Tekst Aleid Overbeeke
Beeld Shutterstock
Het Nationaal Archief beheert een rijke bron van geschiedenis door belangrijke archieven van de rijksoverheid te verwerven, te bewaren en beschikbaar te stellen aan de samenleving. Toen ik in 2020 in Od vooruitkeek naar het waarderen van overheidsinformatie in 2030, was de titel van mijn bijdrage ‘Veranderende perspectieven’. Ik beschreef het spanningsveld tussen privacyvraagstukken en onderzoeksbehoefte en wat dit zou kunnen betekenen voor de NA-bezoeker van de toekomst. Nu 2030 dichterbij komt, zien we dat het waarderen, selecteren en overbrengen van overheidsinformatie onder toenemende druk staan door de snelheid waarmee digitale ontwikkelingen en de maatschappelijke reactie daarop elkaar opvolgen.
De digitalisering van overheidsinformatie heeft de manier waarop burgers en bedrijven toegang krijgen tot belangrijke gegevens en diensten aanzienlijk veranderd. Burgers en bedrijven kunnen online aanvragen indienen, belastingaangifte doen en informatie opvragen. De digitalisering biedt kansen voor een betere dataverzameling en -analyse. Denk bijvoorbeeld aan organisaties zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) dat statistische informatie verzamelt en daarmee inzicht geeft in demografische en economische ontwikkelingen. We zijn gewend aan het waarderen op werkprocesniveau, zoals het geven van gevraagd of ongevraagd advies. Het waarderen van zo’n proces is niet ingewikkeld, al naar gelang de criteria worden adviezen bewaard of na een periode vernietigd. We krijgen echter steeds vaker te maken met informatie die fluïde is en continu wordt bijgewerkt met nieuwe data. Bijvoorbeeld: het bewerken van gegevens ten behoeve van statistisch onderzoek. Of, het inwinnen en opslaan van meteorologische, oceanische en andere geofysische data. Hoe waarderen we dat? Binnen de werkprocessen van overheidsorganisaties wordt veel informatie verwerkt die van belang is voor burgers of direct over hen gaat. Vrijwel iedereen komt op enig moment in een dossier voor – denk aan registraties rondom geboorte, huwelijk of overlijden. Sinds de invoering van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in 2018 nemen wij persoonsgegevens expliciet mee in ons waarderingssysteem. We onderzoeken of en zo ja, welke soorten persoonsgegevens in documenten voorkomen en wat de doelbinding van het werkproces is. Die doelbinding bepaalt namelijk de bewaartermijn van het dossier.
Door de voortschrijdende digitalisering komen we vaker in aanraking met persoonsgegevens die worden verwerkt in registratiesystemen. Denk aan organisaties zoals de rechtspraak, de Raad voor de Kinderbescherming, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Deze systemen bevatten vaak bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. Door de toenemende aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens wordt steeds vaker van ons verwacht specifiek de persoonsgegevens apart te waarderen. Persoonsgegevens staan echter zelden op zichzelf, maar zijn meestal onderdeel van documenten en datasets. Hoe waarderen we die gegevens?
*Dit artikel verscheen in Od 45: Informatiebeheer 2030. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
