De Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) verzamelt en verwerkt enorme hoeveelheden informatie rond bijvoorbeeld vergunningen en het toezicht op de naleving van wet- en regelgeving door bedrijven. Een Woo-verzoek kan grote aantallen documenten omvatten. Hoe lukt het de OD NZKG om open en transparant te zijn? Een gesprek met Danny van Zoen, teammanager Proces & Informatie van de OD NZKG.
‘Openheid is een kernwaarde,’ verklaart Van Zoen. ‘De Woo noemt elf categorieën informatie die je als overheid moet publiceren. Maar in principe zouden we ook informatie die daar niet onder valt openbaar willen maken. Wij willen volledig transparant zijn, dus archiveren we ook app-gesprekken van directieleden.’ Voor bijvoorbeeld het publiceren van Woo-verzoeken is de dienst vergaand geautomatiseerd. Er is daarvoor een zogenoemde Woo-straat ingericht. Van Zoen: ‘Dat begint met een inventarisatie. Welke documenten horen erbij? Daarvoor kunnen we naast centrale systemen ook bijvoorbeeld mailboxen en schijven doorzoeken. De vraag van de indiener van het Woo-verzoek vertalen naar zo’n zoekopdracht is nog mensenwerk, maar verder is het geautomatiseerd. Het inschatten van risico’s en gevoeligheden in de informatie is handwerk, daarvoor heb je bijvoorbeeld juridische kennis nodig. Vervolgens worden de documenten automatisch geanonimiseerd. Daarna worden de documenten klaargezet voor het bedrijf dat bij het onderwerp van het Woo-verzoek betrokken is. De bedrijven kunnen werken in ons systeem. Zij kunnen zien wat we gaan publiceren en daar nog iets van vinden. En uiteindelijk, als de set af is, komt het via ons e-dataloket bij de klant, voorzien van een “zoekschil” zodat je de informatie kunt doorzoeken op een Google-achtige manier.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Kwaliteitsawards. Lees hier verder
De inschrijving voor de Kwaliteitsawards 2024 is geopend! Welke organisatie verdiend de aanmoedigingsprijs? Nomineer nu via het aanmeldformulier
Beeld: Shutterstock
