Door Mirjam Elferink
Mirjam Elferink is advocaat intellectuele eigendom, ict-recht en privacy bij Elferink & Kortier Advocaten
Digitalisering houdt erfgoedinformatie toegankelijk en stimuleert open beschikbaarheid van archiefdata. Deze column bespreekt juridische vragen rond auteursrecht, privacy, openbaarheidsbeperkingen, de Archiefwet en portretrecht bij hergebruik.
De hoofdregel van het auteursrecht is eenvoudig: voor elk auteursrechtelijk beschermd werk is toestemming nodig voor zowel digitalisering als online beschikbaarstelling. Maar de Auteurswet kent inmiddels een palet aan specifieke uitzonderingen voor erfgoedinstellingen. Een belangrijke is de preserveringskopie. Cultureel erfgoedinstellingen mogen werken uit hun eigen collectie reproduceren om die te bewaren en raadpleegbaar te houden, inclusief digitalisering en migratie naar nieuwe dragers. Dat biedt een stevige juridische basis voor massadigitalisering ten behoeve van behoud, ook als de rechtenpositie niet tot op de laatste komma is uitgezocht. Daarnaast zijn er uitzonderingen die (beperkte) toegankelijkheid mogelijk maken, zoals de bibliotheekexceptie. Voor online gebruik kennen we nog de regeling omtrent out of commerce-werken en ‘verweesde werken’.
Een van de grootste praktische zorgen van archieven is ‘verweesd’ materiaal waarvan de eigenaar of maker onbekend is en/of niet getraceerd kan worden. De verweesde-werkenregeling geeft daarvoor een route: waar na systematisch, aantoonbaar zorgvuldig onderzoek geen rechthebbende is te vinden, mogen erfgoedinstellingen bepaalde verweesde werken digitaliseren en online ter beschikking stellen, mits het werk tot de eigen collectie behoort, het gebruik onderdeel is van de publieke taak en er geen winstoogmerk is.
Bij beeld- en audiovisueel materiaal komt het portretrecht in beeld. Afgebeelde personen – en onder omstandigheden hun nabestaanden – kunnen zich in sommige gevallen verzetten tegen publicatie van hun portret bij een ‘redelijk belang’ of in geval van inbreuk op de persoonlijke levenssfeer. Dit speelt vooral bij foto’s uit privécollecties zonder expliciete toestemming voor publicatie. Online ontsluiting vergroot het bereik en daarmee de impact op de geportretteerden. Dat vraagt om een herkenbare afwegingssystematiek: context, tijdsverloop, nieuws- of erfgoedwaarde, de mate van inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en de mogelijkheid van maatregelen zoals beperkte resolutie of toegang.
Zodra er persoonsgegevens worden verwerkt, beheerd of online beschikbaar worden gesteld, werkt de AVG bovendien onverkort door. De AVG kent een eigen regime voor ‘archivering in het algemeen belang’: op grond van artikel 89 AVG en artikel 45 UAVG kunnen bepaalde rechten van betrokkenen (zoals inzage, rectificatie en gegevensoverdraagbaarheid) worden beperkt om de integriteit van archieven te waarborgen, met de mogelijkheid om bijvoorbeeld een eigen lezing aan een dossier toe te voegen in plaats van het origineel te wijzigen. De juridische werkelijkheid achter digitalisering van archieven is best complex, maar het is de kunst wetgeving te vertalen naar een praktisch besliskader voor de werkvloer: duidelijke modelovereenkomsten voor schenkingen en bruiklenen (met afspraken over auteursrecht, licenties en openbaarheidsbeperkingen), een stappenplan voor verweesde werken, en standaardchecks voor privacy en portretrecht bij (online) publicatie.
De advocaten en juristen van Elferink & Kortier Advocaten schrijven regelmatig een column, waarin zij een praktisch probleem op het gebied van de AVG in relatie tot informatiebeheer behandelen. Heeft u een praktijkvraag die u behandeld wilt zien? Stuur deze naar **@***********en.nl.
*Deze column verscheen in Od 52: Openbaarheid en Transparantie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
