De zoektocht naar orde in de informatiechaos van de moderne tijd viert dit jaar het jubileum van de lancering van de ‘stad van het verstand’ in 1910 door de Belgen Otlet en La Fontaine, die een model bedachten voor een utopische stad voor een megacatalogus. Zij wilden een universeel classificatiesysteem ontwerpen om alle menselijke kennis te catalogiseren en daarmee te ontsluiten. Zaakgewijs werken is van een heel andere orde, maar de logica erachter heeft dezelfde universalistische pretenties als de ‘stad van het verstand’.
De zoektocht naar orde in de informatiechaos van de moderne tijd viert dit jaar het jubileum van de lancering van de ‘stad van het verstand’ in 1910 door de Belgen Otlet en La Fontaine, die een model bedachten voor een utopische stad voor een megacatalogus. Zij wilden een universeel classificatiesysteem ontwerpen om alle menselijke kennis te catalogiseren en daarmee te ontsluiten. Zaakgewijs werken is van een heel andere orde, maar de logica erachter heeft dezelfde universalistische pretenties als de ‘stad van het verstand’. Het klinkt logisch, maar laat de werkelijkheid zich zo gemakkelijk vangen in concepten?
Voordelen
Zaakgewijs ordenen heeft vanzelfsprekende voordelen. Ten eerste is er de stroomlijning van werkprocessen en daarmee ook de informatiestromen. Vooral eenvoudige processen lenen zich sterk voor zaakgewijs werken, zoals bijvoorbeeld de vergunningverstrekking: er is een aanvraag, een advies en een beschikking. Ten tweede is er de classificatie van informatie.
Afgesloten zaken kunnen gemakkelijk worden gekoppeld aan een dossier en een corresponderende bewaartermijn: afwijzing is vernietigen, toekenning is bewaren. Ten derde is er een ordening voor de langere termijn door de koppeling tussen de werkprocessen, de informatiestromen en de werkvelden.
The one size that fits all?
Is zaakgewijs werken en archiveren the one size that fits all? Helaas is de werkelijkheid geen statisch gegeven, maar is deze voortdurend in beweging. De introductie van de Wet algemene bepaling omgevingsrecht (Wabo) is hier een goed voorbeeld van. Een Wabo-vergunning kan een klassieke kapvergunning zijn, maar ook een geheel uitgewerkt plan voor de aanleg van een benzinetankstation met het oprichten van een gebouw, de milieumaatregelen en de in/uitrit naar de openbare weg. Hoe zit het dan met de bewaartermijnen en de ordening van informatie binnen het proces? Met de toepassing van de Wabo komt ook de klassieke valstrik van de zaak-in-de-zaak aan het licht. Is bijvoorbeeld de individuele toetsing van de uitbaters van een horecagelegenheid een op zichzelf staande zaak?
Een andere valkuil voor het zaakgewijs archiveren is de beleidsambtenaar. Hoe maak je een ambtenaar duidelijk dat een aanvraag voor huishoudelijke hulp een aparte zaak ten opzichte van de aanvraag voor een rolstoel is, alhoewel ze tegelijkertijd zijn ingediend in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)? Een ambtenaar denkt met andere woorden vaak klantgericht en niet zaakgewijs. Het nut en de noodzaak om voor elke aanvraag een afzonderlijke beschikking te maken is niet altijd even duidelijk. Bovendien denken ambtenaren doorgaans nog in termen van dossiers, die zijn opgebouwd rond personen en instellingen en niet op basis van processen. Het verschil tussen documenten, zaken en dossiers kan een hoop verwarring teweegbrengen, des te meer omdat zaken vaak geen eigen naam hebben maar de omschrijving dragen van het startdocument of slechts een nummer hebben.
Het afsluiten van zaken is een ander praktisch probleem. Sommige werkprocessen hebben een duidelijk omschreven doorlooptijd, zoals het proces van de Wabo-vergunning. Andere werkprocessen kunnen maanden of zelfs jaren slepen. Het gevolg is een toenemende hoeveelheid zaken die ‘open’ blijven staan. Soms moeten er nog documenten worden toegevoegd aan de zaak, lang nadat de beschikking is afgegeven en de zaak daarmee formeel is afgesloten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het verslag van de veiligheidsdiensten bij het afgeven van een evenementenvergunning.
