Wanneer je alle tweets van één dag zou willen lezen ben je ongeveer 10 jaar bezig (bron twittermania.nl). Maar toch… Ergens zou het ons als DIV’ers, als archivarissen, als informatiemakelaars, dwars moeten zitten. Immers al die tweets zouden relevante informatie kunnen bevatten voor de organisatie. Er is een korpschef van de politie uit het ambt gezet vanwege een zeer misplaatste tweet. Dit zou op zijn minst een weerslag moeten hebben in het archief van het betreffende korps.
Wanneer je alle tweets van één dag zou willen lezen ben je ongeveer 10 jaar bezig (bron twittermania.nl). Maar toch… Ergens zou het ons als DIV’ers, als archivarissen, als informatiemakelaars, dwars moeten zitten. Immers al die tweets zouden relevante informatie kunnen bevatten voor de organisatie. Er is een korpschef van de politie uit het ambt gezet vanwege een zeer misplaatste tweet. Dit zou op zijn minst een weerslag moeten hebben in het archief van het betreffende korps.
Twitter is een vluchtig medium. Het wordt privé en zakelijk gebruikt door een enorme diversiteit van personen en instellingen. Dat maakt het lastig. Als ik op mijn privé-account iets tweet over mijn werk, mag het dan in het archief worden opgeslagen? Dat blijft natuurlijk een lastige kwestie! Maar hebben ambtenaren niet een ambtseed afgelegd? Is er niet beloofd om je als werknemer ook in je privéleven behoorlijk en fatsoenlijk te gedragen? En dus hoort het zo te zijn dat je je in het openbaar niet uitlaat over zaken die je vanwege je functie bekend zijn. Het lijkt daarom wel wenselijk dat een organisatie dit ook bekend maakt onder zijn werknemers. Wat zijn de do’s en bovenal wat zijn de don’ts met betrekking tot social media? Wellicht moeten we een en ander vastleggen in een Twitterprotocol.
Hoe ontdek je tweets?
Als we de mening zijn toegedaan dat tweets ook hun weerslag moeten vinden in het archief van een organisatie, dan kom je meteen al bij het eerste probleem. Welke tweets? En hoe ‘ontdek’ je die tweets dan?
De library of Congres is vorig jaar een heel bijzonder project begonnen. Samen met de oprichters van Twitter zijn ze begonnen om alles op te slaan! Dit om antropologisch onderzoek mogelijk te maken. Er wordt selectief omgegaan met de bezoekers. Ik kan me zo voorstellen dat dit inderdaad een gigantische klus is die wel zijn waarde zou kunnen hebben. Want wat is er allemaal getwitterd over 9/11? Maar tegelijk wordt je privacy aangetast. Ga jij er vanuit dat je tweets op een dag gelezen kunnen worden door je kleinkinderen (om maar een voorbeeld te noemen)?
Natuurlijk is een dergelijk project erg mooi, maar als archiefinstelling of als organisatie moet je dit toch niet willen. Maar hoe kom je dan aan die tweets die je wel wilt?! Daar zijn meerdere mogelijkheden voor.
Als eerste is het mogelijk om je medewerkers duidelijk te maken dat ze een bepaalde hashtag – een soort label dat je aan een tweet kunt toevoegen door gebruik te maken van # – of een bepaald @ moeten gebruiken. Het gebruik van de hashtag maakt de tweet makkelijker terug te vinden. Het gebruik van een @ betekent eigenlijk dat de tweet naar iemand wordt gezet. Het kan dan zo worden ingeregeld dat de tweet automatisch wordt doorgelinkt. Bijvoorbeeld als je een tweet plaatst met @in (en je hebt een LinkedIn profiel gekoppeld aan je Twitter), dan verschijnt je tweet ook op je LinkedIn-profiel.
De waarde van een tweet
Maar ja, is dat afdoende? Weet die ambtenaar altijd zeker dat een bepaalde tweet naar het archief moet of niet? Als ik heel eerlijk ben…nee, dat weet hij/zij niet. Immers deze medewerker heeft hele goede vakkennis op zijn gebied. Hij weet waarover hij praat. Maar de DIV’ers hebben ook vakkennis en zij weten wat archiefwaardig is, welke vernietigingstermijn (of bewaartermijn) je aan het onderwerp toekent et cetera. Dus ik denk dat je niet alle verantwoordelijkheid volledig bij de medewerker moet leggen. Dat betekent dus automatisch dat je er als DIV-afdeling zelf iets voor moet doen. De werknemers volgen? Dat moet dan wel duidelijk worden gemaakt aan de medewerkers! De organisatie moet erover nadenken hoe dit op te lossen. Neem een beslissing en aanvaard dan ook de consequenties. Privacyverlies bij het volgen van de medewerkers, informatieverlies bij het niet volgen…
Als wordt besloten dat we tweets moeten (en willen!!) archiveren, hoe gaan we dit dan doen? De context van een tweet moet bewaard worden. Immers hoe kun je anders de waarde van de tweet inschatten? Een berichtje als ‘Schat ik hou van je’ zegt niet zo heel veel, totdat je weet dat het op 11 september is getweet.
