Toekomstvast Archief

Welk probleem moesten jullie oplossen?

Welk probleem moesten jullie oplossen?
In 2016 zijn de waterschappen Reest en Wieden en Groot Salland gefuseerd tot Waterschap Drents Overijsselse Delta, inclusief een nieuw gebouw. Zij kregen de opdracht te gaan functioneren als een digitaal werkend waterschap. Dit was mede noodzakelijk omdat er in het nieuwe gebouw geen archiefruimte meer aanwezig was.

Uiteraard moet het archief nu en in de toekomst wel (digitaal) toegankelijk zijn. Daarom is besloten om het deel van het archief dat regelmatig bevraagd wordt te digitaliseren en het zelden geraadpleegde archief bij een externe partij onder te brengen.

Wat is de uiteindelijke doelstelling?
Het deel van het archief waar regelmatig vraag naar is, digitaal beschikbaar maken.

Welke stappen heb je ondernomen?
We zijn begonnen met een inventarisatie van al het archiefmateriaal van beide voorgangers van het waterschap. Vervolgens is een businesscase opgesteld om te bepalen of het zou lonen om deze te digitaliseren. Zo ja, kiezen we dan voor extern of voor intern digitaliseren?
Uiteindelijk heeft dit geleid tot een projectplan en een projectteam bestaande uit een projectleider, een dagelijkse trekker en het scanpersoneel. Later is het team aangevuld met externe inhuur om de capaciteit op peil te houden.
Het was wel nodig om voortdurend bij te sturen op veranderende omstandigheden, tegenvallende resultaten et cetera.
In alle fases, van businesscase tot en met de projectuitvoering, zijn management en directie meegenomen.

Wat zijn voor jou de succesfactoren? Wat merkt de eindgebruiker van dit succes?
Het is best een strijd geweest om het binnen het team gezellig te houden, de goede mensen voor het werk te vinden, de juiste apparatuur in gebruik te nemen, de reguliere werkzaamheden ook door te laten lopen en toch tot een goed eindresultaat te komen. Uiteindelijk hebben we flink moeten bijsturen (en een gedeelte moeten uitbesteden) om de einddatum te halen. Maar door het vermogen om bij te sturen en mee te bewegen is dat gelukt.
De organisatie heeft nu toegang tot de gescande dossiers en gaat dus vooral in de toekomst van het succes genieten.

Hoe is DIV betrokken bij dit traject?
De archiefmedewerkers hebben de supervisie en geven antwoord op vragen die gaandeweg naar voren komen over de inhoud van de archiefbescheiden en de scanresultaten. Ook voeren zij nog een controleslag uit. De applicatiebeheerders zorgen voor het importeren van de metadata en de inrichting.

Zijn er zaken waar je collega’s voor wilt waarschuwen?
We hebben gemerkt dat goede apparatuur essentieel is voor de voortgang van het project. Wij hebben veel tijd verloren door storingen en haperingen.
Maar misschien wel belangrijker is de menselijke kant. De begeleiding van het scanteam kost veel tijd en vergt best veel energie. Houd daar vooraf rekening mee om uitval van medewerkers te voorkomen.

eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is manager Marketing bij GO opleidingen en redactielid van Od.