Elk ministerie produceert iedere dag een berg informatie. Hoe zorg je ervoor dat je die overzichtelijk opslaat, kunt terugvinden en overdragen aan anderen? Het team dat verantwoordelijk is voor contentbeheer binnen het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) ondersteunt de collega’s op het ministerie met ontzorgtrajecten.
Sinds 2013 stopt het ministerie geen papieren documenten meer in archiefdozen, maar bewaart het informatie digitaal. ‘Vroeger was er op de afdelingen een archiefmedewerker,’ vertelt Hanno Valentijn, adviseur informatiehuishouding bij VWS en lid van het team Contentbeheer. ‘Die gaf je een stapel papier en die sorteerde dat en archiveerde het. Toen we alles digitaal gingen opslaan, heerste het idee dat iedereen dat nu verder zelf kon regelen.’
Dat bleek anders te liggen, zegt Véronique Frinking, coördinator van het team. ‘Medewerkers slaan de informatie die ze produceren op allerlei plekken op, en die is daardoor niet altijd even makkelijk terug te vinden of over te dragen aan anderen.’ Valentijn: ‘Bovendien produceren we digitaal een veelvoud aan informatie van wat er was toen we alleen papier archiveerden. E-mails bijvoorbeeld en andere berichtjes, de verschillende versies van documenten enzovoort.’ Frinking: ‘Heel veel van die informatie is nodig, bijvoorbeeld om verantwoording te kunnen afleggen aan de Tweede Kamer en de samenleving, maar ook voor geschiedschrijving. De informatiehuishouding is daardoor belangrijker dan ooit. Wij ondersteunen medewerkers daarbij.’
Ontzorgen
De ontzorgtrajecten zijn ontwikkeld naar aanleiding van de gigantische hoeveelheden informatie die VWS produceerde tijdens de coronapandemie. ‘Het eerste idee hiervoor ontstond ongeveer 2 jaar geleden,’ herinnert Frinking zich. ‘Medewerkers kregen behoefte aan hulp om al die informatie te ordenen en vindbaar te maken. Dat was lastig, want iedereen had zo z’n eigen manier om informatie op te slaan. Wij hebben daarom de ontzorgtrajecten bedacht.’
‘Daarbij ligt de focus op de netwerkschijven waarop mensen werken. Daar staat heel veel op. Maar ze werken niet volgens een standaard, zoals ons documentmanagementsysteem, dat we gebruiken voor alles wat echt naar het Nationaal Archief moet. De systematiek die wij propageren is niet hetzelfde als dat systeem, maar is wel daaraan gespiegeld. Dat zal het onder meer makkelijker maken om informatie die nu op netwerkschijven staat en die naar het Nationaal Archief moet in ons documentmanagementsysteem te sluizen.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Kwaliteitsawards. Lees hier verder
De inschrijving voor de Kwaliteitsawards 2024 is geopend! Verdient jouw organisatie de aanmoedigingsprijs? Schrijf je dan nu in via het aanmeldformulier
Beeld: Shutterstock
