In 2018 organiseerde de KNVI een rondetafelgesprek over archivering by design. Inmiddels zijn we 5 jaar verder. Volgens Eric Burger is er flink wat veranderd.
Corona stuurde ambtenaren van het ene op andere moment huiswaarts in maart 2020. De technologie voor vergaderen en werken op afstand was al beschikbaar, maar moest nu noodgedwongen en in rap tempo eigen worden gemaakt. De toeslagenaffaire rommelde flink maar zou pas een jaar later echt ontploffen. Het schandaal leidde onder andere tot meer aandacht, meer geld en grootschalige programma’s als Open op Orde om overheidsinformatie op orde te krijgen. Gedoe over mailtjes van ministers, chatberichten van de minister-president en andere openbaarheidskwesties kwamen daar nog eens overheen. Verder: privacy werd een veel groter maatschappelijk thema, al was de AVG nog te vers. En ook: informatieveiligheid, door aansprekende gevallen van ransomware en een nieuw besef van nationale (on)veiligheid, want ondanks MH17 (2014) leek Oekraïne nog ver weg. De Wet open overheid zou pas in 2021 worden vastgesteld en in 2022 van toepassing worden. We hadden wel van AI gehoord, maar het als consument met kant-en-klaar gegenereerde teksten en afbeeldingen nog niet ondergaan.
Teaminspanning
In de discussie van 2018 spraken we over de rollen van informatiearchitect en archivaris. We werden het eens dat de een niet goed zonder de ander kan, dat ze elkaars kwaliteiten nodig hebben. Het ging ook al snel over de betrokkenheid van de “vraagkant”: de ambtenaar en zijn of haar behoefte aan vindbaarheid en kwalitatief goede informatie. Ik denk dat de affaires rond overheidsinformatie, ondanks de ellende die het gewone burgers heeft gebracht, een veel groter besef van de waarde van informatie hebben gebracht, ook bij die ambtenaar. Maar ook: regel het, maar val me niet lastig. De archivaris of informatiebeheerder moet daardoor ook een grote stap zetten: ja, kantoorsystemen als Microsoft 365 kunnen veel meer tegemoetkomen aan archiveringseisen, maar we moeten het wel eenvoudig en beheersbaar houden. Ik zie daar – gelukkig, zeg ik – veel meer flexibiliteit dan 5 jaar geleden.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 32: Archiveren by design. Lees hier verder