Met het bewaren van de context en het bericht ben je er nog niet. De verkorte URL’s zouden moeten worden uitgevouwen zodat duidelijk is waar naar verwezen wordt. De foto’s moeten ook worden opgeslagen en daarbij zichtbaar blijven. De datums moeten worden opgeslagen, wie reageert er? En wat is die reactie? Daar zijn meerdere programma’s voor.
Programma’s voor archivering
Zo is er Twapper Keeper. Hier kun je via een hashtag een archief aanmaken en deze ook delen met anderen. Je kunt met een timeline door het archief bladeren. Nadeel is dat elk archief een aparte URL krijgt. En dus niet via je eigen systeem (programma) te benaderen is.
The archivist desktop version belooft aardig wat. Elke zoekvraag kan opgeslagen worden en bijgehouden worden. Wat betekent dat als er nog meer over dat onderwerp wordt gevonden, dit aan het opgeslagen bestand wordt toegevoegd. Maar je hebt nog steeds niet de volledige context tot je beschikking.
Bij mijn zoektocht naar tools ben ik ook PageFreezer tegengekomen. Jammer genoeg kun je deze alleen op bestelling zien. Wel staan er enkele klanten op de website. Deze heb ik benaderd, maar geen van de klanten die ik benaderde, gebruiken dit product nu voor de archivering van Twitterberichten. Ik kan dus alleen maar vertellen wat er op de site staat. Ze beloven dat ze te allen tijde de volledige (!!) Twitterconversatie kunnen verantwoorden. De context wordt opgeslagen! Alles wordt gearchiveerd met volledig behoud van de Twitterinterface en ook de directe messages kun je met deze tool archiveren. Uiteraard ook hier de nodige vragen: in welk formaat worden ze opgeslagen, door wie benaderbaar, hoeveel licenties et cetera.
Proactieve houding
Conclusie is dat er nog genoeg te doen valt! Want ook al zijn de meeste overheden nog niet echt actief bezig met de social media, dit gaat zeker wel gebeuren. En ik durf te stellen dat er veel ambtenaren zijn (en ook heel veel werknemers) die hier al mee bezig zijn.
Feitelijk moet er dus echt iets gaan gebeuren. Kan de DIV-wereld het zich veroorloven om nogmaals achter het net te vissen? Net als met e-mailarchivering/-opslag is gebeurd? Het is nu tijd om een proactieve houding te laten zien.
Stap 1. Maak duidelijk dat er iets moet gebeuren met betrekking tot social media. De organisaties laten nu vaak een grote kans liggen door niet op een goede manier gebruik te maken van dit medium. Dat geldt ook voor Twitter. Het is meer dan een RSS-feed. Het is een communicatiemiddel. We mogen ons gelukkig prijzen dat veel organisaties nóg niet omgaan met social media zoals het bedoeld is. Nu hebben wij als DIV de kans om te laten zien wat er allemaal kan en hoe we daarmee om moeten gaan!!
Stap 2. Wees als DIV-afdeling betrokken bij deze ontwikkeling. Weet waar je over praat. Zorg dat je bij de ontwikkelingen hierover in de organisatie betrokken bent. Wees, wat mij betreft, de trekker!
Stap 3. Maak de medewerkers/ de organisatie bewust van het beschikbaar stellen, hebben en houden van informatie – en dat dus ook tweets gearchiveerd moeten worden.
Stap 4. Gebruik een applicatie (of ontwikkel er een) die de tweets zo kan opslaan als jij wilt. Vraag ook gerust rond, hoe doen andere organisaties het? Misschien kan er gezamenlijk iets bedacht of ontwikkeld worden.
Stap 5. Haal zelf je informatie! Wacht niet af wat de medewerkers jou sturen, maar ga er zelf ook achter aan. Volg twitteraars, beoordeel informatie in de context, archiveer dit indien nodig.
* De auteur schreef dit artikel op persoonlijke titel.
