Archiveren by design heeft de afgelopen 5 jaar mijn meest optimistische verwachtingen overtroffen. Tegelijkertijd zijn de problemen met de informatiehuishouding van de overheid nog lang niet opgelost. Heeft het wondermiddel dan gefaald? Integendeel! We zijn op de goede weg.
Ik was dan misschien degene die de term archiveren by design introduceerde, het waren vooral vele anderen die er enthousiast mee aan de slag gingen. Ieder met een net iets ander verhaal. Juist dat kenmerkt een idee dat aanslaat. Inmiddels is hierdoor het concept archiveren by design gemeengoed geworden in de informatiehuishouding van de overheid. Zowel bij het management als bij de professionals. Zowel voor informatiebeheer als voor informatiesystemen. En dat geldt ook voor het gerelateerde concept duurzame toegankelijke overheidsinformatie (DUTO). Dit is terug te zien in beleidsstukken en zelfs al in wetsteksten (de nieuwe Archiefwet). En ik merk dat steeds minder hoef uitleg en overtuig nodig zijn. Hiermee hebben we een breed geaccepteerde taal en visie gerealiseerd. Dat is essentieel om gezamenlijk te werken aan het daadwerkelijk verbeteren van de informatiehuishouding van de overheid. Tijdens het KNVI rondetafelgesprek (zie p. 8) voorspelde ik dat archiveren by design in 2028 gemeengoed zou zijn. Nu, na slechts 5 jaar, zijn de taal en de visie breed geaccepteerd.
Ontwerpkeuzes
Maar nu de andere kant. Waarom zien we nog zo weinig effect van archiveren by design? Er zijn een aantal aandachtspunten die het succes kunnen vergroten. Om te beginnen kunnen we archiveren by design nog veel vaker toepassen. Juist nu er een gedeelde taal en visie zijn. Bijvoorbeeld door in projecten voor nieuwe informatiesystemen beter te sturen op het realiseren van de DUTO-kenmerken, met voldoende middelen en mensen. Goede en uitvoerbare ontwerpkeuzes zijn hierbij van essentieel belang. Archiveren by design geeft alleen aan wanneer je maatregelen moet treffen, niet welke maatregelen dat zijn. Zo’n 5 jaar geleden dacht ik dat die keuzes vooral zo vrij mogelijk gelaten moesten worden. Nu merken we dat informatieprofessionals vragen om een leidraad voor bruikbare ontwerpkeuzes. Daarom ontwikkelt het Nationaal Archief nu het DUTO-raamwerk dat nog steeds ruimte houdt voor verschillende ontwerppatronen. Ook kunnen we verandering meer omarmen. Veranderen kost moeite en je weet niet zeker of je er iets beters voor terugkrijgt. Dat zorgt voor weerstand tegen het loslaten van niet-functionele werkwijzen en het zoeken naar effectieve alternatieven. Denk aan het stoppen met handmatig ordenen en selecteren. En laten we maatregelen niet exclusief binnen de techniek zoeken. Het ontwerpen van een informatiesysteem betekent onder meer het goed doordenken van de werkprocessen en het gedrag van de gebruikers. Het betrekken van gebruikerswensen bij het bepalen van technische keuzes blijkt effectiever dan het proberen te veranderen van gedrag via campagnes. Een meer mensgerichte ontwerpbenadering dus. Ook dat valt onder archiveren by design.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 32: Archiveren by design. Lees hier verder
Beeld: Pexels