Er is daarenboven ook nog het fenomeen van de zaak die slechts één document bevat, bijvoorbeeld de kennisgeving van nieuwe wet- en regelgeving. Wat is het nut van zaakgewijs werken als een aanzienlijk aantal documenten als individueel document wordt gearchiveerd? Vooral het opbergen van stukken die betrekking hebben op een duurzame relatie met een andere instelling, zoals agenda’s en vergaderstukken, lenen zich niet bepaald voor het zaakgewijs werken aangezien dan elke vergadering als een aparte zaak zou moeten worden gezien. Op een dergelijke manier gaat mijns inziens de ordenende werking van het zaakgewijs archiveren grotendeels verloren en leiden zaken meer tot breuken dan tot relaties tussen documenten.
Grenzen
De vraag is dan ook waar de grenzen liggen van het zaakgewijs werken en welke oplossingen er zijn voor de bovengestelde dilemma’s. Voor wat betreft de kwestie van een zaak binnen de zaak kun je mijns inziens het beste kijken naar het resultaat van een zaak, namelijk de beschikking, in plaats van naar de aanvraag. Ondanks dat er verschillende processen kunnen voorkomen in een zaak is er aan het einde van het hoofdproces slechts één beschikking. Het is uiteraard verleidelijk om de zaak op te knippen in ‘subzaken’, maar daar win je in de praktijk niets mee dan een kluwen aan zaken. Bovendien biedt de aard van de beschikking (afwijzing, toewijzing) doorgaans reeds voldoende aanknopingspunten betreffende de bewaartermijnen.
Bij de introductie van zaakgericht werken is het belangrijk om de ambtenaar duidelijk te maken wat zaakgericht werken precies inhoudt en dat het verband houdt met de toekomstige ontwikkeling van een persoonlijke informatieprofiel (PIP) voor de burger.
Hierdoor kunnen burgers in de toekomst de voortgang van hun aanvraag volgen via een website. Dit is al gedeeltelijk het geval bij de Belastingdienst via de DigiD en het Omgevingsloket van de Wabo. Zaakgericht werken is dus niet alleen van belang voor het interne proces, maar juist voor de service naar de burger toe.
Niet alle documenten en processen lenen zich even sterk voor zaakgericht werken, maar er is nu eenmaal geen methode die voor alle processen de beste oplossing biedt. Toch zijn er opties die het voor bijvoorbeeld vergaderstukken aantrekkelijk maakt om zaakgericht te worden afgehandeld. Zo kunnen er deadlines worden aangebracht bij de registratie van documenten zodat ambtenaren zich bewust zijn van de streefdatum van de voorbereiding. In het geval van een gedigitaliseerd proces kunnen vergaderstukken met omvangrijke bijlagen gemakkelijker gedeeld worden met deelnemers zonder dat deze hoeven te worden gekopieerd.
Hulpmiddel
De belangrijkste les van het implementeren van zaakgewijs werken is de notie dat het een hulpmiddel is en dient te zijn en geen doel op zich. De grenzen van het zaakgewijs werken leren ons om flexibel om te gaan met een dergelijke systematiek en dat het belangrijk is om voldoende draagvlak te scheppen onder ambtenaren om zaakgewijs te werken. In ieder geval is de burger gebaat bij zaakgewijs werken aangezien het een stap dichter bij een meer transparante overheid is. Het inzichtelijk maken van de voortgang en de looptijd zal zowel voor ambtenaar als de burger een hulpmiddel zijn voor inzicht in de processen.
Drs. R.A.B. Bruijns is consulent documentair informatiemanagement bij de gemeente Zeewolde. In deze functie is hij medeverantwoordelijk voor de uitrol en de uitleg van zaakgewijs werken en digitalisering binnen de organisatie.
De geschetste voorbeelden in het artikel hebben geen relatie met de stand van zaken binnen de gemeente Zeewolde.
