Een vitale democratie vraagt om openbaarheid en transparantie van overheidsinformatie. Papieren documenten, hoe goed ze ook zijn ontsloten, bieden nog geen volledige transparantie.
Een vitale democratie vraagt om openbaarheid en transparantie van overheidsinformatie. Papieren documenten, hoe goed ze ook zijn ontsloten, bieden nog geen volledige transparantie.
Tweede Kamer
De Tweede Kamer is bij uitstek een informatie verwerkend bedrijf. De constante stroom Kamerstukken wordt in hoog tempo volledig digitaal verwerkt, waarna de stukken worden gearchiveerd en ontsloten voor pers en publiek. Maar niet alleen de traditionele ‘stukken’: de Tweede Kamer produceert synchroon ook audio- en videoregistraties die gearchiveerd en ontsloten worden. Herbert Houdijk1: “Wij vullen een database met beeld en geluid van debatten. Door de komst van het VerslagLeggings Ondersteunings Systeem VLOS kan de Tweede Kamer verslagen maken als ‘bijproduct’ van de audio- en videoregistraties. Dat ontlast de werkzaamheden van de griffiers enorm. Het uitbrengen van het parlementaire verslag in één procesgang naar het Parlementair Informatiesysteem (PARLIS), de website van de Tweede Kamer, de video-on-demand-voorziening en Overheid.NL (officiële bekendmakingen) besparen ook veel tijd. En verdere mogelijkheden voor bewerking en distributie zijn er nog legio.”
Bij de beelden en geluidsfragmenten wordt – met foto – aangegeven wie aan het debat hebben deelgenomen en wie wat heeft gezegd. Aanklikken van de foto geeft direct achter grondinformatie over de sprekers, zoals hun partij en een verkort cv. Zo kan ook eenvoudig worden ingezien wie wat heeft gezegd in het debat – of in een eerder debat. En welke standpunten verschillende partijen en hun woordvoerders door de tijd heen hebben ingenomen; hoe zij hebben gestemd over voorstellen, moties en amendementen. Zó zal Arjan El Fassed van de Open State Foundation – zie elders in deze Od – het bedoeld hebben.
Uiteraard moet de verslaglegging aan hoge eisen van nauwkeurigheid voldoen en moet de juiste context worden meegenomen. Zo worden steeds verschillende stappen van voorbereiding en controle doorlopen die de kwaliteit moeten waarborgen. In een VLOS-verslag in XML-vorm zie je hoe verschillende metadata aan de eigenlijke content zijn toegevoegd. De metagegevens zijn onder meer belangrijk voor het aanbrengen van ondertiteling.
Voor de bewerking, ontsluiting en de opslag van beeld en geluid werkt de Tweede Kamer nauw samen met het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid in Hilversum. Interessant is natuurlijk de vraag aan welke normen en standaarden, overeenkomstig de wet- en regelgeving met betrekking tot archivering, moet worden voldaan. Daarover is het laatste woord nog niet gezegd. Voorlopig is de Tweede Kamer vooral praktisch bezig. Andere overheden mogen komen leren van de praktische ervaring die de Tweede Kamer heeft opgedaan en die de Tweede Kamer graag bereid is te delen.
Gemeenten
Gemeenten zijn volgens artikel 23, vijfde lid, Gemeentewet niet verplicht tot méér dan het publiceren van een besluitenlijst van raadsvergaderingen. Woordelijke verslagen worden in steeds minder gemeenten nog gemaakt. Meer gemeenten registreren daarentegen hun openbare vergaderingen in de vorm van audio- en videoverslagen. Ze zijn daar niet toe verplicht, maar in dat geval produceren zij ‘archiefbescheiden’ die overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet ontsloten en in ordelijke en toegankelijke staat bewaard moeten worden. Het college van B&W is daarvoor verantwoordelijk; de raad stelt de kaders en controleert ook hier aan de hand van de kritischeprestatieindicatoren.2
Binnen de Vereniging van Griffiers heeft een werkgroep zich verdiept in het spanningsveld tussen Gemeentewet en Archiefwet, en heeft over archivering van ‘videotulen’ het prettig leesbare adviesrapport Videotulen voor de eeuwigheid? uitgebracht.3 De werkgroep constateert dat het ontsluiten, aanbieden en archiveren van videotulen mogelijk is. Door de ontwikkeling van de techniek is het betrekkelijk eenvoudig om audio of video op te nemen, uit te zenden of te ‘streamen’, op te slaan of te kopiëren. Er zijn aanbieders van (raads)informatiesystemen – waaronder Notibiz, GemeenteOplossingen en MSI (iBabs) – die daarbij ondersteunende diensten aanbieden. Griffiers doen er verstandig aan de juristen, de ICT-, DIV- en archiefdeskundigen van de gemeente te betrekken bij aanbesteding en inkoop van die diensten. Dat versterkt hun opdrachtgeverschap. Dat zou nog te meer versterkt kunnen zijn als er standaarden en keurmerken voor videonotuleersystemen zouden zijn. Bij gebrek aan standaards en uniforme, geijkte contractsvoorwaarden ontwikkelen de leveranciers hun systemen naar eigen inzichten. Het is daardoor niet verzekerd dat dezelfde, minimaal noodzakelijke metadata toegekend worden en daardoor is het weer onzeker of videotulen van het ene naar het andere systeem overgezet kunnen worden. Ook is niet altijd verzekerd dat het (intellectuele) eigendomsrecht bij de gemeente blijft berusten en de gemeente altijd over de bestanden kan beschikken.4 Zo ontdekte de werkgroep dat in verschillende contracten staat dat na twee jaar de hosting van gegevens optioneel is. Wat gebeurt er dan met de bestanden; (hoe) worden die weer overgedragen aan de gemeente?
