Tekst Eunice Vink
Beeld Pexels
De Wet open overheid (Woo) moet ervoor zorgen dat inwoners en andere informatiezoekende partijen via een landelijk zoekscherm documenten kunnen vinden over een aantal verplichte categorieën. Deze categorieën zijn bijvoorbeeld klachten of raadsvergaderingsstukken en agenda’s. Bestuursorganen hebben in het grootste geval ook de oprechte intentie om in de kader van de Woo meer transparant te worden. Maar hoe regel je dat technisch? Qua proces?
In 2023 – oei, weten we ons dat nog te herinneren – vertrok PLOOI, kwam de Woo-index en de Harvester en nog veel meer. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kwamen om in de halve informatieproducten. Moesten we nu rennen of even wachten? En wat moesten we nu precies gaan regelen? Al snel zagen we vanuit de VNG dat bestuursorganen per categorie een keuze maakten voor een technische oplossing. Kortom, hadden ze al een ict-leverancier die een applicatie leverde voor bijvoorbeeld klachtenregistratie en -afhandeling en had die leverancier iets in de maak om het ook te koppelen aan het landelijke zoekscherm dan werd dat aangeschaft. Bestuursorganen meldden zich bij de VNG want was dit nu die ene geweldige oplossing?
De programma-architect Ivo ging aan de slag en kwam na een week puzzelen terug: ‘Eunice, ik ben gestopt bij veertig mogelijkheden. Ik krijg niet alles in beeld want elk bestuursorgaan heeft zo zijn eigen infrastructuur, applicaties en wensen.’ Eén A4’tje was dus geen optie. Samen met leveranciersmanager Cees kwamen we weer bij elkaar, waarna Ivo de ‘Woo-match’ in elkaar had gezet. Nog wat in de ontwikkelfase gingen we toch maar even wat testen doen met groepen want leverde die Woo-match wel die ene geweldige oplossing?
Het leverde in ieder geval voldoende op. Samen praten en kijken naar oplossingen, binnen een organisatie verbinden van verschillende rollen die wel met de Woo te maken hadden maar niet van nature verbonden waren. Maar ook een frisse kijk op wat er moest gebeuren. Minimaal vier versies verder, heel veel communicatie verder, is er een volwassen versie van de Woo-match. In samenwerking met onder andere het Leerhuis (rijksoverheid) is er nu een volwaardig middel om bestuursorganen te ondersteunen bij het inzicht geven in de processen, de rollen en de ict-middelen rondom de Woo. Al ruim 150 organisaties hebben meegedaan of zijn uitgenodigd voor een Woo-match begin 2025. Heb je als decentrale overheid ook interesse om deel te nemen aan de Woo-match? Vul dan het aanmeldingsformulier in. Heb je vragen over de Woo-match? Mail gerust op gripopinformatie@vng.nl.
*De column verscheen in Od 42: Werkomgeving van de toekomst. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
