formele verzoek om advies uit te brengen, van de bij de inleiding genoemde zeven processen, naar het BHIC gestuurd. Zij hebben op 10 april 2008 een positief advies uitgebracht. Een dag later is op 11 april een formeel verzoek richting Gedeputeerde Staten gegaan. Het resultaat van alle inspanningen resulteerde in een voor Oss positief besluit, te weten de fel begeerde machtiging.
De situatie in Oss
Na het bekend werd dat gemeente Oss als eerste gemeente in Nederland deze machtiging had ontvangen, zijn we door veel gemeenten en ook andere overheidsorganisaties benaderd om informatie te verstrekken. We hebben ons handboek digitalisering dan ook al vaak toegezonden. Daarbij benadrukken we altijd dat dit document slechts een voorbeeld is en dat dit niet een-op-een te gebruiken is door andere organisaties. Het geeft namelijk de Osse situatie weer en deze is in vele gevallen toch weer anders.
De Provinciale Archiefinspecteur heeft eind oktober 2008 Oss een tweede machtiging tot substitutie verleend. Dit keer ging het om een aantal processen in het kader van milieuvergunningen en monumentensubsidies.
Naast het indienen van nieuwe machtigingsverzoeken wordt gedurende het jaar steekproefsgewijs nagegaan of Oss in de praktijk de gemaakte afspraken nakomt. De bevindingen worden in rapportages vastgelegd en aan het management voorgelegd. De komende jaren worden steeds meer processen uitgerold totdat het hele scala digitaal beschikbaar is. Het gaat daarbij om alle documenten die bij een proces horen, dus naast de ingekomen documenten, worden ook de interne en uitgaande documenten via het DMS toegankelijk gemaakt.
Je zult binnen je eigen gemeente moeten samenwerken en bovendien vanaf de start van het proces de archivaris en de Provinciale Archiefinspectie nadrukkelijk in het geheel betrekken. Sámen van analoog naar digitaal is dan ook de boodschap.
Anton van der Meulen is kwaliteitsmedewerker DIV in de gemeente Oss.