Videoverslagen worden vastgelegd op een recorder, meestal bij wijze van back-up. Maar eigenlijk is de opname een bronbestand. Zoals de Tweede Kamer er een aantal kwaliteitsslagen overheen maakt, en ervoor zorgt dat de video-opname spoort met de (XML-)documenten in het documentmanagement- of zaaksysteem, zo moeten ook de gemeente en de systeemleverancier daarvoor zorgen. De opname wordt gecomprimeerd en voorzien van metagegevens: dat moet gebeuren zonder aantasting van de inhoud, zijnde het gesproken woord. De opslag moet duurzaam zijn in die zin dat de opname ook bij veranderende technologie leesbaar blijft. Dat moet van tijd tot tijd worden gecontroleerd en als de technologie verandert, moeten de bestanden tijdig worden geconverteerd – opnieuw met de absolute garantie dat de inhoud niet wordt aangetast. En zoals de archief wetgeving eisen stelt aan de ruimte waarin ‘archiefbescheiden’ worden bewaard, moeten die eisen ook worden gesteld aan de omgeving waarin videobestanden worden opgeslagen. Dit alles is in veel contracten met leveranciers niet of onvoldoende geregeld.
Hoe nu verder?
Een jaar na het verschijnen van Videotulen voor de eeuwigheid? moeten we vaststellen dat deze en andere vragen nog onverminderd spelen. Nog steeds is niet helemaal duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe aan de eisen uit de Gemeentewet, de Archiefwet, de Wet hergebruik overheidsinformatie en de Auteurswet, maar bijvoorbeeld ook aan de webrichtlijnen, moet worden voldaan. De Vereniging van Griffiers dringt dan ook aan op een vervolgadvies, op basis van de kennis en ervaring van onder andere het Nationaal Archief, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, de Tweede Kamer en de softwareleveranciers. En op basis van een aantal pilots bij decentrale overheden. Elders in deze Od is te lezen dat minister Plasterk experimenteerruimte biedt aan initiatieven ter versterking van de informatiepositie van de raad en van de samenleving. Daar is ook te lezen dat de gemeente Westland met een aantal gemeenten een innovatieve pilot wil starten. Allicht worden in deze pilot de openstaande vragen met betrekking tot videonotuleren, meegenomen.
kees.duijvelaar@gmail.com, Kees Duijvelaar is redactielid van Od.
1 Herbert Houdijk (g.houdijk@tweedekamer.nl) is kwaliteitsmedewerker Dienst Verslag en Redactie van de Tweede Kamer.
2 Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritischeprestatieindicatoren, zie: http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/publicaties/horizontale-verantwoording-archiefwet-1995-via-kritische-prestatie-indicatoren-kpis.
3 Videotulen voor de eeuwigheid? Over het spanningsveld tussen Gemeente en Archiefwet; Vereniging van Griffiers, 2013, zie: http:// www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/ publicaties/videotulen-voor-de-eeuwigheid-over-het-spanningsveld-tussen-gemeente-en-archiefwet.
4 Overheidsinformatie is openbaar en moet, volgens de Wet hergebruik overheidsinformatie, voor hergebruik worden afgestaan. Volgens artikel 11 van de Auteurswet rust op overheidsinformatie geen auteursrecht. Maar overheidsinformatie kan zijn samengesteld uit documenten, beeld- en geluidsmateriaal van particulieren, waarop wél auteursrecht rust.
