Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) bracht onlangs het advies Wat kan ik voor u doen? uit over de behandeling van Woo-verzoeken. Aanleiding daarvoor was de eind vorig jaar verschenen Invoeringstoets Wet open overheid. Staatssecretaris Van Huffelen (digitalisering) vroeg het ACOI vervolgens om advies hoe de in die toets geconstateerde knelpunten kunnen worden aangepakt.
De Woo functioneert heel behoorlijk,’ constateert ACOI-lid Caroline Koetsenruijter. ‘De afgelopen twee jaren na invoering van de Woo waren echter een bumpy ride. Er was bij veel overheidsinstellingen sprake van koudwatervrees, maar we zien nu dat de “blootstellingstherapie” heeft geholpen. Er is veel ervaring opgedaan en ook zien we dat er vaker in gesprek wordt gegaan met onderzoeksjournalisten: dus praten met in plaats van over. Het ontbreekt nu nog aan richtlijnen voor de werkwijze en de omgang met Woo-verzoeken. We hebben gemerkt dat goed contact de sleutel tot samenwerking is en we zien dat er nog dingen kunnen verbeteren in het abc’tje afstemming, behulpzaamheid en contact.’
Ook Marco Langendoen, hoofd van de afdeling juridisch adviseur bij het ministerie van BZK, benadrukt het belang van contact voor een soepele gang van zaken. ‘We investeren echt in de contacten en de samenwerking met mensen die een Woo-verzoek doen, omdat zij vaak niet precies weten wat er is. Daar kun je over praten, maar ook als het verzoek duidelijk is, gaat het soms om heel veel documenten. Daarom zijn we gestart met een nieuwe werkwijze, waarbij we bij verzoeken van journalisten versneld een beperkt aantal relevante documenten openbaar maken. We gaan deze werkwijze nog evalueren met de betreffende journalisten. Door op deze manier aan de voorkant te investeren in samenwerking, kunnen we verzoekers vanaf het moment van indienen beter helpen.’
Afbakenen
Ook Langendoen vindt dat de wet in het algemeen goed werkt maar bij grote verzoeken loopt het vast. Soms gaat het om wel 10.000 of 20.000 documenten. ‘Die moeten we dan binnen vier weken openbaar maken, maar bij zo’n hoeveelheid lukt dat niet. Wij willen in zo’n geval het gesprek aangaan om in redelijkheid tot een afbakening van het verzoek te komen.’
Het is een kwestie van kijken bij welke Woo-verzoeken dit kan, het ene verzoek is complex, het andere eenvoudig. Langendoen: ‘Als we afbakenen, maken we snel een representatieve keuze en gaan we het gesprek aan of die keuze naar wens is. Als dat niet zo is, dan wordt het verzoek verder behandeld; zo’n gesprek is niet het einde. En als iemand echt de onderste steen over een bepaald onderwerp boven wil hebben, dan kan het natuurlijk niet op deze manier.’
Door de kortere termijnen is het tijdsprobleem bij openbaarmaking nog pregnanter dan het in de Wob was. Om er iets aan te doen kun je volgens Koetsenruijter denken aan extra mogelijkheden, zoals vertrouwelijke voorinzage of het opstellen van inventarislijsten. Koetsenruijter: ‘We zien dit als een voorbeeld van een behulpzame overheid, maar de verzoeken moeten dan wel redelijk zijn. Het adviescollege stelt in het advies voor om een leidraad op te stellen met een omschrijving van wat redelijk is. De medewerking van de aanvrager is daarbij belangrijk: behulpzaamheid van de overheid is de ene kant, redelijk gedrag van de aanvrager de andere. Zo’n leidraad waarin je van tevoren de spelregels duidelijk maakt is een vorm van verwachtingsmanagement.’
‘Het is fijn dat het ACOI meedenkt en met voorstellen komt om het redelijke gesprek van beide zijden met elkaar aan te gaan, zoals deze leidraad. De problematiek van grote verzoeken drukt extra zwaar op gemeenten,’ vult Langendoen aan. ‘Wij zijn als departement een grote organisatie met veel menskracht, maar kleinere gemeenten worden soms overstroomd met verzoeken. Die kunnen dat niet aan.’ En wat in elke organisatie bijdraagt aan een snellere manier van werken is, aldus een van de aanbevelingen in het advies, dat de Woo-behandelaars mandaat en vertrouwen krijgen van hun organisatie, zodat er geen lange en tijdrovende lijsten met parafen nodig zijn voordat een document openbaar mag worden gemaakt.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 37: Informatiewetten vertaald naar de praktijk. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Tekst: Maurits van den Toorn
Beeld: Hilbert Krane
